Annons:
Aktivitetsbaserat kontor
Fördjupning
AVLinus Hellerstedt1 kommentarerTyck till!

Rum för variation i aktivitetsbaserat kontor

Pingisbord och löpband – men inget eget skrivbord. Marie-Louise Häggman på Trafikverket var skeptisk inför flytten till aktivitetsbaserat kontor. ”Även om allt inte är perfekt har det ändå blivit mycket bättre än befarat”, säger hon.

ST-medlemmen Marie-Louise Häggman har dragit sin leopardmönstrade rullväska med dator, papper och andra tillhörigheter till det av skärmar inramade skrivbordet för att ringa några videosamtal. Hon jobbar som sekreterare åt en av avdelningscheferna på Trafikverkets kontor i Göteborg och nio gånger av tio börjar hennes arbetsdag någonstans här i den aktiva zonen, där skrivborden står i grupper om åtta. Även om det inte blir att hon sitter vid samma bord varje dag.

Medarbetarna har ett personligt skåp med kodlås och en "verktygslåda" för att kunna bära omkring dator, lurar, pennor, papper och annat som kan tänkas behövas i jobbet. Men Marie-Louise Häggman har bytt ut sin låda mot den leopardmönstrade väskan på hjul.

– Det blir mer personligt, och lite roligare så. Sedan är den också smidigare och belastar inte axlar och rygg. Den matchar mina skor ganska fint i dag, dessutom, säger hon och kopplar upp datorn till de båda skärmarna på skrivbordet.

Hon drar på sig hörlurarna men behöver ett hårband, så det blir till att traska bort till skåpet och tillbaka. Sedan ställer hon in stolen.

Runt omkring är en handfull kolleger upptagna med sitt. En ackompanjerar ett videomöte genom att humma lågmält, som för att inte störa de andra. Någon annan ringer samtal i ett betydligt högre tonläge. En tredje plitar tystlåtet på ett textdokument.

Marie-Louise Häggman trivs med att sitta i den aktiva zonen.

– Jag är ganska sprallig och social som person och behöver antingen ha det ganska så tyst eller inte alls tyst. När jag verkligen behöver koncentrera mig sätter jag mig i den lugna zonen. Helt ljudlöst är inte riktigt nödvändigt för min del.

 

Det var efter sommaren förra året som Trafikverkets medarbetare i Göteborg flyttade in i det nya aktivitetsbaserade regionkontoret. Här jobbar mellan 800 och 900 personer. Men i dag, mitt i veckan, är det resdag för många och därför gott om plats.

– På måndagar och fredagar kan det däremot vara svårt att få plats där man helst vill sitta för stunden, säger Marie-Louise Häggman.

Tanken med det aktivitetsbaserade arbetssättet, förklarar hon, är just att medarbetaren ska sitta, stå, gå eller ligga på den yta i kontoret som är mest lämplig för de aktuella arbetsuppgifterna.

Det betyder någonstans på de sex våningsplanen, i någon av de fyra typerna av zoner – aktiv, mellan, lugn eller tyst. Vissa våningsplan och platser är dock reserverade för personer med exempelvis säkerhetsklassade arbetsuppgifter.

Det är inte bara i Göteborg som Trafikverket valt aktivitetsbaserad kontorsmiljö. Redan tidigare fanns det bland annat på kontoren i Malmö och Solna.

Undersökning: I vilken typ av kontor sitter du?

Myndighetens övergång till aktivitetsbaserade kontor har under tre år följts av forskare från Högskolan i Gävle. Deras studie fokuserar på vilka effekter en sådan kontorslösning har på arbetsmiljö och produktivitet.

Forskarna lät ett antal medarbetare utföra koncentrationskrävande arbetsuppgifter för att se hur de påverkades av att sitta i olika zoner. Bäst presterade de som satt i väl ljudisolerade rum. I en tyst zon var prestationen på medelnivå, och i den aktiva zonen var prestationen sämst jämfört med övriga zoner.


Men studiens projektledare Helena Jahncke, docent i arbetshälsovetenskap vid Högskolan i Gävle och analytiker på Myndigheten för arbetsmiljökunskap, framhåller att det inte betyder att ett aktivitetsbaserat arbetssätt är dåligt för den som har koncentrationskrävande arbetsuppgifter.

