Annons:
Aktivitetsbaserat kontor
Fördjupning
AVLinus Hellerstedt1 kommentarerTyck till!

Rum för variation i aktivitetsbaserat kontor

Pingisbord och löpband – men inget eget skrivbord. Marie-Louise Häggman på Trafikverket var skeptisk inför flytten till aktivitetsbaserat kontor. ”Även om allt inte är perfekt har det ändå blivit mycket bättre än befarat”, säger hon.

ST-medlemmen Marie-Louise Häggman har dragit sin leopardmönstrade rullväska med dator, papper och andra tillhörigheter till det av skärmar inramade skrivbordet för att ringa några videosamtal. Hon jobbar som sekreterare åt en av avdelningscheferna på Trafikverkets kontor i Göteborg och nio gånger av tio börjar hennes arbetsdag någonstans här i den aktiva zonen, där skrivborden står i grupper om åtta. Även om det inte blir att hon sitter vid samma bord varje dag.

Medarbetarna har ett personligt skåp med kodlås och en "verktygslåda" för att kunna bära omkring dator, lurar, pennor, papper och annat som kan tänkas behövas i jobbet. Men Marie-Louise Häggman har bytt ut sin låda mot den leopardmönstrade väskan på hjul.

– Det blir mer personligt, och lite roligare så. Sedan är den också smidigare och belastar inte axlar och rygg. Den matchar mina skor ganska fint i dag, dessutom, säger hon och kopplar upp datorn till de båda skärmarna på skrivbordet.

Hon drar på sig hörlurarna men behöver ett hårband, så det blir till att traska bort till skåpet och tillbaka. Sedan ställer hon in stolen.

Runt omkring är en handfull kolleger upptagna med sitt. En ackompanjerar ett videomöte genom att humma lågmält, som för att inte störa de andra. Någon annan ringer samtal i ett betydligt högre tonläge. En tredje plitar tystlåtet på ett textdokument.

Marie-Louise Häggman trivs med att sitta i den aktiva zonen.

– Jag är ganska sprallig och social som person och behöver antingen ha det ganska så tyst eller inte alls tyst. När jag verkligen behöver koncentrera mig sätter jag mig i den lugna zonen. Helt ljudlöst är inte riktigt nödvändigt för min del.

 

Det var efter sommaren förra året som Trafikverkets medarbetare i Göteborg flyttade in i det nya aktivitetsbaserade regionkontoret. Här jobbar mellan 800 och 900 personer. Men i dag, mitt i veckan, är det resdag för många och därför gott om plats.

– På måndagar och fredagar kan det däremot vara svårt att få plats där man helst vill sitta för stunden, säger Marie-Louise Häggman.

Tanken med det aktivitetsbaserade arbetssättet, förklarar hon, är just att medarbetaren ska sitta, stå, gå eller ligga på den yta i kontoret som är mest lämplig för de aktuella arbetsuppgifterna.

Det betyder någonstans på de sex våningsplanen, i någon av de fyra typerna av zoner – aktiv, mellan, lugn eller tyst. Vissa våningsplan och platser är dock reserverade för personer med exempelvis säkerhetsklassade arbetsuppgifter.

Det är inte bara i Göteborg som Trafikverket valt aktivitetsbaserad kontorsmiljö. Redan tidigare fanns det bland annat på kontoren i Malmö och Solna.

Undersökning: I vilken typ av kontor sitter du?

Myndighetens övergång till aktivitetsbaserade kontor har under tre år följts av forskare från Högskolan i Gävle. Deras studie fokuserar på vilka effekter en sådan kontorslösning har på arbetsmiljö och produktivitet.

Forskarna lät ett antal medarbetare utföra koncentrationskrävande arbetsuppgifter för att se hur de påverkades av att sitta i olika zoner. Bäst presterade de som satt i väl ljudisolerade rum. I en tyst zon var prestationen på medelnivå, och i den aktiva zonen var prestationen sämst jämfört med övriga zoner.


