God ny ordning – så får du struktur på jobbet och i tankarna

PÅ JOBBET: ARBETSMILJÖ2010-01-19
Nytt år och en ny röra. Men det går faktiskt att få ordning på allt från kalender till arbetsväska och huvud. Det handlar främst om tre saker: organisera, prioritera och planera.
Av:  Agneta Slonawski

Nyckeln till nya vanor är att tutta eld på de gamla. Och att göra det genast. Om det är överkomligt vill säga. Annars får man ta till det gamla hederliga listsystemet och beta av punkt för punkt för att få glädjen att stryka när varje sak är färdig.

– Det är aldrig rätt tillfälle att börja rensa ut och starta på nytt, så man får helt enkelt välja ett tillfälle och bestämma sig. Börja med att kartlägga vilka tidstjuvar du har just nu och fundera över vad du har för mål och syfte med de olika saker du vill åstadkomma. Begränsa dig gärna och ta en sak i taget, men börja någonstans inför ett nåbart mål. Det kan vara så att du bestämmer dig för att ta tag i väskan du har till arbetet först, säger Anett Bohman, organisationskonsult, som hållit ett antal kurser i konsten att effektivisera sitt liv.

Första målet kan alltså vara så enkelt som att få ordning på arbetsväskan. Steg ett: töm och städa ut. Lägg sedan saker du inte tror du kan leva utan i en »mellanstation«. Efter ett halvår kommer du antagligen att upptäcka att du inte alls saknar alla de saker som du dagligen gått och släpat runt på i din gamla väska.

Tjäna tid på rutiner

Ett annat tips är att lägga sakerna på samma ställe varje gång, oavsett om det handlar om väskan eller skrivbordet. Ungefär efter samma princip som att vi lägger besticken i samma kökslåda eller ställer in kastrullerna i samma köksskåp, dag efter annan.

– Genom att organisera och ställa saker på sina rätta ställen och göra saker till en vana, kan vi tjäna en halvtimma om dagen. Den intjänade stunden kan du använda till att lägga upp fötterna på bordet och reflektera, säger Anett Bohman.

Steg två är att planera väl. Inte att överplanera, utan att sätta upp realistiska mål för just mig. Och gärna så precisa som möjligt. Om jag vill ha en stor fest, kanske maj är en mer realistisk tidpunkt än mars. Det är alltid bra att skriva ned punkter om hur jag vill genomföra festen, om jag kan be om hjälp och delegera, i stället för att knäcka mig genom att klara av allt själv.

I planeringen ingår också att med en gång göra allt som går snabbt – en tumregel är att genast ta itu med det som går att göra på under fem minuter. Liksom att ta i de tunga uppgifterna på morgonkvisten, i stället för efter lunch då de flesta är trötta och dästa. Det är kanske då det passar att läsa mejlen och göra annat som kräver en låg insats.

Allt tar längre tid

Tänk också på att planera in luft i systemet. Har du möte nio till tio, så behövs det en timma extra i kalendern inför nästa möte, eftersom allt tar längre tid och eftersnacket i korridoren kan vara viktigt.

Anett Bohman lägger en alldeles särskild vikt vid att »eka«, som är en förkortning på »eget koncentrerat arbete«. Det kan vara ett möte med mig själv i bästa reflektionsanda eller en återhämtningspaus där jag går igenom dagens eller veckans övningar.

– Det är lite jobbigt första gången man ska ha tanketid och använda tiden till att reflektera och att planera sin tid, men jag lovar att det ger resultat och spar tid, säger Anett Bohman.

När man sedan lärt sig planera någorlunda är det bara att börja prioritera.

Första frågan att ställa, är vad som är viktigt för just dig – nu. Sedan handlar det om att inte överjobba saker, utan göra dem tillräckligt bra. Och träna sig på att vara nöjd med det.

Du kanske helt enkelt ska markera alla mejl på veckans första arbetsdag och trycka på delete-knappen. För att sedan börja på ny kula.    

Så får du ordning

…i väskan

  •  Välj rätt väska för ändamålet: exempelvis en vardagsväska för skola eller arbete och en större väska eller kasse för aktiviteter.
  • Ge allt fasta platser: exempelvis att alltid ha plånboken i ytter­facket, USB-minne och mobil i en liten väska i väskan och nycklarna i innerfacket.
  • Städa ur väskan varje helg och ladda på nytt inför den kommande veckan.
  • Lägg en del av sakerna hemma och andra saker i fickorna.

…på skrivbordet

  • Börja med att rensa ut och göra dig av med saker som du inte behöver.
  • Organisera dina kablar och sätt upp dem under skrivbordet med kabelrännor eller utmed väggarna.
  • Använd en stund varje morgon till att göra en lista över dagens övningar.
  • Ha radio eller annan musikmaskin i närheten, så att du kan koppla av och mikropausa under dagen.

…i kalendern

  • Skaffa en riktigt fin kalender som du gillar.
  • Skriv in det du ska göra med en gång.
  • Använd en stund varje söndag till att gå igenom almanackan.
  • Slutligen, försök att utvärdera hur mycket tid du har lagt på olika aktiviteter under den gångna veckan.

…i tankarna

  • Träna på att göra en sak i taget och fokusera på det du håller på med.
  • Stäng av mobilen på kvällar och helger.
  • Läs mejl/sms vid några bestämda tillfällen per dag, i stället för att avbryta.
  • Våga säga: »Nej tack« eller: »Låt mig fundera på saken«.
  • Gå igenom vad som skett under dagen.
  • Fundera över om du vill att något ska vara annorlunda. Vad ska du göra för att nå dit?
Innehållet i detta fält är privat och kommer inte att visas offentligt.
Genom att trycka på "Skicka" godkänner jag att mitt inlägg kan publiceras på webben och i papperstidningen. Redaktionen förbehåller sig rätten att granska och redigera kommentarer på samma sätt som insändare. Publicering sker först sedan inlägget granskats. Detta sker normalt under kontorstid. Publikt publicerar inte inlägg som innehåller personangrepp. Inte heller publiceras inlägg som handlar om något annat än ämnet för artikeln.