– Nej, resultaten visar att det har betydelse för din prestation vilken zon du sitter i. Och tanken med det aktivitetsbaserade är att man ska kunna utföra arbetsuppgifter i den miljö som stödjer dem bäst, för att produktiviteten ska höjas, säger hon.

Forskarna undersökte också hur medarbetarnas inställning till jobbet påverkades, och hur meningsfullt arbetet upplevdes. Där syntes ingen skillnad. Däremot minskade känslan av att vara delaktig i en gemenskap.

– Om man spekulerar kring vad det beror på så sitter man ju inte lika nära samma kolleger hela tiden som man kanske gjorde tidigare, säger Helena Jahncke.

På två av de fyra av Trafikverkets kontor som studerades minskade också upplevelsen av ett så kallat relationsinriktat ledarskap. Cheferna upplevdes delta mindre i det sociala samspelet när kontoret blev aktivitetsbaserat, visade studien.

– Relationsinriktat ledarskap har ett särskilt samband med medarbetarnas välmående. Därför är det inte positivt om man upplever att ledarna har mindre av det beteendet, säger Helena Jahncke.

Förarbetet är a och o för att ett aktivitetsbaserat kontor ska ha de positiva effekter på de anställdas produktivitet som det är tänkt, poängterar hon. Snarare än att haka på en trend bör arbetsgivaren sträva efter att ha ett kontor som är lämpligt för verksamheten.

En sak som Helena Jahncke inte undersökt är hur effektiva aktivitetsbaserade kontor är ur ett kostnadsperspektiv.

– Men vi har tidigare gjort studier av hur ljud i kontorslandskap påverkar prestation. Utifrån det tapp vi då såg i prestation kan man tänka sig att det kan bli förlorade arbetstimmar för medarbetare som har ett koncentrationskrävande arbete. Aktivitetsbaserade kontor kan vara en lösning på det problemet, om medarbetarna får tillgång till tysta zoner eller rum, säger hon.

 

Även om hon senare ändrade uppfattning, var Marie-Louise Häggman till en början skeptisk när Trafikverkets medarbetare i Göteborg fick veta att de skulle flytta till ett aktivitetsbaserat kontor.

– Just det här att man inte längre fick ha sin egen plats utan skulle behöva flytta omkring, det oroade mig ganska rejält, säger hon.

Innan de nya lokalerna färdigställdes fick medarbetarna möjlighet att tycka till och komma med förslag. Marie-Louise Häggman var långt ifrån ensam om sin skepsis, berättar Linda Fors, projektledare och regionalt ansvarig för arbetsmiljö och lokaler:

– Jag möttes av en hel del negativitet inför det här projektet och det var många oroliga röster. Men så här i efterhand upplever jag att de allra flesta nu är mer positivt inställda, säger hon.

Själv brukar Linda Fors välja mellan tre olika kontorsplatser under en arbetsdag.

– I min roll är det alltid många som vill prata med mig när jag går runt på kontoret och det är så klart trivsamt. Men ibland behöver jag också ha möjlighet att koncentrera mig.

För att möta behov, kritik och oro brukar hon medvetet försöka röra sig runt i lokalerna. Att hålla koll på hur förhållningsreglerna för det aktivitetsbaserade arbetssättet följs och fungerar är en viktig del av hennes jobb, förklarar hon.

– Precis som effektiviteten. Det pågår hela tiden en utvärdering för att säkerställa att vi använder lokalerna på bästa tänkbara sätt.

Det händer att Linda Fors får signaler om att det inte riktigt fungerar någonstans. Då brukar hon gå dit och provjobba en stund, berättar hon.

Både hon och Marie-Louise Häggman brukar använda något av kontorets svarta gåband när de jobbar. Regelbundet, fast ganska oregelbundet beroende på vilka arbetsuppgifter man har att utföra för tillfället, påpekar Linda Fors.

När vi kryssar oss fram i byggnaden tvingas vi kliva över just ett sådant gåband i behov av reparation, som hon konstaterar egentligen inte ska stå där.

På sjätte våningen finns den lounge som, enligt de båda kollegerna, är hett eftertraktad.

