Annons:
Handläggaren Karin Mikaelsson får hämta sin »verktygslåda« i skåpet varje morgon. Hon brukar komma redan klockan sex, och kan välja en av de bättre platserna i kontorslandskapet. »Det är fina lokaler, men hög ljudvolym«, säger hon.Bild:Casper Hedberg
Kontorsmiljö
Fördjupning
AVAnn Dahlin0 kommentarerTyck till!

Ljudet stör i öppna kontor

»Vi har jättefina lokaler, men de fungerar inte för verksamheten«, säger Magdalena Ziolkowska på Försäkringskassans nya kontor i Stockholm. Många myndigheter har hakat på trenden mot öppna kontorslösningar. Men forskning visar att koncentrationen i arbetet blir lidande.

»Och här är de berömda saccosäckarna.«

Försäkringskassans flyttgeneral Kicki Bruno pekar mot vilrummet och besökarna tittar nyfiket in. Det är officiell invigning för Försäkringskassans flexkontor vid Telefonplan i Stockholm. Generaldirektörer från andra myndigheter och företrädare för företag och organisationer bjuds på rundtur i LM Erics­sons ombyggda telefon­fabrik, som nu blivit kontorsfabrik. Men ryktet om extravaganta lösningar med löpband, hammockar och saccosäckar har gått före.

Snart ska det skålas under samlingen nere vid receptionen, och högs­ta chefen Dan Eliasson ska tala om det nya, aktivitetsbaserade kontoret där inga fasta arbetsplatser finns. Han understryker att inte heller han har eget rum, utan ingår i en »hemvist«.

– Jag känner mig mycket mer som en del i organisationen nu än vad jag har gjort tidigare, säger han. Och jag tror att det är många som kan vittna om samma känsla.

Hur många? Det ska Försäkringskassan nu undersöka i en uppföljning av olika konsekvenser av de nya lokalerna. Kicki Bruno förklarar under invigningsdagens rundtur att det handlar om en stor förändring, och att man kan behöva göra anpassningar i efterhand.

– Och löpbanden är det inte så många som använder, måste jag i ärlighetens namn säga.

ST-medlemmen Karin Mikaelsson arbetar med underhållsstöd och har som många andra hunnit komma in i en daglig rutin efter flytten från Klarakvarteren i city. Hon brukar vara här redan vid sex, och kan få en bra plats att sitta på.

– Jag måste byta arbetsplats varje dag, sådana är reglerna. Men jag kan välja ungefär samma plats i rummet, där jag trivs. Det har blivit så att de som känner varandra sitter tillsammans.

Hon börjar med att logga in i datorn, eftersom det tar tid. Sedan går hon till sitt vita plåtskåp och hämtar ut verktygslådan. Den ser ut som en öppen verktygslåda, men är i svart papp. Innehållet i den, bland annat plastmappar med handlingar, utgör tillsammans med datorn hennes kontorsutrustning.

Som en del av morgonrutinen torkar hon av skrivbord och tangentbord. Egentligen ska den medarbetare som satt där senast ha gjort helt rent efter sig, för smittriskens skull.

Magdalena Ziolkowskas morgnar ser annorlunda ut. Hon är utredare på området sjukpenninggrundande inkomst och brukar anlända tjugo i nio. Då är det ofta fullt i hennes »hemvist«, den del av lokalerna som är tänkta för enheten.

Att det kan bli fullbelagt beror på att det bara finns arbetsplatser för 75 procent av personalen. Resten, är det tänkt, är antingen sjuka, lediga, på möte eller jobbar hemma. Men om fler än väntat är på jobbet får man gå runt och leta efter ett ledigt bord utanför hemvisten.

– Jag kommer tjugo i nio för att hinna hitta en plats innan vi har möte klockan nio, berättar Magdalena Ziol­kowska. I slutet av dagen försöker jag komma ihåg var jag hängde min kappa.

När de två kollegerna kom till Tele­fonplan för första gången reagerade de helt olika. »Så opersonligt!« tänkte Karin Mikaelsson. Men Magdalena Ziol­kowska tyckte att lokalerna var väldigt fina. En luftig miljö, färg­glada soffor och fåtöljer, gardiner i grått, orange och lila i de höga fönstren.