Men studiens projektledare Helena Jahncke, docent i arbetshälsovetenskap vid Högskolan i Gävle och analytiker på Myndigheten för arbetsmiljökunskap, framhåller att det inte betyder att ett aktivitetsbaserat arbetssätt är dåligt för den som har koncentrationskrävande arbetsuppgifter.

– Nej, resultaten visar att det har betydelse för din prestation vilken zon du sitter i. Och tanken med det aktivitetsbaserade är att man ska kunna utföra arbetsuppgifter i den miljö som stödjer dem bäst, för att produktiviteten ska höjas, säger hon.

Forskarna undersökte också hur medarbetarnas inställning till jobbet påverkades, och hur meningsfullt arbetet upplevdes. Där syntes ingen skillnad. Däremot minskade känslan av att vara delaktig i en gemenskap.

– Om man spekulerar kring vad det beror på så sitter man ju inte lika nära samma kolleger hela tiden som man kanske gjorde tidigare, säger Helena Jahncke.

På två av de fyra av Trafikverkets kontor som studerades minskade också upplevelsen av ett så kallat relationsinriktat ledarskap. Cheferna upplevdes delta mindre i det sociala samspelet när kontoret blev aktivitetsbaserat, visade studien.

– Relationsinriktat ledarskap har ett särskilt samband med medarbetarnas välmående. Därför är det inte positivt om man upplever att ledarna har mindre av det beteendet, säger Helena Jahncke.

Förarbetet är a och o för att ett aktivitetsbaserat kontor ska ha de positiva effekter på de anställdas produktivitet som det är tänkt, poängterar hon. Snarare än att haka på en trend bör arbetsgivaren sträva efter att ha ett kontor som är lämpligt för verksamheten.

En sak som Helena Jahncke inte undersökt är hur effektiva aktivitetsbaserade kontor är ur ett kostnadsperspektiv.

– Men vi har tidigare gjort studier av hur ljud i kontorslandskap påverkar prestation. Utifrån det tapp vi då såg i prestation kan man tänka sig att det kan bli förlorade arbetstimmar för medarbetare som har ett koncentrationskrävande arbete. Aktivitetsbaserade kontor kan vara en lösning på det problemet, om medarbetarna får tillgång till tysta zoner eller rum, säger hon.

 

Även om hon senare ändrade uppfattning, var Marie-Louise Häggman till en början skeptisk när Trafikverkets medarbetare i Göteborg fick veta att de skulle flytta till ett aktivitetsbaserat kontor.

– Just det här att man inte längre fick ha sin egen plats utan skulle behöva flytta omkring, det oroade mig ganska rejält, säger hon.

Innan de nya lokalerna färdigställdes fick medarbetarna möjlighet att tycka till och komma med förslag. Marie-Louise Häggman var långt ifrån ensam om sin skepsis, berättar Linda Fors, projektledare och regionalt ansvarig för arbetsmiljö och lokaler:

– Jag möttes av en hel del negativitet inför det här projektet och det var många oroliga röster. Men så här i efterhand upplever jag att de allra flesta nu är mer positivt inställda, säger hon.

Själv brukar Linda Fors välja mellan tre olika kontorsplatser under en arbetsdag.

– I min roll är det alltid många som vill prata med mig när jag går runt på kontoret och det är så klart trivsamt. Men ibland behöver jag också ha möjlighet att koncentrera mig.

För att möta behov, kritik och oro brukar hon medvetet försöka röra sig runt i lokalerna. Att hålla koll på hur förhållningsreglerna för det aktivitetsbaserade arbetssättet följs och fungerar är en viktig del av hennes jobb, förklarar hon.

– Precis som effektiviteten. Det pågår hela tiden en utvärdering för att säkerställa att vi använder lokalerna på bästa tänkbara sätt.

Det händer att Linda Fors får signaler om att det inte riktigt fungerar någonstans. Då brukar hon gå dit och provjobba en stund, berättar hon.