– På förra kontoret hade vi "flärdfyran" och "sunksexan". Men detta är lyxvåningen på riktigt. Det är här alla slåss om att sitta, säger Marie-Louise Häggman och vinklar händerna mot en utsikt över centrala Göteborg och de höga lyftkranarna vid Västlänksbygget.

 

Hon sträcker sig efter ett pingisracket från lådan på fönsterbrädet. Linda Fors kontrar, servar och de spelar några bollar. En whiteboard med rödmålade kanter vid pingisbordets ena kortsida vittnar om att det är tänkt som ett aktivt mötesbord.

Men så har det inte riktigt blivit, även om det händer att it-avdelningen pratar jobb under rundpingisen, enligt Linda Fors.

– Det var väl vissa som undrade varför vi skulle ha sådant trams som pingisbord, gåband och cyklar när vi presenterade projektet. Men även om det inte passar alla så blev det ändå en ganska trevlig möjlighet till avkoppling på jobbet. Fast själv är jag heller aldrig med på rundpingis, säger hon.

En del medarbetare har också påpekat att både gåbanden och pingisborden låter en del. Från början var nätet av aluminium, men det byttes snabbt ut, av just den anledningen. Att gåbanden surrar lite får man nog räkna med om man sätter sig i en sådan zon, menar Linda Fors.

Den som lämnar sin plats i mer än två timmar ska städa av bordet och ta med sig sina saker, så att någon annan kan ta platsen. För att inte riskera att bryta mot den regeln tar Marie-Louise Häggman hissen ett par våningar ned igen.

– Så är reglerna. Även om det kan vara lite omständligt att behöva plocka sina grejer ut och in ur skåpet, säger hon.

För den som behöver någon form av ergonomiska hjälpmedel kan kontorets utformning ställa till lite större problem. Specialbeställda stolar eller armstöd får inte plats i de ganska små skåpen, säger Marie-Louise Häggman. Att stuva undan hjälpmedlen på avsedd plats, ibland flera gånger om dagen, för att gå på möte och sedan hämta upp alltsammans igen när man behöver dem kan bli ganska bökigt.

Därför använder hon inte sitt eget armstöd så mycket som hon kanske borde. Det blir så, säger hon och visar ett fönsterlöst förråd där hennes grejer ligger uppradade på hyllan.

I ett annat fönsterlöst förvaringsutrymme kan man parkera sin särskilt utformade stol över natten. Det verkar vara lite av en kyrkogård för sittdon, där uttjänta stolar blandats med sådana som faktiskt används, konstaterar Marie-Louise Häggman och lyfter på ett trasigt nackstöd. Men de flesta pryds ändå av fasttejpade lappar med "ägarens" för- och efternamn.

Efter en lite upphackad förmiddag behöver Marie-Louise Häggman avverka några timmars arbete med fakturor. Hon packar den leopardmönstrade väskan och förflyttar sig till lugn zon.

I samband med flytten fick de anställda gå på föreläsning och ha workshoppar om regler, förhållningssätt och att förebygga stress i den aktivitetsbaserade kontorslösningen, berättar hon. Stor vikt lades också på effektiva sätt att arbeta.

Ur effektivitetsperspektiv är Marie-Louise Häggman numera nöjd med hur kontoret blev. En fördel, menar hon, är att det verkligen går att byta plats om man måste koncentrera sig. Den möjligheten fanns inte tidigare, när hon och de flesta av hennes kolleger satt i ett traditionellt kontorslandskap.

I sitt jobb reser hon till Trafikverkets kontor i Solna två eller tre gånger i månaden. Det är en av orsakerna till att detaktivitetsbaserade kontoret fungerar bra för henne. Men en omorganisation innebär att hennes resande kommer att minska.

– Så fråga mig om ett år igen, så får vi se hur det blir, säger Marie-Louise Häggman.

 
Rätt person på rätt plats

● Arbetsgivaren är ansvarig för att det aktivitetsbaserade kontoret har ytor och rum att dra sig undan till. Men individen har eget ansvar för att byta plats efter behov. 
● Var och en bör reflektera över hur ljud och andra störningar från omgivningen påverkar prestationen och byta miljö när det behövs koncentration på arbetsuppgiften. 
● Medarbetarna behöver ha ett digitalt arbetssätt, och inte bära omkring på papper som egentligen inte behövs.

