Konsten att bli överens
Ska man bli ense och det inte gäller vardagliga eller triviala frågor gäller det att lyssna ordentligt. På andra – och på sig själv.
På arbetsplatser pågår ständig kommunikation.
– Ändå saknar de flesta kunskap om kommunikationens grunder, säger organisationskonsulten Eva Grundelius.
Därför har hon skrivit boken Helt överens! om de fyra förmågor som behövs för att kunna bli just det.
Vanliga jobbsamtal, menar hon, brukar vara dåligt strukturerade, alltför artiga, ytliga, oreflekterade och påverkade av grupptryck.
– De flesta fattar inte att det finns bättre kommunikation än så. Visst, det sättet att kommunicera duger jättebra när vi handlar på rutin, följer våra vanor.
Många frågor, menar hon, kan också hanteras på det sättet. Men så fort vi ska göra något nytt eller svårt, behöver utvecklas eller har någon typ av problem, så räcker inte det vanliga samtalet till. Det vanligaste problemet är att vi har för bråttom, att vi inte tagit reda på hur andra ser på saken, vilket ofta leder till en maktkamp om vem som har rätt och fel.
– Vi tror ofta att lyssna betyder hålla med. Men lyssna betyder egentligen att försöka förstå. Om alla parter gör det, får vi en mycket bättre bild av situationen. Och om alla sedan lyssnar inåt till sig själva och försöker hitta svar som verkligen håller, så blir resultatet ofta kreativt och innebär att man lär sig genom att omvärdera.
Eva Grundelius modell, Hållbar kommunikation, bygger på fyra förmågor, som behöver användas i en bestämd ordning för att man ska kunna bli helt överens.
– Syftet är att det ska leda till beslut som håller att bygga vidare på, för alla parter.
När kommunikationsförmågorna används i rätt ordning utvecklas vi, menar hon. Slarvar vi med en förmåga eller med ordningen får vi dåligt fungerande kommunikation.
Människor är olika bra på de olika förmågorna. Oftast är det någon av förmågorna vi tycker är särskilt svår och helst undviker.
– Men när vi förstår det, kan vi i stället hjälpa varandra med det vi själva är bra på.
Och genom att öva går det att utveckla förmågorna, säger Eva Grundelius.
Fyra steg för en bra kommunikation
1. Djuplyssna till andra
Förmågan att lyssna empatiskt men neutralt till andra så att vi verkligen förstår dem – även när vi inte håller med om det som sägs.
Så här gör du: Rikta hela din uppmärksamhet mot talaren. Gå in i talarens berättelse, tänk dig att du är i talarens kläder. Ta emot det som sägs utan att värdera, försök bara förstå. Önska att berättaren ska kunna uttrycka det han eller hon vill. Glöm bort dig själv för en stund.
Övning: Prova med en kollega. Avsätt tid och gå undan. Låt den andra prata till punkt utan att bli avbruten. Om det dyker upp frågor, spara dem. När du lyssnat klart, sammanfatta. Den som berättat avgör om du uppfattat rätt. Byt sedan.
2. Djupfråga
Förmågan att ställa oss frågan hur helheten hänger ihop, i situationer där vi är oense eller där något inte stämmer. Formulera en klok fråga i stället för att bråka om vem som har rätt.
Så här gör du: Formulera de frågor som uppstår i den motsättning du stött på. Hur hänger allt ihop? Ställ saken på sin spets, sök efter den avgörande frågan. Ofta utmanar djupfrågorna antaganden, egna och andras. De är också en inbjudan att se saker från ett nytt perspektiv. Om du ställer dem till någon annan, var beredd att djuplyssna på svaren.
Övning: Utgå ifrån en verklig vardagskonflikt. Samla information så du får en bra bild. Respektera och tag med även sådant som du själv inte håller med om. Se vilka motsättningar som finns. Betrakta det hela som ett pussel som inte går ihop. Vad är det du behöver fråga?
3. Djuplyssna till dig själv
Förmågan att lyssna inåt till sig själv, efter klokare svar på djupfrågan: Lösningar som verkligen håller för alla berörda. Svar som också känns rätt innerst inne.
Så här gör du: Slappna av och nollställ dig inombords. Fokusera på frågeställningen. Låt tankar och känslor komma, utan krav på prestation. Allt är värt att lyssna på – undvik självcensur. Registrera budskapen: bilder, känslor, ord. Utforska vad de kan betyda.
Övning: Utgå från något som du inte förstår eller är missnöjd med. Sök uppriktigt efter vad ditt inre har att säga om saken, enligt beskrivningen ovan. När du har lyssnat klart: granska de nya idéerna med hjälp av förnuftet. Verkar de vettiga?
4. Djuptala
Förmågan att tala uppriktigt både om det vi tycker att vi vet och att klart och tydligt våga uttala tvivel. I stället för att vara alltför artig.
Så här gör du: Var uppriktig, dela med dig av dina övertygelser men också dina tvivel. Ta dig själv på allvar, erkänn de känslor du har och säg det du måste säga. Våga stå upp för din sanning, den behövs.
Övning: Testa på en mindre laddad vardagssituation, till exempel om ni är oense om var ni ska äta lunch. När du blir varm i kläderna kan du använda metoden på svårare frågor, som till exempel att be din chef om hjälp med att prioritera bland arbetsuppgifterna när du har för mycket att göra.
Så här kan det se ut:
Det hade låst sig mellan Monica på registreringen och hennes chef Ann-Louise, när kontoret skulle omorganiseras och arbetsuppgifterna förändras. För att hitta en hållbar lösning började de med att djuplyssna till varandra i tur och ordning. När de målat upp en gemensam bild, av både det de var överens om och det de var oense om, formulerade de en gemensam djupfråga: Hur skulle en hållbar lösning kunna se ut? Och så tog de en paus i mötet och djuplyssnade till sig själva efter lösningar som skulle kunna fungera och kännas okej för båda parter. När de återses ska de djuptala och presentera sina förslag. Förhoppningsvis kan de finna en väg framåt tillsammans som inte är en dålig kompromiss, utan något som båda kan acceptera och bygga vidare på.
Formulerade eget koncept
Eva Grundelius är biolog och organisationskonsult. Hon utgick ursprungligen från den amerikanske professorn Warren Zieglers kommunikationsmodeller. Men i sitt eget arbete har hon utvecklat nya processer som hon upptäckte fungerade mycket bättre, något hon beskriver i sin första bok ”Hållbar kommunikation”. Hon har sedan studeat olika kommunikationsmodeller för att kunna formulera ett eget koncept, vilket hon gör i boken ”Helt överens!”
