Trångt på Trafikverkets aktivitetsbaserade kontor
Under tre år har forskare följt övergången till aktivitetsbaserade kontor på Trafikverket. Resultaten visar bland annat på vikten av en gedigen behovsanalys, något som STs sektionsordförande Anders Sjögren på myndighetens kontor i Solna tycker att arbetsgivaren missade. »Vi var 800 personer som flyttade in i en lokal där det tidigare satt 350 personer«, säger han.
Trafikverkets regionkontor i Solna övergick till aktivitetsbaserat kontor för drygt två år sedan. Anders Sjögren upplever att den allmänna inställningen varit negativ, även om medarbetarna anpassat sig och hittat lösningar för att klara arbetsuppgifterna:
– Det är många som reser i tjänsten och alla är aldrig på plats samtidigt, men det nya kontoret har ändå varit för trångt. Folk har fått sätta sig där det finns plats, inte där det skulle passa bäst. Ljudnivån är störande och vi har för få enskilda, tysta platser.
När Trafikverket 2015 beslutade att omvandla sina största arbetsplatser till aktivitetsbaserade kontor vände man sig till Högskolan i Gävle för att få del av forskning inom området. Den visade sig vara bristfällig. Myndigheten ingick då ett samarbete med högskolan och delfinansierade en forskningsstudie. Under tre år har forskare följt hur 500 medarbetare vid Trafikverket påverkats av att byta från cellkontor eller kontorslandskap till aktivitetsbaserade kontor. De har bland annat tittat på faktorer som stress och prestation.
– Vi kunde inte se någon skillnad i psykosocial arbetsmiljö. Deltagarna i studien upplevde överlag att de hade bra stöd från kolleger, bra social gemenskap och ett meningsfullt jobb innan och det förändrades inte, säger Helena Jahncke, doktor i psykologi, som lett forskningsstudien vid Högskolan i Gävle.
När det gäller prestation har hon och hennes kolleger identifierat fyra faktorer som är viktiga för hög produktivitet i det aktivitetsbaserade kontoret. Att medarbetarna upplever att tillgången på platser i avskildhet är tillräcklig, att det finns möjlighet till kommunikation, att man får till växlingar mellan arbetsytor och att medarbetarna slipper lägga tid på att leta efter lämpliga platser.
– På tre av de fyra kontoren som ingick i studien kunde vi se att produktiviteten gick ned, säger Helena Jahncke.
Hon menar att en viktig lärdom är att man innan övergången till aktivitetsbaserat kontor ska göra en behovsanalys och att personalen behöver få utbildning i det nya arbetssättet.
STs sektionsordförande Anders Sjögren är kritisk mot arbetsgivaren, som han tycker genomförde förändringen utan att lyssna på de anställda i tillräcklig utsträckning.
– Kontoret är nytt och fräscht, men inte fullt ut funktionellt, säger han.
Nu har Trafikverket dock skrivit kontrakt på en lokal i huset bredvid för att utöka antalet platser och ytor, förklarar Conny Jonsson, avdelningschef för arbetsmiljö och lokaler på Trafikverket.
– Kontoret i Solna var ett av de första i vår omställning till aktivitetsbaserade kontor. Vi har lärt oss mycket av det och driver förändringsprojekt på ett annat sätt i dag. Vi har blivit bättre på att involvera medarbetarna och i Gävle, som är nästa kontor på tur, har vi bland annat hållit workshoppar om hur man jobbar aktivitetsbaserat.
Så fungerar ett aktivitetsbaserat kontor
I ett aktivitetsbaserat kontor saknar medarbetarna individuella platser. Skrivborden är ofta färre än antalet anställda, och vanliga arbetsplatser kompletteras med exempelvis mötesrum, tysta avdelningar och öppna loungeytor. Tanken är att de anställda ska byta plats när de växlar mellan djupt koncentrerat arbete och uppgifter som kräver samtal med andra.
Detta är en nyhetsartikel. Publikts nyhetsrapportering ska vara saklig och korrekt. Tidningen har en fri och självständig ställning gentemot sin ägare, Fackförbundet ST, och utformas enligt journalistiska principer samt enligt spelreglerna för press, radio och TV.
