Nytt arkiv ger anställda bättre arbetsmiljö

Det ekar lätt i korridorerna. Belysningen är avstängd. Läsesalen, för några månader sedan full av vetgiriga gäster, är nu förvandlad till möbelupplag.

På en fönsterbräda mitt emot den tomma expeditionen bildar tre klossliknade bokstäver ordet ”URK”.

– Det stod ”KULTUR” där först. Det har ändrats några varv, kan jag säga, upplyser arkivarien Mona Bergman.

I hörnet av den djupa fönsternischen står de överblivna bokstäverna noggrant undanstoppade.

Är ”urk” ett uttryck för en känsla som finns?

– Jag vet inte. Kanske, säger hon med ett svårtolkat leende.

Det är i slutet av april och Mona Bergman är en av få anställda på Riksarkivet i Härnösand som jobbar kvar i lokalerna på Rosenbäcksallén.

I januari i år inleddes en enorm flyttapparat, där samtliga 89 222 hyllmeter arkivmaterial ska flyttas från myndighetens två separata fastigheter i staden till en helt nybyggd: Saltvik.

Sedan dess befinner sig resten av Mona Bergmans kollegor i de nya arkiven för att ta emot handlingarna och få verksamheten i ordning.

Här, på ”Rosenbäcken”, pågår i stället det omvända. Tömning. Och avveckling.

Utifrån är den gulrappade byggnaden en storslagen syn. Uppförd i centrala Härnösand i början av 1900-talet som kasern för Hemsö kustartilleri reser den sig som en maktdemonstration över gräsmattorna nedanför.

Invändigt är skönheten mer bedagad.

– Det börjar bli trött nu, huset, konstaterar Mona Bergman.

En nött stentrappa leder ned i källaren. På senare tid har hissarna allt oftare gått sönder, vilket är ett problem eftersom tunga laster regelbundet ska fraktas mellan våningsplanen.

Trappan slutar i ett korridorsystem som hade passat i vilken offentlig byggnad från 1990-talet som helst. Marmorerade linoleumgolv, lysrörsbelysning, ljusgula väggar. Mona Bergman stannar vid en öppen yta full av manshöga gallerburar på hjul.

– Det är det här vi gör hela dagarna: packar arkiv. Sedan: lastbil hämtar arkiv, förklarar hon.

I snitt rymmer varje vagn sex hyllmeter. Fyra gånger om dagen kommer en lastbil för att hämta 18 burar åt gången. Till dags dato är arkivet tömt till 48 procent, berättar Mona Bergman.

– Så hälften kvar.

Till Riksarkivets arkiv i Härnösand skickar statliga myndigheter över hela landet sina handlingar för att bevaras i all evighet. Den som grottar i de ändlösa rullarkiven kan även hitta historiska handlingar från norra Sverige tillbaka till 1300-talet. Sammanlagt förvaras 4 000 olika arkiv här, från bland annat länsstyrelser, domstolar och kyrkor.

Mona Bergman ser fram emot att flytten ska bli klar. Överlag blir både arbetsmiljö och verksamhet bättre i Saltvik, menar hon.

Samtidigt är känslorna kluvna. Som arkivarie, numera även klubbordförande för ST, har hon jobbat 20 år i det stora gula huset.

– Man blir lite nostalgisk. Det här är ju mitt hus.

I augusti, lagom till att Saltvik öppnar för allmänheten, flyttar även Mona Bergman dit.

– Jag tror att det kommer att kännas jättehemskt de sista fikarasterna här, vi har haft väldigt roligt här. Men vi kommer så klart att ha roligt på nya stället också.

Exakt när idén om det nya arkivet föddes vet inte Riksarkivets fastighetschef Petter Falk. Men han minns när den blev konkret.

Hösten 2019 fick han tips av en kollega om en nyhetsartikel i Sundsvalls Tidning. Där stod att Skatteverket hade samtal med flera kommuner för att hitta plats till ett nytt centralarkiv.

Petter Falk ringde en kontakt på myndigheten.

– Jag sade: ”Blir det Härnösand kan vi väl göra något tillsammans?”

Riksarkivets egna lokaler i staden – Rosenbäcksallén och Arkivcentrum Nord – var gamla och dåliga. Beräkningar visade dessutom att myndigheten behövde mer utrymme. I befintliga depåer var det fullt.

Efter ytterligare samtal och generaldirektörskontakter bestämde sig Riksarkivet och Skatteverket för att genomföra en gemensam förstudie om ett nytt arkiv i Härnösand.