Några månader senare är känslorna snarast omvända. Båda säger att de hellre hade varit kvar i stan, men Karin Mikaelsson ser nu mer positivt på miljön. Magdalena Ziolkowska har för sin del dragit slutsatsen att den öppna, flexibla miljön inte fungerar för hennes krävande arbetsuppgifter.

Men de är ense om att ljudet stör.

– Vi pratar väldigt mycket i telefon, och det är känsliga samtal, säger Karin Mikaelsson. Samtidigt går folk förbi med dragväskor, pratar och skrattar. Och folk kommer ut från konferensrum och talar i telefon, för att de inte vill störa dem därinne.

Även de närmaste kollegernas samtal stör, anser Magdalena Ziolkowska. Arbetsborden är små och hopsatta fyra och fyra i klöverform längs väggarna. Ofta finns inte ens en skärm mellan medarbetarna, och när flera är i telefon samtidigt kan kunder fråga vem hon egentligen pratar med.

– När jag själv ska ringa upp väntar jag tills kollegan har avslutat sitt samtal.

Koncentrationssvårigheter medför att man kan behöva ta upp ett ärende fler gånger och att man gör fel, berättar hon. Och felaktiga beslut leder till omprövning.

Ofta inträffar också tekniska problem – bilden fryser eller blir svart.

– Det händer flera gånger i veckan, och då måste man börja om från början med ärendet.

Magdalena Ziolkowskas och Karin Mikaelssons dagar består i huvudsak av produktion, handläggning av löpande ärenden. Men på Telefonplan sitter också Försäkringskassans huvudkontor, där medarbetarna har andra sorters arbetsuppgifter.

– Det är för oss det här kontoret är byggt!

Verksamhetsutvecklare Helen Nilsson sitter inte på en och samma stol hela dagarna. Hon arbetar bland annat med kundundersökningar, och möten varvas med eget arbete.

Här är en fantastisk, vacker miljö, säger hon, och luft och ljus är bra. Hon uppskattar också närheten till cheferna. De sitter som andra i »hemvisten«, och det går snabbt att lösa saker som dyker upp.

Många plus, alltså. Ändå säger även hon att hon helst hade suttit i ett eget rum. Hon störs av andras samtal och tele­fon­samtal.

– Det fungerar när jag gör mer rutinartade saker, men inte när jag måste koncentrera mig, läsa och tänka. De som arbetar med utveckling av nya tjänster sitter på andra sidan av en gardin och diskuterar hela dagarna. Jag får omstarta hela tiden, och det har jag inte tid med.

När ljud distraherar för mycket försöker Helen Nilsson hitta ett enskilt rum. Ofta är det fullt, så hon får gå runt med datorn och leta. Lösningen är att i möjligaste mån göra koncentrationskrävande arbete hemma, och hon och kollegerna brukar arbeta hemma en eller ett par dagar i veckan. Men det är inte vad hon egentligen vill. Hon vill vara på jobbet.

– Vi sparar mycket pengar på detta, så man får anpassa sig. Men vi skulle behöva ta förändringen ett steg till och utgå från våra arbetsuppgifter och behov. Jag skulle vara supernöjd med en tyst zon.

Gunnel Wahlqvist, också hon verksamhetsutvecklare, håller med om att det behövs justeringar i modellen som tar hänsyn till arbetets art.

– Varför ska de som sitter hela dagarna behöva vara flexibla? Man får inte driva det in absurdum.

Men för henne har det nya kontoret inneburit viktiga fördelar. Hon har mycket kontakt med andra, går på möten och workshops, och har nytta av att folk rör sig mer i detta hus.

– Man möts i korridorerna, kan byta några ord och boka mötestid. Och det behövs inte alltid ett möte – man kan stanna upp direkt vid ett projektbord och prata.

Baksidan av rörligheten är att det blir mycket att släpa runt. Den som lämnar sin arbetsplats för att gå på ett möte ska enligt reglerna rensa bordet och städa efter sig. Många har skaffat ryggsäck, säger Gunnel Wahlqvist.

– Det blir väldigt tungt och pyssligt. Jag har tangentbord, mus och lampa som jag hämtar i skåpet, och en väska med papper och pennor.

Hon anser också, liksom andra som Publikt talar med, att de sociala relationerna försämrats. Många arbetar hemma, och avsaknaden av fasta arbets­platser gör att man inte alltid vet var arbetskamraterna är.

