Öppna landskap inte deras melodi

Golvet är grått, och mjukt. För varje steg sjunker foten ned en liten, liten bit. Heltäckningsmattan på Försäkrings­kassans kontor i Borlänge ska suga upp ljuden i rummet. Samma sak med de flyttbara skärmarna som är utplacerade här och där: de är täckta av grå textil. Gardinerna hänger fritt för att absorbera ljud – och plattorna i det låga taket ska också hålla nere ljudnivån.

– Ja, fast man hör ju ändå, säger Maria Grund, som arbetar som sjukpenninghandläggare. Lyssna.

Tangenterna smattrar. En dörr smäller till och släpper igenom tre personer som är på väg från lunchrummet. Man kan följa deras rörelse bakom skärmarna. De är mitt i ett skratt, men anstränger sig för att vara tysta när de smyger förbi.

– Varför gjorde han det precis efteråt? viskar någon i gruppen mellan skratten.

Man hinner inte riktigt uppfatta vad de pratar om, innan de försvinner iväg genom nästa korridor.

Ett par år har gått sedan Försäkringskassans kontor i Falun, Avesta, Säter, Hedemora och Ludvika lades ned och de anställda fördes samman i det nyrenoverade kontoret i Borlänge. Det skulle bli samordningsvinster. Effektiviteten skulle höjas och de försäkrade, eller »kunderna« som man säger inom myndigheten, skulle tjäna på omorganisationen. Handläggningstiderna skulle pressas ned, lokalkostnaderna sänkas, antalet kvadratmeter per medarbetare minskas.

Peter Karlsson, som är lokal ST-ordförande, tänker tillbaka.

– Då var det ju väldigt mycket känslor. Inte så mycket positivt.

Personalen var upprörd. Inte bara för att många plötsligt fick flera mil i pendlings­avstånd, utan också för att de skulle förlora sina rum. Från att ha haft egna rum med väggar och en dörr som gick att stänga, skulle de föras samman i kontorslandskap.

»Programmet« styrde allt

140 platser skulle skapas på Borlängekontoret – ungefär hälften i landskap.

– Det var alldeles knökafullt! minns Maria Grund. I vartenda hörn satt någon.

Instruktionerna uppifrån var detaljerade och omfattande. En grupp inom Försäkringskassan som kallade sig »Programmet« såg till att alla nyöppnade kontor inom myndigheten följde samma riktlinjer.

– Men vi obstruerade mot dem i Stockholm! Och vi hade chefen på vår sida. Vi ville inte ha landskap! Reglerna sa till och med hur borden skulle stå. Det skulle inte vara rader, utan vi skulle sitta i fyrklövrar, säger Peter Karlsson.

Områdeschef Ingo Tängerby minns också turerna.

– Mina erfarenheter av landskap var inte positiva. Jag såg inte att verksamheten skulle tjäna på det. Men det var »så här gör vi bara!« Programmet var så. Pang, tjong bara, det skulle vara landskap. Så jag fick släppa mina invändningar.

De öppna landskapen breder ut sig på de svenska kontoren. På plussidan finns flera möjligheter: kontakten mellan medarbetarna ökar, personalen samarbetar bättre och arbetet blir mer kreativt. I bästa fall leder det till att en del mer formella och tidsödande möten inte längre behövs. Landskapen är också smidiga vid omorganisationer: de gör det lätt att flytta in och lyfta bort skrivbord.

Men landskapen har baksidor. De stora rummen riskerar att förstöra koncentrationen och leda till stress och oro bland personalen. Enligt den svenska forskaren Christina Danielsson, som har jämfört olika kontorsmiljöer, är de som arbetar i kontorslandskap mest missnöjda med sin arbetsmiljö. Andra studier visar att de löper större risk för dålig hälsa och en ny dansk undersökning konstaterar de har fler sjukdagar än personer som arbetar i eget rum.