Och nu står det klart. Till en kostnad av omkring en miljard kronor är det Riksarkivets största satsning sedan rikskansler Axel Oxenstierna grundade myndigheten 1618.

– En win-win för alla. Arkiv är inte billiga att bygga, men att göra det tillsammans gjorde det mindre kostsamt för skattebetalarna, säger Petter Falk.

Tronande på Saltvikshöjden, en kvart norr om centrala Härnösand, sticker den upp ur skogen på vänster sida av E4:an. Den fem våningar höga, djupröda byggnaden som sedan invigningen i oktober förra året kan stoltsera med epitetet ”norra Europas största arkiv”.

Siffrorna är lika konkreta som svåra att visualisera. 33 000 kvadratmeter golvyta. 18 arkivrum med sammanlagt 26 hyllmil förvaring. Dessutom finns en option i avtalet som ger Riksarkivet möjlighet att fördubbla kapaciteten vid behov.

Men arkivet rymmer inte bara siffror och handlingar. Det blir också en arbetsplats för över hundra personer.

En av dem är Håkan Selin.

För drygt 15 år sedan kände han sig less. Han hade jobbat som grafisk designer i Uppsala sedan slutet av 1980-talet. Men tiderna hade förändrats. Såväl bransch som vänner hade gått vidare, och nu stod han ensam kvar på trappan till universitetsbiblioteket Carolina Rediviva med sin kaffekopp.

– Jag kände mig bunden vid täppan. Men jag ville inte vara den personen. Jag ville bort, göra något nytt, säger Håkan Selin.

Så han började läsa till arkivarie på distans vid Mittuniversitetet i Härnösand. En dag väcktes diskussionen i familjen om de inte skulle flytta dit. Som 47-åring bytte Håkan Selin plats och bana och blev arkivarie i staden där han växte upp.

Elva år senare visar han stolt runt i Riksarkivets nya flaggskepp.

– Karriärbytet är det bästa beslut jag tagit. Som arkivarie i Sverige jobbar man med demokrati. Vi ger folk insyn i statens arbete och tar ansvar för vad de får titta på – och inte titta på, säger Håkan Selin.

Även om Riksarkivet och Skatteverket båda hyr in sig i Saltvik är verksamheterna helt separerade. Den ena myndighetens anställda saknar tillträde till den andras kontor och arkiv, och vice versa. Däremot möts personalen i det gemensamma lunchrummet.

Majoriteten av byggnaden – 85 procent – disponeras av Riksarkivet. Överallt luktar det nytt. Väggar och interiörer är klädda i ljusa träribbor, lokalerna andas rymd. De stora fönstren bjuder på milsvid utsikt över skog, Älandsfjärden och Botniabanan som skär sin väg norrut.

Under planeringen av Saltvik har arbetsmiljöfrågorna fått stort utrymme. Överlag anser Håkan Selin, som liksom Mona Bergman sitter i STs klubbstyrelse, att de nya lokalerna är ett stort lyft.

Alla som Publikt talar med är överens om att den största vinsten är att allt material nu samlas på en och samma plats. En vanlig uppgift för handläggarna är att ta fram beställda uppgifter. Men eftersom varje arkiv har kunnat vara utspritt på ett halvt dussin ställen, på både Rosenbäcksallén och Arkivcentrum Nord, har de tvingats leta på båda platserna för att hantera en beställning.

– Bara att åka till det andra stället, titta på en volym och sedan åka tillbaka kan ta ett par timmar – även om det är i samma stad. Nu kommer vi att kunna ta fram allt vi behöver på samma gång, säger Håkan Selin.

Han började jobba i Saltvik i januari. Eftersom arkivbyggnaden öppnar på riktigt först efter sommaren är det ännu glest mellan de upptagna skrivborden på kontorsvåningen. Men just kontorsfrågan har varit omdiskuterad inför flytten.

På Rosenbäcksallén och Arkivcentrum Nord hade i stort sett alla anställda eget rum. I Saltvik inför myndigheten ett aktivitetsbaserat kontorslandskap, vilket skapat oro bland många medarbetare.

– Vissa är oroliga för att de inte ska få arbeta i lugn och ro. Tidigare har de kunnat stänga in sig på sitt rum om de behövt, för att sekretesspröva en polisundersökning eller något annat som kräver mycket
koncentration, säger Mona Bergman.