– Det finns kolleger jag inte har sett på veckor, och vi har inga gemensamma fikaraster längre. Det har slagit mig att den här sortens kontor kan ge en viss grogrund för uteslutning. Det är lätt att låta bli att ta med folk på lunch och fika.

Lokalytan har genom flytten minskat från 34 000 till 24 000 kvadrat­meter, och Försäkringskassan räknar med att spara 46 miljoner kronor om året. Facken hade inget inflytande över beslutet att flytta och krympa kostymen, säger Ingela Brander Molin, sektionsordförande för ST inom Försäkringskassan i Stockholm. På frågan vad facket konkret kunnat påverka måste hon fundera en stund.

– Vi har fört fram att arbetsgivaren inte ska förvänta sig att folk arbetar hemma, och det har vi fått in i policyn.

Hon hoppas att den pågående uppföljningen ska leda till att mer fokus sätts på fungerande arbetsplatser.

– Visst är det fint med saccosäckar och löpband, men först och främst måste vi få till en arbetsplats där människor känner att de kan göra ett fullgott arbete.

  

Ämnen: Arbetsmiljö
Egna rum ännu det vanligaste
  • Det finns ingen statistik över hur vanligt det är med öppna kontor. Enligt kontorsforskaren Christina Bodin Danielsson på Stressforskningsinstitutet vid Stockholms universitet är egna rum, så kallade cellkontor, fortfarande den vanligaste kontorstypen. Men de senaste femton åren har vi haft en tydlig trend mot öppna lösningar.
  • Öppna kontor där var och en har sin fasta plats har funnits länge. Under senare år har flexkontor introducerats. Där saknas fasta arbetsplatser. Ofta finns färre arbetsplatser än medarbetare, då man räknar med att en viss andel inte är på jobbet.
Bli den första att tycka till!
MIGRATIONSVERKETNyhetMigrationsverkets internrevision slår larm om att myndigheten inte klarar hanteringen av medborgarskapsärenden. Högen med oavgjorda ärenden har vuxit med 70 procent det senaste året. ”Medarbetarna är stressade och frustrerade ”, säger skyddsombudet Markus Walker.
NyhetDen nedåtgående trenden för högskoleutbildningar har brutits. Till höstterminen i år sökte nästan 400 000 personer, knappt två procent fler än förra året, enligt statistik från Universitets- och högskolerådet, UHR.
KollektivtrafikNyhetRegeringen vill ha ett nationellt biljettsystem för all kollektivtrafik i hela Sverige. En särskild utredare har fått uppdraget att ta fram underlag för hur ett sådant system kan utformas för att förenkla för resenärerna.
På jobbet: rättshaveristerPå jobbetMyndigheter ska ge service. Men när någon hör av sig gång på gång med ständigt nya frågor och krav är det lätt att bli frustrerad. Experternas råd är att hålla dig sval och göra det du måste. Men inte mer.
TRAFIKVERKETNyhetTrafikverket ska få mer ansvar för underhållet av landets järnvägsspår. En utredare ska undersöka vilka delar av spårunderhållet som är lämpligt att flytta över från entreprenören Infranord till Trafikverket.
HögskolanNyhetEffektiviteten på högskolor och universitet har ett samband med hög personalomsättning. Flera lärosäten skulle kunna öka sina prestationer inom undervisning och forskning utan ökade resurser, visar en granskning från Riksrevisionen. Högst förbättringspotential har exempelvis Linnéuniversitetet och Karlstads universitet.
StatsförvaltningNyhetDet finns allvarliga brister i svenska myndigheters förmåga motverka att penningtvätt och finansiering av terrorism. Enligt en rapport från Polisen saknas resurser, verktyg och tillräckligt lagstöd.
rättsväsendetNyhetFör några år sedan beslutade regeringen att Kriminalvården skulle ta över vissa transporter av frihetsberövade från Polisen. När regeringen nu gör ett försök att vrida tillbaka ansvarsfördelningen en smula är myndigheterna fortsatt oense. Polisen anser att det leder till att myndigheten inte kan "fokusera på grunduppdraget".
SkatteverketNyhetNy lagstiftning ger utredare på Skatteverket möjlighet att punktbevaka personer som misstänks för brott. Sedan 1 juli kan Skatteverket självt utreda misstänkt penningtvätt och falska identiteter, skriver Dagens Nyheter.
