Forskningen ger oss kunskap om hur kontor bör utformas
När kontoret har blivit ett verktyg för att vara en attraktiv arbetsgivare krävs miljöer som stödjer både arbete och välmående, skriver kontorsforskaren Christina Bodin Danielsson. Hon framhåller vikten av att låta utformningen av våra arbetsplatser styras av forskningsbaserad kunskap.
Kontorets design påverkar både medarbetares och organisationers välmående och framgång. Det som tidigare var självklart på kontoret – eget rum och skrivbord – har hos de flesta arbetsgivare ersatts av flexibla och mobila arbetsplatser. Utvecklingen drivs av höga hyror, krav på flexibilitet och en vilja att främja samarbete och innovation. Samtidigt har genomslaget för hybridarbetet gjort att det är svårt för arbetsgivare att få medarbetare att återvända till kontoret.
Min forskning har inriktat sig på hur kontorsmiljön påverkar välbefinnande, arbetstillfredsställelse och prestationsförmåga – faktorer som är centrala för organisationers förmåga att attrahera medarbetare.
Vi vet att miljöfaktorer som ljus och ljud påverkar medarbetares mående, men nyare forskning visar att även kontorstypen i sig har stor betydelse. Två kontorstyper är särskilt gynnsamma för välbefinnandet: cellkontor och aktivitetsbaserade flexkontor utan personliga arbetsplatser men med tillgång till olika stödmiljöer på kontoret.
Dessa miljöers positiva påverkan ligger i möjligheten till egen kontroll över den fysiska arbetsmiljön – i cellkontor genom att medarbetaren har ett eget rum, och i flexkontor genom möjligheten att välja mellan olika arbetsmiljöer efter behov.
Traditionella kontorslandskap medger däremot inte någon egen kontroll. Förvisso har medarbetaren en egen arbetsplats, men exponeras för visuella och akustiska störningar utan möjlighet att dra sig undan. Sämst är hälsan och arbetstillfredsställelsen hos medarbetare i mellanstora kontorslandskap med 10–24 medarbetare samt i så kallade hotdeskingkontor – kontorslandskap utan vare sig personliga platser eller stödmiljöer som mötesrum eller samarbetsrum.
Mest betydelsefullt för anställdas psykosociala arbetsmiljön är relationen till kollegor, och särskilt till närmaste chef. Arbetsplatsrelationer kan dock också leda till konflikter. Störst risk för konflikter löper de som arbetar i kombikontor, en aktivitetsbaserad kontorstyp med personliga arbetsplatser och stödmiljöer. En möjlig förklaring kan vara är att denna kontorstyp definieras av en hög grad av samarbete, vilket enligt annan forskning innebär ökad risk för konflikter.
Utformningen av kontoret påverkar även relationen till chefen. Mest missnöjda med sin chef är medarbetare som delar arbetsrum med en eller två kollegor, medan de som arbetar i mellanstora kontorslandskap är mest nöjda med relationen till chefen. Detta kan bero på att små rum främjar gruppgemenskap men samtidigt ökar distansen till övriga kollegor och chefen, medan relationerna stärks i mellanstora kontorslandskap där chef och medarbetare delar yta.
Det som framför allt skapar missnöje i kontorsmiljö är störande ljud och brist på möjlighet till avskildhet. Missnöjet är störst i mellanstora och stora kontorslandskap, sannolikt på grund av bristande kontroll över arbetsmiljön. De faktorer som har störst betydelse för att skapa trivsel är tillgången till stödmiljöer, såsom rum för koncentration samt för spontana och bokade möten. Nöjdast är medarbetare i cellkontor, följda av dem som arbetar i aktivitetsbaserade flexkontor. Trots att cellkontor är mycket uppskattade upplevs de som sämst på att främja sociala relationer och gemenskap.
Fördjupade studier som jag har gjort visar att medarbetare ser kontorsdesignen som ett uttryck för organisationskultur och ledarskap. De som upplever kontoret som estetiskt tilltalande har en mer positiv syn på såväl chef som organisation.
Organisationer använder medvetet arkitekturen i syfte att stärka sitt varumärke och främja internt samarbete och innovation. Men när kunskapen om samspelet mellan människa och fysisk miljö brister kan effekten bli den motsatta. Det var exempelvis fallet på ett huvudkontor där samarbetsytor placerats vid hissarna, med störningar som följd.
Sammantaget visar forskningen att kontorets utformning påverkar hälsa, trivsel och arbetstillfredsställelse. Både estetik och funktion spelar roll – sterila och otrivsamma miljöer riskerar att minska medarbetarnas motivation och förtroende för organisationen.
I dag, då hybridarbete blivit norm, har kontoret blivit ett strategiskt verktyg för att vara en attraktiv arbetsgivare. Forskningen visar att bra kontorsmiljöer är avgörande för att få medarbetare att komma tillbaka till kontoret. Då krävs kontor som stödjer både arbete och välmående. Organisationer måste låta verksamhetens behov och den kunskap som forskningen ger styra utformningen av sina kontor.
Christina Bodin Danielsson
Docent i arkitektur vid Kungliga Tekniska högskolan
Detta är ett debattinlägg. Det är skribenten som svarar för innehållet och de åsikter som förs fram i texten.