Skrivborden står i öar om fyra, avgränsade med barriärer som förvaringsskåp, gröna växter och enskilda samtalsrum. Landskapet är indelat i tre zoner efter tillåten ljudnivå.

Även om de anställda involverades i mycket av planeringen var beslutet att införa kontorslandskap inget som facket kunde påverka. En kompromiss kunde dock nås, säger Håkan Selin. Ursprungsversionen av policyn slog fast att samtliga platser skulle vara bokningsbara, men reglerna ändrades så att de anställda som ville fick välja att ha ett personligt skrivbord. Medarbetaren måste då specificera zon och alltid använda just sin plats.

– Men oavsett gäller kravet att du ska rensa ditt skrivbord när du går. Och är du sjuk eller på semester ska någon annan kunna sitta där, förklarar Håkan Selin.

Själv har han inte valt en personlig plats. Som arkivarie och ställföreträdande läsesalsansvarig har han så skiftande uppgifter – göra sekretessbedömningar, tjänstgöra i läsesalen, jobba i arkiv, svara på inkommande frågor – att han är betjänt av att flytta runt mellan de olika zonerna.

– Själv tycker jag att det är det bästa kontorslandskapet jag jobbat i. Men folk har olika syn och förväntningar, konstaterar Håkan Selin.

Tina Nordin, även hon arkivarie, håller med.

– Har man länge haft eget rum blir det en stor omställning. Vissa vill inte hit och det får man ha respekt för. Men vi får väl se i höst, när alla är här, hur det faktiskt fungerar, säger hon.

Så länge flytten pågår tillbringar Tina Nordin större delen av sin tid i magasinen.

I sin gråröda arbetsväst är hon redo för dagen. De många fickorna rymmer det mesta: privat mobil, måttband, jobbtelefon, passerkort, öronproppar för att stänga ute bullret från gallervagnarna och stickor för att markera hur många hyllmeter material som satts upp. Ur ena bröstfickan sticker ett tiotal pennor av olika tjocklekar upp.

– Jag kånkar runt på så mycket grejor att jag fick ta hit min privata väst, konstaterar Tina Nordin.

– I arkivet har jag en kofot också. Kanske kan jag hänga den här? säger hon och pekar på en hälla i sidan.

Om byggnadens administrativa del bäst beskrivs som ljus och luftig kan den andra, själva arkivet, närmast liknas vid en betongbunker.

Medan flyttfirman ställer upp materialet på hyllorna ser Tina Nordin och Håkan Selin till att lotsa allt rätt. Hamnar böckerna på korrekt plats? Stämmer höjden på hyllplanen? Matchar handlingarna i vagnarna med innehållsförteckningen?

Planeringen finns på pappersutskrifter i respektive magasin. När materialet väl är på plats förs uppgifterna slutligen in i myndighetens system.

Inget av det där får Publikts reporter och fotograf se. Av säkerhetsskäl släpps utomstående inte in i arkivet.

Däremot öppnas dörren till ett av de ännu ofärdiga magasinen.

Bortsett från metallskenorna i golvet är det inte mycket som skvallrar om att det 1 200 kvadratmeter stora, ännu tomma, rummet ska bli just arkiv. Med sina tjocka pelare och aluminiumfärgade rör som löper i taket liknar det mest ett parkeringsgarage.

– Man kan tycka att det är en enkel byggnad: Det är betong, liksom. Men arkiv ställer väldigt höga krav, säger Tobias Nordling, som är platsansvarig.

Under hela byggprocessen jobbade han som biträdande projektledare. Det har funnits mycket som gett honom anledning att klia sig i huvudet. Allra viktigast är klimatet.

– För att arkivmaterialet ska må bra krävs att temperaturen är 18 grader och luftfuktigheten 35 procent – konstant. Utöver det ska lokalen stå emot brand, vattenskador och inbrott. Det är inte lätt.

Saltvik ska klassas som ”miljöbyggnad guld”, en standard som även ställer stora krav på arbetsmiljön. Men trots att invigningen redan ägt rum återstår en hel del justeringar, förklarar Tobias Nordling.

Ett exempel är belysningen. I kontoret saknas lampknappar helt.

– All belysning styrs av scenarion: vilken årstid det är, hur mycket solen skiner in och så vidare. Det regleras automatiskt. Men vi behöver fortfarande trimma till det så vi får rätt värden, säger Tobias Nordling.

Håkan Selin tittar nyfiket på honom.

– Jag hörde någon som sade att det där inte styrs härifrån. Stämmer det?

