Undvik oreda i din dator

PÅ JOBBET: ORDNING OCH REDA2006-04-25
Ordning och reda. Två gyllene ledord som hängt med bra länge. Och de gäller lika väl för din dator som för allt annat i livet.
Av:  Christian Örjestål
Tänk dig ett bibliotek där alla böcker står i oordning. Du letar febrilt efter en viss bok men för att hitta den måste du söka av 100000 andra titlar. Så kan det se ut i din dator om du inte håller efter den och organiserar dina dokument. Här följer några enkla tips för att få ordning och reda i din pc. Observera att exemplen är gjorda för användare av Windows.

Filer och mappar

Moderna datorer får bara bättre och bättre lagringsmöjligheter. För att du som användare ska kunna hitta dina dokumentfiler måste de kunna ordnas efter ditt tycke och smak. Du bestämmer alltså i hög grad själv hur och var du ska spara dina filer.

Många sparar stora mängder filer på datorns skrivbord. Anledningen till att man gör det kanske är för att man snabbt ska kunna hitta filen. Men en annan orsak kan vara att man inte arbetat fram ett vettigt mappsystem i sin dator.

Mapparna är sorterade i ett slags trädstruktur med underliggande nya mappar. Som en rysk docka där varje skal avslöjar en ny docka med ett nytt innehåll. Och så kan det hålla på i evigheter.

Skapa mappar

I många program, som till exempel Microsoft Word, kan du skapa mappar direkt när du sparar ett dokument. Men det är kanske vanligare att bygga upp en mappstruktur i utforskaren eller direkt i mapparna.

Du kan radera eller flytta mappar genom att klicka och dra dem till antingen papperskorgen (för att radera) eller till en ny mapp (för att flytta). Du kan även kopiera eller klippa ut en mapp för att sedan klistra in den i en ny mapp.

Vad ska jag skapa för mappar?

Det bestämmer du så klart helt och hållet själv. Men ett enkelt system är att ordna saker efter ämnesområden. Mapparnas placering är viktig. Försök att hitta en logisk ordning när du sorterar.

Namnen på mapparna kan vara utförliga. Undvik att döpa dokument till förkortningar som du riskerar att glömma bort. »Budgetunderlag för enhet A inom myndigheten år 2005« är kanske ett bättre namn på en mapp än »BU 2005« som kan förväxlas med andra dokument och som dessutom inte berättar vad dokumentet innehåller.

På jobbet kan du även med fördel ha en mapp som du döper till »privat« där du sparar dokument som inte direkt har med ditt jobb att göra.

Ordning bland alla länkar

I webbläsaren är det vanligt att bokmärkena, eller favoriterna som de också kallas, hamnar huller om buller. För att ordna ett mappsystem bland dina favoriter finns det två sätt att gå till väga. Du kan använda kommandot »ordna favoriter« i Explorer. Där kan man enkelt skapa nya mappar och dra favoriter till respektive mapp.

Favoriterna samlas även på din hårddisk och det går bra att ändra bland dem även där. Det kan dessutom vara lite mer överskådligt att göra det den vägen.

Sortera e-post

Olika e-postprogram har olika lösningar för mappar. Men det finns alltid funktioner för att skapa mappar där man kan samla e-post för att enklare kunna lokalisera ett visst specifikt e-brev. Microsofts Outlook fungerar till exempel mer eller mindre som utforskaren i Windows, med en trädstruktur som alltid är synlig till vänster i programmet. Man kan även styra inkommande e-post till specifika mappar genom att göra vissa justeringar i e-postprogrammets inställningar. Här kan det finnas skillnader mellan program, men oftast är det ganska enkelt.

Om jag ändå inte hittar det där viktiga dokumentet?

Windows har ett inbyggt sökverktyg som du hittar i startmenyn. Men det programmet har fått kritik för att vara långsamt och för att det dessutom inte söker bland e-postmeddelanden, kontakter eller i kalendern.

Alternativet till det inbyggda sökprogrammet kan vara program som till exempel Google Desktop Search eller Yahoo Desktop Search. De är program som indexerar all information på din dator och därför blir mycket snabbare och effektivare än Windows sökfunktion.

Räkna med att sökfunktionen i nästa version av Windows, som kommer inom ett år, lär vara kraftigt förbättrad jämfört med dagens. Till dess kan det dock vara värt att ladda ned ett separat sökprogram.

OLIKA FORMER AV ORDNING

1. I Nick Hornbys bok High Fidelity startar huvudpersonen Rob ett enormt projekt när hans flickvän lämnar honom. Han bestämmer sig för att sortera om sina tusentals vinylskivor. Inte i bokstavsordning, inte i genreordning. Nej, Rob vill ha den ordning och reda i sin skivsamling som han inte kan få i sitt privatliv. Han sorterar därför skivorna i precis den ordning han köpt dem. Från den första singeln när han var barn till den senaste skivan som vuxen. Imponerande.

2. Pippi Långstrump bor utan föräldrar tillsammans med en häst och en apa i ett gammalt hus. Pippis honnörsord tycks vara oordning och oreda mer är något annat för hemma hos Pippi är det mer än bara hennes strumpor som är omaka.

3. Joakim Von Anka är världens rikaste och han förvarar alla sina pengar i sin pengabinge. Där dyker han omkring bland pengarna och även om det ser ut som att alla hans pengar ligger huller om buller så upptäcker Joakim alltid om några pengar saknas. Den logiska förklaringen är att Joakim har koll på varenda slant han äger och att han därför har en helt egen ordning som bara han kan tyda.

Innehållet i detta fält är privat och kommer inte att visas offentligt.
Genom att trycka på "Skicka" godkänner jag att mitt inlägg kan publiceras på webben och i papperstidningen. Redaktionen förbehåller sig rätten att granska och redigera kommentarer på samma sätt som insändare. Publicering sker först sedan inlägget granskats. Detta sker normalt under kontorstid. Publikt publicerar inte inlägg som innehåller personangrepp. Inte heller publiceras inlägg som handlar om något annat än ämnet för artikeln.