Annons:

Nedskärningar som slår tillbaka

När arbetsgivarna drar ned får chefer och handläggare sköta allt mer administration själva. Men snarare än att spara pengar riskerar det att leda till stress och försämrad kvalitet. Arbetsplatserna behöver administratörer.

Att »spara på administrationen« är ett vanligt recept när det ska skäras ned. Det låter som en lösning med enbart fördelar – som om man tidigare kastat pengar i sjön och nu ska sluta med det. Att ingen kommit på den geniala idén tidigare!

Men så enkelt är det nu aldrig. En organisation behöver sin administration. Verksamheten styrs av lagar och regler. Beslut och betalningar måste dokumenteras. De administrativa rutinerna bidrar till att säkra kvaliteten – det är också därför som de används som verktyg i de standarder och certifieringar som blir allt populärare i det moderna arbetslivet.

Visserligen gör nya hjälpmedel det möjligt att effektivisera många led i det administrativa arbetet, men samtidigt tillkommer nya arbetsuppgifter – som är mer komplexa och innebär högre krav. Stämplar och blanketter ersätts av IT-system.

Vi får alltså mer administration i samhället – inte mindre.

Ändå minskar antalet anställda med administration som huvudsyssla. När politiker och ledningsgrupper beslutar sig för att spara på administration betyder det i själva verket att man spar på dem som är experter på att administrera. Men administrationen blir kvar – den läggs bara över på andra anställda.

När assistenterna lämnar kontoren förlorar chefer och hand­läggare det stöd de tidigare haft och får sköta arbetsuppgifter de inte behärskar. Det går inte fortare och resultatet blir inte bättre. Och det tar tid från det som de själva är anställda för att göra.

I detta nummer av Publikt konstaterar forskaren Anders Ivarsson Westerberg att sådana »besparingar« förmodligen inte alls sparar pengar, utan i stället leder till ett mindre effektivt arbetssätt. Men frågan har aldrig studerats.

Det är anmärkningsvärt. Trots att den offentliga sektorn kostar många miljarder finns alltså ingen forskning kring en av de senaste årens allra tydligaste trender i organisationerna.

Facket spelar en viktig roll som en röst för eftertanke under dessa organisationsförändringar. I Publikt berättar ordförandena för två ST-avdelningar om sina invändningar mot den kontinuerliga minskningen av den administrativa personalen. Men det är tydligt att de i huvudsak har talat för döva öron.

Kanske är det dags för facket att höja tonläget – och exempelvis kräva seriösa studier av hur vi skapar en arbetsorganisation som ger bästa möjliga valuta för skattepengarna på de statliga arbetsplatserna.

För organisationerna är det en fråga om effektivitet – men också om kvalitet.

För chefer, specialister och handläggare är detta en arbets­miljöfråga. Att behöva hantera en mängd administrativa system och rutiner blir en extra pålaga i ett redan pressat schema. Det leder till splittring och stress.

För administratörerna handlar det om respekt för deras yrkeskompetens.

Skälen är många – behovet av en väl fungerande administration måste tas på allvar. 

 