Tobias Nordling nickar och skrattar.

– Ja! Det finns ingen i Härnösand som kan programmera det så nu sitter det någon i Umeå och gör det. Så vi ringer honom hela tiden. ”Vi vill ha ljusare!” Han bara: ”Okej” och trycker på en knapp.

Till skillnad från de gamla lokalerna i Härnösand, som byggdes för andra verksamheter, är huset i Saltvik direkt anpassat för Riksarkivets behov.

Ett exempel är den nya lastkajen. Nu kan arkivarierna ta emot leveranser utan risk för att snön yr in över dem under tiden.

Ett annat är den nya dragbänk som är på väg. Bänken – i stort sett ett vanligt skrivbord med utsug – ska kunna användas för läsning av mögelangripet material.

– Mögel är farligt att andas in. Även om du står vid en dragbänk kan du behöva använda handskar och munskydd, säger Håkan Selin.

Arkivcentrum Nord har helt saknat dragbänk, vilket gjort att mögelskadat material inte kunnat visas. På Rosenbäcksallén finns det en – som inte lever upp till kraven i föreskrifterna.

Ytterligare ett lyft är att varje arkivvåning i Saltvik fått en egen teknikstation – den plats där handlingar skannas in och hanteras. Det gör att materialet kan skannas på samma våning, vilket minskar risken för skador på såväl material som anställda.

– Tidigare har det inneburit massa logistik och buller: Åka hiss, höga trösklar, skramliga vagnar. Det har vi kunnat bygga bort, vilket är en stor fördel, säger Håkan Selin.

Men ST-klubben ser också problem i Saltvik. Bland annat med de höga hyllorna i arkivet. Facket har påtalat behovet av robusta stegar, vilket klubbordföranden Mona Bergman tror kommer att ordnas.

En svårare diskussion misstänker hon kan bli om det är arkitekternas vision eller personalens behov som ska väga tyngst. Som exempel nämner hon att arbetsplatserna i kontorets tysta zon först placerats med ryggen mot en glasvägg. Väggen vetter ut mot en fikahörna.

ST-klubbens antagande är att platserna kommer att användas av dem som gör sekretessprövningar.

– Men fikahörnan delas med Skatteverkets personal. Därför ville vi ha en gardin som tog bort insynen, berättar Mona Bergman.

Gardin var dock uteslutet, fick de veta. För att komma runt problemet vreds i stället arbetsborden, en lösning facket är nöjt med.

– Det där fick vi bråka lite om. Jag tror att den typen av frågor kan bli svåra – just för att huset är helt nytt, säger Mona Bergman.

Håkan Viklund, enhetschef på Riksarkivet Härnösand, delar inte den farhågan. Eftersom anställda från olika verksamhetsdelar varit med och jobbat fram utformningen av arbetsplatsen har de återkommande haft avstämningar med arkitekter och inredare, förklarar han.

Att kontoret är aktivitetsbaserat var en beställning från myndigheten.

– Men allt har samverkats. Vi har haft individuella samtal med alla medarbetare, informerat om lösningar under hela byggprocessen och varit lyhörda för personliga behov, säger Håkan Viklund.

Oron förstår han. Det kommer att bli en omställning. Samtidigt har de flesta som testat det nya kontoret valt att jobba helt aktivitetsbaserat, betonar han.

– Det är en inre resa, för både chefer och medarbetare. Vi är alla olika förändringsbenägna och olika som individer.

Strax efter lunch hastar två flyttgubbar i neongröna t-shirts in genom lastporten till Riksarkivets lokaler vid Rosenbäcksallén. Med kroppen i 45-gradig vinkel skjuter de fullastade gallerburar ombord på den väntande lastbilen. Några minuter senare är ytterligare åtta ton arkivmaterial på väg mot Saltvik.

Allra tuffast i flytten har dock de handläggare som fortfarande kämpar med att hantera ärenden ”skyndsamt”, menar STs klubbordförande Mona Bergman.

– Vilket är måttligt enkelt när de får höra: ”Nu får ni inte peta på kyrkoarkiv till bokstaven P eftersom vi ska flytta det”.

Trots att det känns vemodigt att lämna Rosenbäcksallén tror Mona Bergman att både verksamhet och arbetsmiljö blir bättre i Saltvik.

– Riksarkivet är ett ställe där man jobbar väldigt länge – men det är ju inte på grund av huset. Det är för att man trivs med arbetsuppgifterna och kollegorna. Och dem tar man ju med sig.