Både hon och Marie-Louise Häggman brukar använda något av kontorets svarta gåband när de jobbar. Regelbundet, fast ganska oregelbundet beroende på vilka arbetsuppgifter man har att utföra för tillfället, påpekar Linda Fors.

När vi kryssar oss fram i byggnaden tvingas vi kliva över just ett sådant gåband i behov av reparation, som hon konstaterar egentligen inte ska stå där.

På sjätte våningen finns den lounge som, enligt de båda kollegerna, är hett eftertraktad.

– På förra kontoret hade vi "flärdfyran" och "sunksexan". Men detta är lyxvåningen på riktigt. Det är här alla slåss om att sitta, säger Marie-Louise Häggman och vinklar händerna mot en utsikt över centrala Göteborg och de höga lyftkranarna vid Västlänksbygget.

 

Hon sträcker sig efter ett pingisracket från lådan på fönsterbrädet. Linda Fors kontrar, servar och de spelar några bollar. En whiteboard med rödmålade kanter vid pingisbordets ena kortsida vittnar om att det är tänkt som ett aktivt mötesbord.

Men så har det inte riktigt blivit, även om det händer att it-avdelningen pratar jobb under rundpingisen, enligt Linda Fors.

– Det var väl vissa som undrade varför vi skulle ha sådant trams som pingisbord, gåband och cyklar när vi presenterade projektet. Men även om det inte passar alla så blev det ändå en ganska trevlig möjlighet till avkoppling på jobbet. Fast själv är jag heller aldrig med på rundpingis, säger hon.

En del medarbetare har också påpekat att både gåbanden och pingisborden låter en del. Från början var nätet av aluminium, men det byttes snabbt ut, av just den anledningen. Att gåbanden surrar lite får man nog räkna med om man sätter sig i en sådan zon, menar Linda Fors.

Den som lämnar sin plats i mer än två timmar ska städa av bordet och ta med sig sina saker, så att någon annan kan ta platsen. För att inte riskera att bryta mot den regeln tar Marie-Louise Häggman hissen ett par våningar ned igen.

– Så är reglerna. Även om det kan vara lite omständligt att behöva plocka sina grejer ut och in ur skåpet, säger hon.

För den som behöver någon form av ergonomiska hjälpmedel kan kontorets utformning ställa till lite större problem. Specialbeställda stolar eller armstöd får inte plats i de ganska små skåpen, säger Marie-Louise Häggman. Att stuva undan hjälpmedlen på avsedd plats, ibland flera gånger om dagen, för att gå på möte och sedan hämta upp alltsammans igen när man behöver dem kan bli ganska bökigt.

Därför använder hon inte sitt eget armstöd så mycket som hon kanske borde. Det blir så, säger hon och visar ett fönsterlöst förråd där hennes grejer ligger uppradade på hyllan.

I ett annat fönsterlöst förvaringsutrymme kan man parkera sin särskilt utformade stol över natten. Det verkar vara lite av en kyrkogård för sittdon, där uttjänta stolar blandats med sådana som faktiskt används, konstaterar Marie-Louise Häggman och lyfter på ett trasigt nackstöd. Men de flesta pryds ändå av fasttejpade lappar med "ägarens" för- och efternamn.

Efter en lite upphackad förmiddag behöver Marie-Louise Häggman avverka några timmars arbete med fakturor. Hon packar den leopardmönstrade väskan och förflyttar sig till lugn zon.

I samband med flytten fick de anställda gå på föreläsning och ha workshoppar om regler, förhållningssätt och att förebygga stress i den aktivitetsbaserade kontorslösningen, berättar hon. Stor vikt lades också på effektiva sätt att arbeta.

Ur effektivitetsperspektiv är Marie-Louise Häggman numera nöjd med hur kontoret blev. En fördel, menar hon, är att det verkligen går att byta plats om man måste koncentrera sig. Den möjligheten fanns inte tidigare, när hon och de flesta av hennes kolleger satt i ett traditionellt kontorslandskap.