Alexander Armiento,

chefredaktör

Bli den första att tycka till!
MIGRATIONSVERKETNyhetMigrationsverkets internrevision slår larm om att myndigheten inte klarar hanteringen av medborgarskapsärenden. Högen med oavgjorda ärenden har vuxit med 70 procent det senaste året. ”Medarbetarna är stressade och frustrerade ”, säger skyddsombudet Markus Walker.
NyhetDen nedåtgående trenden för högskoleutbildningar har brutits. Till höstterminen i år sökte nästan 400 000 personer, knappt två procent fler än förra året, enligt statistik från Universitets- och högskolerådet, UHR.
KollektivtrafikNyhetRegeringen vill ha ett nationellt biljettsystem för all kollektivtrafik i hela Sverige. En särskild utredare har fått uppdraget att ta fram underlag för hur ett sådant system kan utformas för att förenkla för resenärerna.
På jobbet: rättshaveristerPå jobbetMyndigheter ska ge service. Men när någon hör av sig gång på gång med ständigt nya frågor och krav är det lätt att bli frustrerad. Experternas råd är att hålla dig sval och göra det du måste. Men inte mer.
TRAFIKVERKETNyhetTrafikverket ska få mer ansvar för underhållet av landets järnvägsspår. En utredare ska undersöka vilka delar av spårunderhållet som är lämpligt att flytta över från entreprenören Infranord till Trafikverket.
HögskolanNyhetEffektiviteten på högskolor och universitet har ett samband med hög personalomsättning. Flera lärosäten skulle kunna öka sina prestationer inom undervisning och forskning utan ökade resurser, visar en granskning från Riksrevisionen. Högst förbättringspotential har exempelvis Linnéuniversitetet och Karlstads universitet.
StatsförvaltningNyhetDet finns allvarliga brister i svenska myndigheters förmåga motverka att penningtvätt och finansiering av terrorism. Enligt en rapport från Polisen saknas resurser, verktyg och tillräckligt lagstöd.
rättsväsendetNyhetFör några år sedan beslutade regeringen att Kriminalvården skulle ta över vissa transporter av frihetsberövade från Polisen. När regeringen nu gör ett försök att vrida tillbaka ansvarsfördelningen en smula är myndigheterna fortsatt oense. Polisen anser att det leder till att myndigheten inte kan "fokusera på grunduppdraget".
SkatteverketNyhetNy lagstiftning ger utredare på Skatteverket möjlighet att punktbevaka personer som misstänks för brott. Sedan 1 juli kan Skatteverket självt utreda misstänkt penningtvätt och falska identiteter, skriver Dagens Nyheter.
DigitaliseringNyhetFöråldrade it-system leder till stora underhållskostnader och gör det svårt att utveckla nya digitala tjänster. Det är verkligheten för flera statliga myndigheter, uppger Ekot.
Hallå där!NyhetGunnar Holmgren, som tillträder posten som Arbetsgivarverkets generaldirektör 21 augusti, tycker att staten behöver bli bättre på att locka ungdomar.
STATSFÖRVALTNINGNyhetStaten har färre kontor lokaliserade i kommunerna nu jämfört med för fem år sedan. Och andelen kommuner med få myndighetskontor ökar förmodligen de närmaste åren, visar en sammanställning från Statskontoret där tio myndigheter ingår.
SocialförsäkringarNyhetRegeringen ger Försäkringskassan i uppdrag att förbättra stödet till unga som får avslag på ansökan om aktivitetsersättning. Samverkan med Arbetsförmedlingen, kommunerna och vården ska bli bättre.
RättsväsendetNyhetHandläggningstiderna i Svea hovrätt kommer bli längre på grund av den ökande arbetsbelastningen. På två år har antalet mål vid domstolen ökat med en femtedel, samtidigt som resurserna minskar.
PensionNyhetDet är fortfarande vanligast att statsanställda går i pension mellan 65 och 67 års ålder, visar en sammanställning av pensionsavgångar under perioden 2013–2018 från Statens tjänstepensionsverk. Under perioden gick knappt var tredje i pension före 65 och var femte efter 67 års ålder.
STNyhetPå måndag startar STs värvningsturné i Kiruna. Fem personer har anställts för att åka landet runt med husbil fram till 4 december. STs totala budget för värvning i år är 15 miljoner kronor och förbundet hoppas värva runt 7 500 nya medlemmar, enligt projektledaren Karin Ahlgren.
HÄLSANyhetArbetslösa skattar sin hälsorelaterade livskvalitet sämre än de som har ett jobb. Särskilt markant är skillnaden vad gäller ångest och depression, visar en studie vid Umeå universitet, som tidningen Arbetsliv uppmärksammar.
InternationelltNyhetDanmark överväger förstärkt gränskontroll vid gränsen mot Sverige, efter två sprängattentat mot Skattestyrelsen och utanför en närpolisstation senaste veckan. Två män, hemmahörande i Sverige, misstänks för attentatet mot Skattestyrelsen.
informationssäkerhetNyhetPrimula, det system som ett fyrtiotal myndigheter använder för löneutbetalningar, misstänks ha drabbats av ett dataintrång. Statens servicecenter har nu skickat en varning till samtliga dessa myndigheter. En myndighetsanställd har polisanmälts för det misstänkta intrånget.
ArbetsmiljöNyhetTrakasserier och hot bör anses särskilt allvarliga om de drabbar statligt anställda. Staten som arbetsgivare behöver också få större möjlighet att skydda och hjälpa anställda som hotas eller trakasseras, anser Arbetsgivarverket i en skrivelse till regeringen.
LEDARSKAPNyhetKvinnliga chefer bedöms prestera bättre än manliga på 17 av 19 kompetensområden som är viktiga för ledarskap, enligt en amerikansk studie som presenteras i Harvard Business Review.
KRIMINALVÅRDENNyhetVar femte dansk kriminalvårdare som utsatts för hot och våld på jobbet utvecklar symtom på posttraumatiskt stressyndrom, enligt en dansk studie. Svensk kriminalvård skulle behöva mer kunskap om problemet, anser ST-företrädaren Joachim Danielsson.
DigitaliseringNyhetI en promemoria föreslår justitiedepartementet en ökad digitalisering av domstolarnas mål- och ärendehantering. Syftet är att effektivisera verksamheten och förbättra servicen till medborgarna.
ArbetsmiljöNyhetDiskrimineringsombudsmannen, DO, och Arbetsmiljöverket genomför särskilda informationsinsatser för att öka arbetsgivares kunskaper om hur man motverkar trakasserier och sexuella trakasserier.
HögskolanNyhetMöjligheten att bli antagen till högskolan baserat på reell kompetens har inte lett till att många studenter utan formell behörighet har antagits, konstaterar Dagens Nyheter i en serie artiklar. Nu vill högskoleministern införa ett nationellt behörighetsprov.