Annons:
Handläggaren Karin Mikaelsson får hämta sin »verktygslåda« i skåpet varje morgon. Hon brukar komma redan klockan sex, och kan välja en av de bättre platserna i kontorslandskapet. »Det är fina lokaler, men hög ljudvolym«, säger hon.Bild:Casper Hedberg
Kontorsmiljö
Fördjupning
AVAnn Dahlin0 kommentarerTyck till!

Ljudet stör i öppna kontor

»Vi har jättefina lokaler, men de fungerar inte för verksamheten«, säger Magdalena Ziolkowska på Försäkringskassans nya kontor i Stockholm. Många myndigheter har hakat på trenden mot öppna kontorslösningar. Men forskning visar att koncentrationen i arbetet blir lidande.

»Och här är de berömda saccosäckarna.«

Försäkringskassans flyttgeneral Kicki Bruno pekar mot vilrummet och besökarna tittar nyfiket in. Det är officiell invigning för Försäkringskassans flexkontor vid Telefonplan i Stockholm. Generaldirektörer från andra myndigheter och företrädare för företag och organisationer bjuds på rundtur i LM Erics­sons ombyggda telefon­fabrik, som nu blivit kontorsfabrik. Men ryktet om extravaganta lösningar med löpband, hammockar och saccosäckar har gått före.

Snart ska det skålas under samlingen nere vid receptionen, och högs­ta chefen Dan Eliasson ska tala om det nya, aktivitetsbaserade kontoret där inga fasta arbetsplatser finns. Han understryker att inte heller han har eget rum, utan ingår i en »hemvist«.

– Jag känner mig mycket mer som en del i organisationen nu än vad jag har gjort tidigare, säger han. Och jag tror att det är många som kan vittna om samma känsla.

Hur många? Det ska Försäkringskassan nu undersöka i en uppföljning av olika konsekvenser av de nya lokalerna. Kicki Bruno förklarar under invigningsdagens rundtur att det handlar om en stor förändring, och att man kan behöva göra anpassningar i efterhand.

– Och löpbanden är det inte så många som använder, måste jag i ärlighetens namn säga.

ST-medlemmen Karin Mikaelsson arbetar med underhållsstöd och har som många andra hunnit komma in i en daglig rutin efter flytten från Klarakvarteren i city. Hon brukar vara här redan vid sex, och kan få en bra plats att sitta på.

– Jag måste byta arbetsplats varje dag, sådana är reglerna. Men jag kan välja ungefär samma plats i rummet, där jag trivs. Det har blivit så att de som känner varandra sitter tillsammans.

Hon börjar med att logga in i datorn, eftersom det tar tid. Sedan går hon till sitt vita plåtskåp och hämtar ut verktygslådan. Den ser ut som en öppen verktygslåda, men är i svart papp. Innehållet i den, bland annat plastmappar med handlingar, utgör tillsammans med datorn hennes kontorsutrustning.

Som en del av morgonrutinen torkar hon av skrivbord och tangentbord. Egentligen ska den medarbetare som satt där senast ha gjort helt rent efter sig, för smittriskens skull.

Magdalena Ziolkowskas morgnar ser annorlunda ut. Hon är utredare på området sjukpenninggrundande inkomst och brukar anlända tjugo i nio. Då är det ofta fullt i hennes »hemvist«, den del av lokalerna som är tänkta för enheten.

Att det kan bli fullbelagt beror på att det bara finns arbetsplatser för 75 procent av personalen. Resten, är det tänkt, är antingen sjuka, lediga, på möte eller jobbar hemma. Men om fler än väntat är på jobbet får man gå runt och leta efter ett ledigt bord utanför hemvisten.

– Jag kommer tjugo i nio för att hinna hitta en plats innan vi har möte klockan nio, berättar Magdalena Ziol­kowska. I slutet av dagen försöker jag komma ihåg var jag hängde min kappa.