Chefen: Inte lett till positiva saker

Två år har gått sedan Försäkringskassan i Borlänge flyttade in i sitt kontorslandskap.

Chefen Ingo Tängerby, som själv har ett eget rum med ett rejält skrivbord, tittar tillbaka på tiden som har gått.

– Jag tänkte såhär: vi ger det här en chans. Medarbetarna har varit väldigt lojala. Men jag måste säga att jag inte får några signaler om att kontorslandskapet leder till några positiva saker. Jag kan faktiskt inte se det.

Forskningen bekräftar hans bild: erfarenheterna tippar ofta över åt det negativa hållet. För två år sedan gick den australiske forskaren Vinesh Oommen igenom de studier som finns på området och kom fram till att så stor del som 90 procent av forskningen talar emot öppna landskap som kontorslösning. Men alternativet är ändå frestande för arbetsgivarna: enligt Vinesh Oommen kan landskapen minska lokal­kostnaderna med 20 procent.

Försäkringskassans kontor i Borlänge illustrerar hans slutsats. Det skulle vara svårt att få in lika många medarbetare i lokalen om alla skulle ha eget rum. Personalen har försökt att sätta personlig prägel på sina privata kvadratmeter i kontorshavet. Här och där på de flyttbara skärmarna sitter foton på skrattande barn, och somriga bilder på segelbåtar och sandstränder.

Någon av sjukpenninghandläggarna har nålat upp en skämtteckning om »Det nya Sverige«: en ledbruten människa, instoppad i bandage och gips, som sitter i rullstol. Någon frågar »Och varför blev du inte sjukskriven då?« och han svarar: »Jag kunde röra på lillfingret«. Runt omkring, på skärmar och bord, finns arbetspapper i olika storlekar och färger.

Umgänget i landskapet är trevligt

– Borden krympte när vi flyttade till landskap, så det har blivit lite rörigt på min plats. Vi har inte direkt något papperslöst kontor än, ursäktar sig Maria Grund.

Förutom familjefotona har hon satt upp några av paragraferna i socialförsäkrings­balken på sin skärm, bredvid information om beräkning av sjukpenning, Försäkringskassans värdegrund, den rekommenderade hälsnings­frasen för telefon­samtal och de egna individuella målen för arbetet.

– Allt sånt där som det är praktiskt att bli påmind om.

Medarbetarna i rummet är överens: umgänget i landskapet är trevligt. När någon får strul med skrivaren är hjälpen nära. Men samtidigt som det frustrerade ropet »Men gud, hur ändrar man den här jäkla radbrytningen egentligen?!« leder till snabb hjälp, sliter det upp flera kollegor ur koncentrationen. Också telefonerna skär hål i tystnaden: de vibrerar på borden och spelar melodier.

– Man kan nog allas signaler vid det här laget, ler Maria Grund.

Och samtalen väcker uppmärksamhet. Kontoret har några tysta rum, men att koppla ur datorn, som innehåller alla ärenden, och starta upp den i ett tyst rum tar flera minuter.

– Det blir oftast inte av när man själv blir uppringd. Jag går bara dit om jag känner på mig att det blir ett långt eller svårt samtal, som till
exempel när man ska motivera ett avslags­beslut.

Aram Seddigh, som är psykolog och arbetar vid Stressforskningsinstitutet vid Stockholms universitet, leder ett stort forskningsprojektom kontorslandskap och arbetsmiljö. Han säger att telefonsamtalen hör till de värsta störningselementen i många kontorslandskap – och anledningen är att pratet är meningsskapande. Medan en surrande fläkt kan fylla en funktion som ljudmatta som »äter upp« många mindre ljud, är det värre med de ljud som har en innebörd. Lösryckta repliker, surrande telefoner och pling från mejlprogrammet är meningsbärande. De pockar på vår uppmärksamhet, de lockar vår hjärna till aktivitet: vi söker ett sammanhang i de halva dialogerna, försöker lista ut vad motparten i telefonen säger eller börjar fundera över vad det kan vara för mejl som har plingat till i inboxen.