DigitaliseringNyhetFöråldrade it-system leder till stora underhållskostnader och gör det svårt att utveckla nya digitala tjänster. Det är verkligheten för flera statliga myndigheter, uppger Ekot.
Hallå där!NyhetGunnar Holmgren, som tillträder posten som Arbetsgivarverkets generaldirektör 21 augusti, tycker att staten behöver bli bättre på att locka ungdomar.
STATSFÖRVALTNINGNyhetStaten har färre kontor lokaliserade i kommunerna nu jämfört med för fem år sedan. Och andelen kommuner med få myndighetskontor ökar förmodligen de närmaste åren, visar en sammanställning från Statskontoret där tio myndigheter ingår.
SocialförsäkringarNyhetRegeringen ger Försäkringskassan i uppdrag att förbättra stödet till unga som får avslag på ansökan om aktivitetsersättning. Samverkan med Arbetsförmedlingen, kommunerna och vården ska bli bättre.
RättsväsendetNyhetHandläggningstiderna i Svea hovrätt kommer bli längre på grund av den ökande arbetsbelastningen. På två år har antalet mål vid domstolen ökat med en femtedel, samtidigt som resurserna minskar.
PensionNyhetDet är fortfarande vanligast att statsanställda går i pension mellan 65 och 67 års ålder, visar en sammanställning av pensionsavgångar under perioden 2013–2018 från Statens tjänstepensionsverk. Under perioden gick knappt var tredje i pension före 65 och var femte efter 67 års ålder.
STNyhetPå måndag startar STs värvningsturné i Kiruna. Fem personer har anställts för att åka landet runt med husbil fram till 4 december. STs totala budget för värvning i år är 15 miljoner kronor och förbundet hoppas värva runt 7 500 nya medlemmar, enligt projektledaren Karin Ahlgren.
HÄLSANyhetArbetslösa skattar sin hälsorelaterade livskvalitet sämre än de som har ett jobb. Särskilt markant är skillnaden vad gäller ångest och depression, visar en studie vid Umeå universitet, som tidningen Arbetsliv uppmärksammar.
InternationelltNyhetDanmark överväger förstärkt gränskontroll vid gränsen mot Sverige, efter två sprängattentat mot Skattestyrelsen och utanför en närpolisstation senaste veckan. Två män, hemmahörande i Sverige, misstänks för attentatet mot Skattestyrelsen.
informationssäkerhetNyhetPrimula, det system som ett fyrtiotal myndigheter använder för löneutbetalningar, misstänks ha drabbats av ett dataintrång. Statens servicecenter har nu skickat en varning till samtliga dessa myndigheter. En myndighetsanställd har polisanmälts för det misstänkta intrånget.
ArbetsmiljöNyhetTrakasserier och hot bör anses särskilt allvarliga om de drabbar statligt anställda. Staten som arbetsgivare behöver också få större möjlighet att skydda och hjälpa anställda som hotas eller trakasseras, anser Arbetsgivarverket i en skrivelse till regeringen.
LEDARSKAPNyhetKvinnliga chefer bedöms prestera bättre än manliga på 17 av 19 kompetensområden som är viktiga för ledarskap, enligt en amerikansk studie som presenteras i Harvard Business Review.
KRIMINALVÅRDENNyhetVar femte dansk kriminalvårdare som utsatts för hot och våld på jobbet utvecklar symtom på posttraumatiskt stressyndrom, enligt en dansk studie. Svensk kriminalvård skulle behöva mer kunskap om problemet, anser ST-företrädaren Joachim Danielsson.
DigitaliseringNyhetI en promemoria föreslår justitiedepartementet en ökad digitalisering av domstolarnas mål- och ärendehantering. Syftet är att effektivisera verksamheten och förbättra servicen till medborgarna.
ArbetsmiljöNyhetDiskrimineringsombudsmannen, DO, och Arbetsmiljöverket genomför särskilda informationsinsatser för att öka arbetsgivares kunskaper om hur man motverkar trakasserier och sexuella trakasserier.
HögskolanNyhetMöjligheten att bli antagen till högskolan baserat på reell kompetens har inte lett till att många studenter utan formell behörighet har antagits, konstaterar Dagens Nyheter i en serie artiklar. Nu vill högskoleministern införa ett nationellt behörighetsprov.