När de två kollegerna kom till Tele­fonplan för första gången reagerade de helt olika. »Så opersonligt!« tänkte Karin Mikaelsson. Men Magdalena Ziol­kowska tyckte att lokalerna var väldigt fina. En luftig miljö, färg­glada soffor och fåtöljer, gardiner i grått, orange och lila i de höga fönstren.

Några månader senare är känslorna snarast omvända. Båda säger att de hellre hade varit kvar i stan, men Karin Mikaelsson ser nu mer positivt på miljön. Magdalena Ziolkowska har för sin del dragit slutsatsen att den öppna, flexibla miljön inte fungerar för hennes krävande arbetsuppgifter.

Men de är ense om att ljudet stör.

– Vi pratar väldigt mycket i telefon, och det är känsliga samtal, säger Karin Mikaelsson. Samtidigt går folk förbi med dragväskor, pratar och skrattar. Och folk kommer ut från konferensrum och talar i telefon, för att de inte vill störa dem därinne.

Även de närmaste kollegernas samtal stör, anser Magdalena Ziolkowska. Arbetsborden är små och hopsatta fyra och fyra i klöverform längs väggarna. Ofta finns inte ens en skärm mellan medarbetarna, och när flera är i telefon samtidigt kan kunder fråga vem hon egentligen pratar med.

– När jag själv ska ringa upp väntar jag tills kollegan har avslutat sitt samtal.

Koncentrationssvårigheter medför att man kan behöva ta upp ett ärende fler gånger och att man gör fel, berättar hon. Och felaktiga beslut leder till omprövning.

Ofta inträffar också tekniska problem – bilden fryser eller blir svart.

– Det händer flera gånger i veckan, och då måste man börja om från början med ärendet.

Magdalena Ziolkowskas och Karin Mikaelssons dagar består i huvudsak av produktion, handläggning av löpande ärenden. Men på Telefonplan sitter också Försäkringskassans huvudkontor, där medarbetarna har andra sorters arbetsuppgifter.

– Det är för oss det här kontoret är byggt!

Verksamhetsutvecklare Helen Nilsson sitter inte på en och samma stol hela dagarna. Hon arbetar bland annat med kundundersökningar, och möten varvas med eget arbete.

Här är en fantastisk, vacker miljö, säger hon, och luft och ljus är bra. Hon uppskattar också närheten till cheferna. De sitter som andra i »hemvisten«, och det går snabbt att lösa saker som dyker upp.

Många plus, alltså. Ändå säger även hon att hon helst hade suttit i ett eget rum. Hon störs av andras samtal och tele­fon­samtal.

– Det fungerar när jag gör mer rutinartade saker, men inte när jag måste koncentrera mig, läsa och tänka. De som arbetar med utveckling av nya tjänster sitter på andra sidan av en gardin och diskuterar hela dagarna. Jag får omstarta hela tiden, och det har jag inte tid med.

När ljud distraherar för mycket försöker Helen Nilsson hitta ett enskilt rum. Ofta är det fullt, så hon får gå runt med datorn och leta. Lösningen är att i möjligaste mån göra koncentrationskrävande arbete hemma, och hon och kollegerna brukar arbeta hemma en eller ett par dagar i veckan. Men det är inte vad hon egentligen vill. Hon vill vara på jobbet.

– Vi sparar mycket pengar på detta, så man får anpassa sig. Men vi skulle behöva ta förändringen ett steg till och utgå från våra arbetsuppgifter och behov. Jag skulle vara supernöjd med en tyst zon.

Gunnel Wahlqvist, också hon verksamhetsutvecklare, håller med om att det behövs justeringar i modellen som tar hänsyn till arbetets art.

– Varför ska de som sitter hela dagarna behöva vara flexibla? Man får inte driva det in absurdum.

Men för henne har det nya kontoret inneburit viktiga fördelar. Hon har mycket kontakt med andra, går på möten och workshops, och har nytta av att folk rör sig mer i detta hus.

– Man möts i korridorerna, kan byta några ord och boka mötestid. Och det behövs inte alltid ett möte – man kan stanna upp direkt vid ett projektbord och prata.

