Annons:
Otydlig styrning avslöjas ganska direkt i systemet, menar Johan Östman. »Vi chefer har tvingats att skärpa till oss«, säger han.Bild:Per Knutsson
Specialpedagogiska skolmyndigheten
Ditt jobb
AVSusanne ErikssonTyck till!

Webbverktyg ger överblick

Tidigare hade Specialpedago­giska skolmyndigheten sin verksamhetsplan i dokument som »samlade damm«. Nu har myndigheten gått över till ett webbaserat verktyg som skapar överblick och gör det lättare att använda verksamhetsplanen i arbetet.

På Specialpedagogiska skolmyndigheten arbetar drygt 1  100 personer, på kontor runt om i landet och på nationella avdelningar. Myndighetens uppgift är att arbeta för att barn, unga och vuxna oavsett funktionsförmåga ska få förutsättningar att nå målen med sin utbildning.

Tidigare upplevdes processen kring arbetet med verksamhetsplanen som otydlig. Styrdokumenten fanns i olika Worddokument.

– Innan webbverktyget Stratsys infördes fanns ingenting, Nu har vi ett enkelt och tydligt system för hela planerings- och uppföljningsprocessen, konstaterar myndighetens ekonomi­chef Ylva Zetterlund.

I verktyget bryts verksamhetsplaneringen och myndighetens mål tydligt ned till minsta organisatoriska enhet. Man kan klicka sig fram i olika kolumner där det mest övergripande finns till vänster och konkretiseras ju längre till höger man kommer. Där syns också vilka aktiviteter som ska genomföras för att nå de olika målen.

– Vi kallar det den röda tråden, säger Ylva Zetterlund.

Martin Hermvik är ordförande för ST-avdelningen på Specialpedagogiska skolmyndigheten. Hans bild är att de flesta av medarbetarna upplever verktyget positivt. Han vill dock inte framhålla just detta verktyg särskilt, utan lyfter fram värdet av denna typ av hjälpmedel i största allmänhet.

– Det ger överblick både på myndighets-, avdelnings- och enhetsnivå. En annan fördel med systemet är att man inte kan missa något, eftersom man har tidsatta mål och aktiviteter, säger han.

Alla medarbetare kan logga in i verktyget. Flera av dem Publikt har talat med tycker att verktyget har medfört att både arbetsorganisation och ansvarsfördelning har blivit tydligare. Det finns många studier som visar just att otydlig styrning och bristande ledarskap är ett arbetsmiljöproblem för många anställda.

– Otydlig styrning avslöjas ganska direkt i systemet. Det går inte att komma undan med oklarheter eller dålig koppling mellan mål och aktiviteter. Vi chefer har tvingats att skärpa till oss, skrattar ST-medlemmen Johan Östman, som är chef för enheten för verksamhets­utveckling.

Johan Östman tycker också att verktyget ger medarbetarna en tydligare bild av varför man utför sina arbets­uppgifter.

– Man ser tydligt, rent visuellt, vilket mål man bidrar till.

Karin Hellström Frid jobbar med ekonomi på Specialpedagogiska myndighetens kontor i Härnösand och är även hon ST-medlem. Hon är glad att man har frångått den tidigare floran av olika dokument och fått allt samlat i ett gemensamt system.

– Verktyget har potential. Man får en större överblick över verksamhets­planeringen och jag kan både följa det jag ska göra och se helheten.

Bli den första att tycka till!