Rådgivare: Helena Jahncke

Inlagt av Kjell Bergqvist tors, 03/21/2019 - 06:58
Jag har varit med om detta under jobbatiden. Nu har Trafikverket utvecklat arbetsplatsen på gränsen till effektivitetens vansinne. Stackars anställda!
NaturvårdsverketNyhetI vårändringsbudgeten får Naturvårdsverket tillbaka omkring 1,2 miljarder kronor på de anslag som i M-KD-budgeten drogs ned med 2,7 miljarder kronor. Men ovisshet om myndigheten får använda anslaget till egen personal försenar arbetet, säger generaldirektören Björn Risinger till Publikt.
MIGRATIONSVERKETNyhetFrån årsskiftet ska Migrationsverket sköta migrationsverksamheten vid ambassader och konsulat. Myndigheten tar därmed också över ansvaret för en del av utlandspersonalen.
Statens institutionsstyrelseNyhetRegeringen har gett Statskontoret i uppdrag att genomföra en översyn av verksamheten vid Statens institutionsstyrelse, SiS. Också Inspektionen för vård och omsorg, IVO, ska granska SiS. Beskedet välkomnas av ST.
Individuell lönesättningFördjupningDen som presterar bra ska få mer betalt. Det är grundtanken bakom individuell lönesättning. Men forskning visar att sambandet mellan lön och prestation är svagt. Många vet inte ens vad de ska göra för att få mer i plånboken.
A-kassanNyhetDet är fortfarande stora skillnader i bedömningar mellan a-kassorna och Arbetsförmedlingen när de bedömer arbetslösas rätt till ersättning. Det konstaterar Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen, IAF, i en rapport.
FÖRSÄKRINGSKASSANNyhetRegeringskansliet försökte påverka vilka uppgifter som Försäkringskassan lämnade ut till medier i samband med att generaldirektören Ann-Marie Begler sparkades. Det framgår av mejl som Dagens Nyheter tagit del av.
StatsbudgetenNyhetDet gick bra för staten under 2018. I sin årsredovisning pekar regeringen på att statens budget gick med 80 miljarder kronor i överskott under året. Det är 18 miljarder kronor bättre än under 2018.
ARBETSMILJÖVERKETNyhetEftersom Arbetsmiljöverket inte fick något höjt budgetanslag blir det en sänkt ambitionsnivå för verksamheten i år. Fortsätter åtstramningarna kan det bli tal om varsel kommande år. ”Vi måste ju hålla personalen på en nivå som vi har pengar till”, säger generaldirektör Erna Zelmin Ekenhem till Publikt.
DigitaliseringNyhetStaten måste se till att alla privatpersoner kan skaffa sig e-legitimation och att en lösning för e-legitimation i tjänsten tas fram. Det kravet framför nu Sveriges kommuner och landsting, SKL, till regeringen.
FörsäkringskassanNyhetFörsäkringskassan har fått en mer restriktiv inställning till att medarbetare distansarbetar, skriver medarbetaren Christer Järild i en debattartikel i Publikt. Enligt honom förekommer det att reglerna tillämpas godtyckligt och medarbetare med funktionsnedsättningar upplever att deras arbetsmiljö försämrats.
UpphovsrättNyhetEUs ministerråd röstade ja till det nya upphovsrättsdirektivet, som sedan tidigare godkänts av EU-parlamentet. Direktivet fick 19 ja-röster, medan Sverige och ytterligare fem länder röstade mot.
PostnordNyhetVi måste minska våra krav på tillgänglighet och utdelning för att säkra postservicen till alla i hela landet. Den varningsflaggan hissar Post- och telestyrelsen, PTS, i en rapport om postmarknadens utveckling.
ArbetsmiljöNyhetSjuktalen för unga statsanställda är oväntat höga. Därför gör Arbetsgivarverket och Vinnova en satsning för att hitta metoder att motverka ohälsan bland unga medarbetare på myndigheterna.
ARBETSFÖRMEDLINGENNyhetTrots att myndigheten står inför det ”största varslet i modern tid” gav regeringen inte Arbetsförmedlingen något extra anslag i vårändringsbudgeten. ”Nu finns det inga pengar till att lindra fallet”, säger STs avdelningsordförande Fredrik Andersson.