Baksidan av rörligheten är att det blir mycket att släpa runt. Den som lämnar sin arbetsplats för att gå på ett möte ska enligt reglerna rensa bordet och städa efter sig. Många har skaffat ryggsäck, säger Gunnel Wahlqvist.

– Det blir väldigt tungt och pyssligt. Jag har tangentbord, mus och lampa som jag hämtar i skåpet, och en väska med papper och pennor.

Hon anser också, liksom andra som Publikt talar med, att de sociala relationerna försämrats. Många arbetar hemma, och avsaknaden av fasta arbets­platser gör att man inte alltid vet var arbetskamraterna är.

– Det finns kolleger jag inte har sett på veckor, och vi har inga gemensamma fikaraster längre. Det har slagit mig att den här sortens kontor kan ge en viss grogrund för uteslutning. Det är lätt att låta bli att ta med folk på lunch och fika.

Lokalytan har genom flytten minskat från 34 000 till 24 000 kvadrat­meter, och Försäkringskassan räknar med att spara 46 miljoner kronor om året. Facken hade inget inflytande över beslutet att flytta och krympa kostymen, säger Ingela Brander Molin, sektionsordförande för ST inom Försäkringskassan i Stockholm. På frågan vad facket konkret kunnat påverka måste hon fundera en stund.

– Vi har fört fram att arbetsgivaren inte ska förvänta sig att folk arbetar hemma, och det har vi fått in i policyn.

Hon hoppas att den pågående uppföljningen ska leda till att mer fokus sätts på fungerande arbetsplatser.

– Visst är det fint med saccosäckar och löpband, men först och främst måste vi få till en arbetsplats där människor känner att de kan göra ett fullgott arbete.

  