I sitt jobb reser hon till Trafikverkets kontor i Solna två eller tre gånger i månaden. Det är en av orsakerna till att detaktivitetsbaserade kontoret fungerar bra för henne. Men en omorganisation innebär att hennes resande kommer att minska.

– Så fråga mig om ett år igen, så får vi se hur det blir, säger Marie-Louise Häggman.

 
Rätt person på rätt plats

● Arbetsgivaren är ansvarig för att det aktivitetsbaserade kontoret har ytor och rum att dra sig undan till. Men individen har eget ansvar för att byta plats efter behov. 
● Var och en bör reflektera över hur ljud och andra störningar från omgivningen påverkar prestationen och byta miljö när det behövs koncentration på arbetsuppgiften. 
● Medarbetarna behöver ha ett digitalt arbetssätt, och inte bära omkring på papper som egentligen inte behövs.

Rådgivare: Helena Jahncke

Inlagt av Kjell Bergqvist tors, 03/21/2019 - 06:58
Jag har varit med om detta under jobbatiden. Nu har Trafikverket utvecklat arbetsplatsen på gränsen till effektivitetens vansinne. Stackars anställda!
ARBETSFÖRMEDLINGENNyhetMitt i nedläggningen av lokalkontor startar också Arbetsförmedlingen nya kontor i Falun och Norrköping. De nya kontoren är del av en ny enhet som ska sköta kontroll av hur arbetssökande följer reglerna.
TCONyhetNu har jakten startat på en ny TCO-ordförande efter Eva Nordmark, som blivit arbetsmarknadsminister. En av flera personer som figurerar i förhandsspekulationerna som hennes efterträdare är Fackförbundet STs ordförande Britta Lejon.
StatsförvaltningNyhetAndelen statsanställda med utländsk bakgrund fortsätter att öka, enligt statistik från Arbetsgivarverket. 2018 hade 19,2 procent av de statsanställda utländsk bakgrund.
Fördjupning: DistansarbeteFördjupningMöjligheten att jobba hem­ifrån kan underlätta var­dagen för många anställda – men när alla inte är på plats påverkas också kommunikation och arbetsgemenskap. Flera statliga arbetsgivare framhåller vikten av att kolleger träffas i vardagen.
MigrationsverketNyhetAntalet utvisningar som genomförs har ökat kraftigt de senaste åren, och väntas öka ytterligare, skriver Dagens Nyheter. Enligt Migrationsverkets prognos kommer antalet att fortsätta stiga.
KronofogdenNyhetMellan 25 000 och 30 000 ärenden i kö i väntan på att registreras. Upp mot 80 dagars handläggningstid. Medarbetarna på den enhet inom Kronofogden som jobbar med betalningsföreläggande har det tungt, konstaterar Malin Almkvist Klaesson, STs ordförande på myndigheten.
RiksgäldenNyhetDe senaste två åren har Riksgälden köpt ut medarbetare för minst sju miljoner kronor, uppger Dagens Industri. Relationerna mellan riksgäldsdirektör Hans Lindblad och personalen är ansträngda.
DomstolarnaNyhetAntalet beslagtagna föremål vid tingsrätterna har mer än tiodubblats de senaste sju åren, uppger SVT. Det främsta skälet är att fler tingsrätter har infört säkerhetskontroller, som tidigare inte funnits.
KlimatetNyhetTusentals tyskar klimatstrejkar på betald arbetstid i dag, skriver Dagens Nyheter. 3 200 tyska företag från olika branscher står bakom initiativet Entrepreneurs für future, och många av dem stänger för att låta sina anställda delta i protesterna.
STATENS SERVICECENTERNyhetDatainspektionen har fått in flera anmälningar om att den lönehantering som sköts av Statens servicecenter läcker personuppgifter till obehöriga. Nu inleder myndigheten en granskning av de påstådda incidenterna.
SocialförsäkringarNyhetJustitieombudsmannen, JO, riktar allvarlig kritik mot Försäkringskassan sedan ett överklagande genom felaktig hantering hos myndigheten blivit liggande i nio månader utan att behandlas.