OffentlighetsprincipenNyhetJustitieombudsmannen, JO, riktar återigen kritik mot utrikesdepartementet, UD, för hanteringen av allmänna handlingar. JO är mycket kritisk till att en journalist fått vänta mer än ett halvår på besked om handlingar han begärt.
KulturNyhetRiksrevisionen inleder en granskning av effekterna av fri entré till de statliga museerna, sedan regeringen i budgetpropositionen föreslagit att museerna ska fortsätta med gratis inträde.
MigrationNyhetEn tidigare anställd på Migrationsverket greps på torsdagen misstänkt för att på falska grunder ha hjälpt 121 afghaner att få visum till Sverige, uppger SVT. Mannen släpptes senare, men utredningen fortsätter.
KRIMINALVÅRDENNyhetUnder en övning för personal inom Kriminalvården som bär pepparsprej blev ett vakthavande befäl sprejad med skarp sprej i ansiktet av en kollega. Det hela var ett misstag till följd av ett tänkt skämt där skarp sprej förväxlades med oskarp, enligt en internutredning.
STNyhetSamma dag som vårändringsbudgeten presenterades samlades anställda och fackligt förtroendevalda inom ST utanför riksdagen för att protestera mot att regeringen inte skjuter till mer pengar till Arbetsförmedlingen. ”Om neddragningarna blir verklighet så raderas förutsättningarna för en nationell sammanhållen arbetsmarknadspolitik”, säger STs ordförande Britta Lejon till Publikt.
KRIMINALVÅRDENNyhetKriminalvården fick 335 extra miljoner kronor i vårändringsbudgeten. Men myndigheten hade begärt 800 miljoner. ”Det här löser inte våra problem”, säger STs avdelningsordförande Per Sunneborn.
ArbetsmiljöNyhetDet behövs stora utbildningssatsningar för att klara företagshälsovårdens behov av kompetensförsörjning, konstaterar Myndigheten för arbetsmiljökunskap, Mynak, i en ny rapport.
BrottslighetNyhetKnappt 450 personer har dömts till 1 100 år i fängelse sedan 2014. Det är resultatet av tolv myndigheters samverkan mot den organiserade brottslighet, som nu redovisas i en ny rapport.
StatsbudgetenNyhetSom väntat får inte Arbetsförmedlingen något extra tillskott i regeringens vårändringsbudget, som presenterades på onsdagen. Kriminalvården får inte de medel myndigheten begärt och satsningen på att bygga ut högskolan försenas. Däremot får Regeringskansliet mer pengar och fri entré på statliga museer återinförs.
LantmäterietNyhetLantmäteriet har fått fram 53 nya arbetstillfällen i Kiruna. Satsningen är en del av kompensationen för avvecklingen av statliga Radiotjänst som läggs ned 2020, rapporterar P4 Norrbotten.
RiksrevisionenNyhetRiksrevisionens granskningar av regeringen och myndigheterna leder till resultat. Det visar myndigheten i sin årliga uppföljningsrapport.
POSTNORDNyhetPå koncernstyrelsens initiativ får Postnords vd Håkan Ericsson och finanschefen Gunilla Berg lämna sina jobb med omedelbar verkan. ”ST ställer sig bakom beslutet”, säger STs vice avdelningsordförande Per-Åke Alenius.
StatsförvaltningNyhetRiksdagens konstitutionsutskott, KU, granskar nu hur det gick till när de två generaldirektörerna Ann-Marie Begler, Försäkringskassan, och Ulla Sandborgh, Svenska kraftnät, fick lämna sina myndigheter. På måndagen höll utskottet två förhör.
SkogsstyrelsenNyhetEfter avslutade förhandlingar står det klart att totalt 38 tjänster försvinner på Skogsstyrelsen. Det är klart färre än de 124 som varslades. ”Arbetsgivaren tog i uppåt”, säger Royne Andersson, STs avdelningsordförande.
JÄMSTÄLLDHETNyhetGenom en ny handbok vill Sveriges kvinnolobby driva på för förbättrad jämställdhet i arbetslivet via kollektivavtal. ”Vår bild är att kollektivavtalen skulle kunna användas betydligt mer än man gör i dag”, säger Jenny Andersson på Sveriges kvinnolobby.