Ämnen: Arbetsmiljö
Egna rum ännu det vanligaste
  • Det finns ingen statistik över hur vanligt det är med öppna kontor. Enligt kontorsforskaren Christina Bodin Danielsson på Stressforskningsinstitutet vid Stockholms universitet är egna rum, så kallade cellkontor, fortfarande den vanligaste kontorstypen. Men de senaste femton åren har vi haft en tydlig trend mot öppna lösningar.
  • Öppna kontor där var och en har sin fasta plats har funnits länge. Under senare år har flexkontor introducerats. Där saknas fasta arbetsplatser. Ofta finns färre arbetsplatser än medarbetare, då man räknar med att en viss andel inte är på jobbet.
Bli den första att tycka till!
NyhetST tar strid för en medlems rätt att genomföra skogsinventeringar och granska avverkningsanmälningar på sin fritid. Länsstyrelsen i Dalarnas län har beslutat att Sebastian Kirppu inte får ägna sig åt detta på sin fritid, med hänvisning till att det skulle kunna vara en förtroendeskadlig bisyssla. Förbundet vill nu att Arbetsdomstolen upphäver beslutet.
ArbetsmiljöNyhetStatliga myndigheter följer inte arbetsmiljölagens regler om att anställda ska ha inflytande över arbetet mot hot och våld. Det bedömer forskare som intervjuat huvudskyddsombud på tio stora myndigheter.
ÖppenhetNyhetEtt halvår efter att Journalistförbundet begärt att få ut utrikesminister Margot Wallströms e-postlogg har regeringen lämnat ut den. I stället för att hemligstämpla hela loggen har man prövat sekretessen rad för rad.
Val 2018FördjupningPublikts valbevakning fortsätter, nu med fokus på hur partierna ser på styrningen av myndigheter och statliga bolag. Några av STs viktigaste krav på den kommande regeringen är fler anställda i staten och att det inte blir några nya omlokaliseringar av myndigheter.
HögskolanNyhetAndelen forskande och undervisande personal ökar i förhållande till andra personalgrupper i högskolan, enligt statistik från Universitetskanslersämbetet, UKÄ.
JämställdhetNyhetLöneskillnaden mellan män och kvinnor fortsätter att minska på arbetsmarknaden, enligt en rapport från Medlingsinstitutet. Den oförklarade delen av löneskillnaden är nu 4,3 procent.
FörsäkringskassanNyhetJustitieombudsmannen riktar allvarlig kritik mot Försäkringskassan för dess långsamma handläggning av två fall där människor ansökt om ersättning för vård i ett annat EES-land.
PolisenNyhetJustitieombudsmannen, JO, riktar allvarlig kritik mot Polismyndigheten, sedan en man avlidit i samband med polistransport till ett behandlingshem.
HÖGSKOLANNyhetKonkurrens om forskningsmedel på universitet och högskolor leder inte till bättre forskning. Ökade statliga basanslag är en bättre väg att gå, enligt en ny forskningsstudie.
HÖGSKOLANNyhetEn bedragare lurade Malmö universitet att skicka en professors lön till sitt eget konto. ”Ganska genialt”, säger Polisens nationella expert på bedrägerier till Ekot. Universitetet ändrar nu sina rutiner.
REGERINGENNyhetTrots att Socialdemokraterna anser att allmän visstid bör avskaffas har Regeringskansliet har över 200 anställda på allmän visstid, rapporterar Dagens Nyheter. ”Allmän visstid är ett stort problem, och det har sett likadant ut i flera år", säger STs avdelningsordförande Thomas Janson till Publikt.
KRIMINALVÅRDENNyhetTvå kriminalvårdare på häktet i Helsingborg har friats av personalansvarsnämnden för sin användning av pepparsprej mot en intagen. Nyligen friades en kriminalvårdare av tingsrätten efter en liknande händelse.
BolagsverketNyhetBolagsverket i Sundsvall ska få en tydligare roll i kampen mot brottslighet. Det säger näringsminister Mikael Damberg, S, till SVT och lovar att se över lagstiftningen.
HögskolanNyhetUniversitets- och högskolerådet, UHR, får regeringens uppdrag att öka tillgängligheten till högskolan och att motverka diskriminering av studenter med funktionsnedsättning.
REGERINGENNyhetRegeringen utlovar 120 nya statliga jobb i Kiruna. De ska ersätta de arbetstillfällen som försvinner när Radiotjänst i Kiruna läggs ned.
SocialförsäkringNyhetFörra generaldirektören för Försäkringskassan, Ann-Marie Begler, får nu ett nytt uppdrag av regeringen. Hon ska utreda en samordning av utbetalningar från välfärdssystemen.
ArbetsförmedlingenNyhetJustitieombudsmannen, JO, riktar allvarlig kritik mot Arbetsförmedlingen för att ha lämnat ut uppgifter om en arbetssökandes personliga förhållanden utan att först pröva om uppgifterna omfattades av sekretess.
JämställdhetNyhetLöneskillnaden mellan statsanställda män och kvinnor har minskat med 0,9 procentenheter. Den del av löneskillnaden som inte kan förklaras av objektiva faktorer, den så kallade oförklarade löneskillnaden, ligger på 0,4 procent, skriver Arbetsgivarverket i en ny rapport.