– Och tyvärr har vi inte förmågan att blunda med öronen. Rent kognitivt är det här information som bearbetas av oss och kan göra oss trötta, säger Aram Seddigh.

Protesterna inte lika starka nu

Rikard Bimer,som också arbetar som sjukpenninghandläggare, hör till dem som har fått ett eget rum på kontoret. Han trivs bra med det.

– I början hade vi väldiga diskussioner om landskapen, men nu är det inte lika starka protester längre. Men man kan fundera över vad det betyder. Vad är det egentligen som händer när man »vänjer sig«? Jag är inte säker på att problemen har försvunnit.

Maria Grund håller med. De dagar hon kan sitta för sig själv och jobba är hon mycket piggare när hon kommer hem.

– Efter vissa dagar i landskap är jag alldeles slut. »Bär mig härifrån!« kan jag känna. Det händer inte när jag sitter ensam och jobbar, då har jag mer ork kvar.

Men områdeschefen Ingo Tängerby tänker inte bara på arbetsmiljön när han föredrar egna rum till medarbetarna. Han tänker också på »kunderna«, de försäkrade, som ringer till myndigheten. Inte sällan är samtalen allvarliga. Personen i telefon kan lida av en utmattningsdepression, eller till och med obotlig cancer, och samtalet kan vara svårt.

– Då är det inte bra att ringa till en handläggare som sitter i landskap. Om det plötsligt hörs ett gapskratt i bakgrunden kan det kännas väldigt obehagligt för den som ringer. Och det är klart att något sådant kan inträffa, säger han.

Minskad centralstyrning

Ingo Tängerby ser inte några fördelar med landskapen. Men ibland är man ändå tvungen, konstaterar han.

– Fast om det handlar om ekonomi så ska man stå för det. Det är lättare för medarbetarna att acceptera, det är min upplevelse. Man ska inte gömma sig bakom en massa andra argument.

I dag har Försäkringskassan ändrat sin policy. Den grupp inom myndigheten som kallades »Programmet« är avskaffad. Riktlinjerna till nya kontor inom Försäkringskassan är inte längre lika hårda – kontorslandskap ses inte som den enda lösningen.

Gunnar Pettersson, som är fastighetschef på myndigheten, har varit med om förändringen. Han säger att många ser Programmet som ett »passerat kapitel« .

– Man fattade en del beslut utan tillräcklig dialog, säger han.

Men även om reglerna inte är lika stenhårda längre – man har slutat att bygga landskap »för sakens skull«, förklarar han – så är kontorslandskap fortfarande den vanliga lösningen på myndighetens kontor.

– Det finns ju forskning som talar både för och mot kontorslandskap. Och man kan ju lätt konstatera att de är mer kostnadseffektiva än andra alternativ.

Psykolog Aram Seddigh betonar att det är skillnad på landskap och landskap. Det som fungerar på en arbetsplats är omöjligt någon annanstans. Om ett öppet landskap är en bra lösning beror på verksamhetens karaktär, medarbetarnas personligheter – och arbetsuppgifterna.

– Om man arbetar i grupp med kreativa lösningar som bygger på samarbete och dialog kan ett kontorslandskap fungera bra. Om det är pengarna som har drivit fram utvecklingen, behöver man se till att landskapet inte leder till sämre hälsa och lägre produktivitet hos medarbetarna, säger han.

Dörren till Rikard Bimers kontor på Försäkringskassans kontor i Borlänge står öppen.

– Kom in, säger han och vinkar välkomnande med armen.

– Nu ska jag visa varför jag måste ha ett eget rum!

Så går han fram till den lilla högtalaren bredvid datorn och vrider knappen mot max. Tung amerikansk rock fyller rummet. Rikard Bimer ler.

– Creed, bästa bandet! Så här kan jag faktiskt jobba! För jag sitter ju inte i landskap.