HögskolanNyhetRiksdagen är enig om att hanteringen av uppkomna överskott vid landets lärosäten måste bli bättre. I ett beslut på onsdagen ställde sig alla partier bakom regeringens bedömning av Riksrevisionens granskning.
TRAFIKVERKETNyhetRiksrevisionen riktar omfattande kritik mot Trafikverket för myndighetens hantering av forskningsmedel. Trafikverket lever inte upp till kraven på ”ordning och reda”, enligt Riksrevisionen.
HÖGSKOLANNyhetST stämmer Göteborgs universitet inför Arbetsdomstolen. Universitetet hade beslutat om löneavdrag för en examenshandläggare, men ST anser att medlemmen inte åsidosatt sina skyldigheter i anställningen.
InternationelltNyhetSka det bli verklig fred är det upp till oss själva. Det konstaterar det sydkoreanska fackförbundet för offentliganställda, KPTU, efter toppmötet mellan USA och Nordkorea.
StatsförvaltningNyhet148 500 personer ska nyanställas i staten fram till slutet av 2022, enligt en beräkning som ST har gjort. Många av dem kommer att arbeta med it.
arbetsförmedlingenNyhetInspektionen för arbetslöshetsförsäkringen, IAF, kritiserar i en ny rapport hur Arbetsförmedlingen sköter de arbetssökandes aktivitetsrapporter. Bara två av tre rapporter kommer faktiskt in till myndigheten.
BidragsfuskNyhetPolisen och Åklagarmyndigheten får regeringens uppdrag att gemensamt hitta metoder att förbättra och effektivisera arbetet mot bidragsfusk. Uppdraget ska genomföras i samråd med andra myndigheter.
SkolmyndigheterNyhetEn statlig utredning föreslår att myndigheterna på skolområdet slås samman. Utbildningsminister Gustav Fridolin, MP, avvisar dock förslaget. Han vill behålla myndigheterna, men regionalisera organisationen.
OpinionNyhetSocialdemokraterna är med 28,6 procent största partiet bland offentliganställda, Moderaterna är näst störst med 19,9 procent och Sverigedemokraterna får 17,1 procent. Det framgår av Statistiska Centralbyråns, SCBs, partisympatiundersökning.
JämställdhetNyhetOjämlikheten i hälsa ökar bland kvinnor, medan den i stort är oförändrad bland män. Det konstateras i en rapport från Institutet för arbetsmarknads- och utbildningspolitiska studier, IFAU.
ArbetsrättNyhetRegeringens särskilde utredare föreslår att rätten att vidta stridsåtgärder begränsas och att en särskild nämnd inrättas för att besluta om fredsplikt. Men utredningens förslag läggs åt sidan till förmån från det förslag arbetsmarknadens parter presenterat.
öppenhetNyhetUtrikesminister Margot Wallström, S, prickas av ett enigt konstitutionsutskott för UDs hantering av offentlighetsprincipen under Sveriges kampanj för en plats i FNs säkerhetsråd.
FackligtNyhetI en debattartikel välkomnar TCOs chefsekonom Mikael Sandström riksdagens nej till att begränsa vinster i välfärden. Vinstfrågan hindrar en diskussion om hur privata företag kan göra nytta i välfärden, skriver han.
ARBETSRÄTTNyhetHamnarbetarförbundet överväger att begära en prövning av om de nya konfliktregler som parterna föreslagit är tillåtna enligt internationell rätt, skriver tidningen Arbetet.
ArbetsmiljöNyhet»Man måste kunna sätta sina gränser för när det är jobb och när det är fritid«, säger Lena Holm på Lantmäteriet.
PolisenNyhetNär Rebecka Brodin öppnar pass­expeditionen i Ludvika klockan nio är det redan kö.
PrideNyhetFrågan om hur myndigheter bemöter hbtq-personer kommer att stå i centrum för ST vid sommarens Pridefestivaler.
FackligtNyhetDemokratin och fackliga rättigheter är under stark press i många länder i världen. Enligt IFS, Internationella fackliga samorganisationen, har antalet länder som godtyckligt griper fackmedlemmar ökat från 44 till 59 mellan 2017 och 2018.
KriminalvårdenNyhetDe flesta som döms till fängelse får korta fängelsestraff på ett halvår eller mindre. Nu vill Kriminalvården att fler ska dömas till frivård hellre än korta fängelsestraff.
ARBETSRÄTTNyhetArbetsmarknadens parter lämnar ett eget lagförslag om konflikträtten. Syftet är att det ska användas i stället för det förslag som väntas från den utredning som regeringen tillsatt. "Ett styrkebesked", enligt arbetsmarknadsminister Ylva Johansson.
FÖRSÄKRINGSKASSANNyhetEn chef på Försäkringskassan varnas för att hon jämfört sin egen solbränna med en underställd medarbetares hudfärg. Enligt personalansvarsnämnden kränkte chefen medarbetarens värdighet.
EtableringNyhetRegeringen har gett Arbetsförmedlingen i uppdrag att ta fram en modell för matchning till etableringsjobb. Uppdraget ska genomföras i samråd med LO, Unionen och Svenskt Näringsliv.