STATSBUDGETENNyhetArbetsförmedlingen får som tidigare aviserats extra tillskott i statsbudgeten för nästa år. Men det betyder inte nödvändigtvis att nedlagda lokalkontor återuppstår. ”Däremot har regeringen varit väldigt tydlig gentemot Arbetsförmedlingen om att det måste finnas möjligheter till god service i hela landet”, säger finansminister Magdalena Andersson, S, till Publikt.
STATSBUDGETENNyhetMigrationsverket, Polisen och Kriminalvården är några av de myndigheter som får ökat anslag i regeringens budgetproposition. "För att kunna beta av och snabba på handläggningen behöver Migrationsverket ytterligare resurser", säger finansminister Magdalena Andersson, S, till Publikt.
STATENS SERVICECENTERNyhetStatens servicecenter, SSC, hör till statsbudgetens vinnare med ett tillskott på närmare 140 miljoner kronor. I det ingår resurser för fyra nya servicekontor, men generaldirektören Thomas Pålsson räknar med att det blir fler.
TCONyhetTCO anser att regeringens arbetsmarknadspolitiska satsning i budgeten för 2020 är otillräcklig. TCO saknar bland annat besked om hur högskolor och universitet ska bidra till omställningen på arbetsmarknaden.
STATSFÖRVALTNINGNyhetKvinnorna har gått om männen på de högsta statliga posterna, visar regeringens redovisning i budgetpropositionen. Bland de 199 myndighetscheferna är 104 kvinnor och 95 män.
StatsbudgetenNyhetArbetsförmedlingen får ett tillskott på förvaltningsanslaget för de kommande åren för att ”upprätthålla takten i reformeringen” och ”undvika ytterligare neddragningar” utöver de som redan aviserats, skriver regeringen i ett pressmeddelande dagen innan budgetpropositionen presenteras. ST anser att det är positivt att det kommer ett tillskott – men att summan är för låg.
SocialförsäkringarNyhetDen snabba ökningen av privata välfärdslösningar hotar den svenska modellen, hävdar ekonomen John Lapidus vid Göteborgs universitet i en nyutkommen bok.
JÄMSTÄLLDHETNyhetMetoderna i Diskrimineringsombudsmannens tillsyn är naiva och ineffektiva, skriver den tidigare jämställdhetsombudsmannen Lena Svenaeus i en debattartikel med anledning av Publikts avslöjande att många statliga myndigheter inte lever upp till lagens krav på årliga lönekartläggningar. Enligt Lena Svenaeus är den bristande tillsynen skälet till att lagen inte respekteras.
BiståndNyhetHöstbudgeten kommer att innehålla 175 miljoner kronor extra till Sidas förvaltningsbudget, enligt ett pressmeddelande. Syftet är att säkra ett effektivt bistånd genom bättre kontroll och utvärdering.
DomstolarnaNyhetAntalet kvinnliga domstolschefer har i det närmaste fördubblats de senaste tio åren, uppger Ekot, som tagit del av Domstolsverkets egen statistik.
STATSBUDGETENNyhetArbetsförmedlingen kommer få mer pengar till externa aktörer, ytterligare 193 miljoner kronor nästa år. Anslaget kommer sedan att växa undan för undan fram till 2022, uppger Dagens industri.
Brottsförebyggande rådetNyhetStatskontoret ska göra en djupgående granskning av verksamheten vid Brottsförebyggande rådet, Brå, för att analysera hur Brå har använt sina resurstillskott och hanterat förtydligandena av sina uppgifter.
KriminalvårdenNyhetEn anställd vid Kriminalvården hotas av åtal för grovt vapenbrott sedan han gripits av polis i Linköping med ett skarpladdat hagelgevär i bilen, rapporterar nyhetsbyrån Siren.
SocialförsäkringarNyhetBåde Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan brister i sin hantering av sanktioner, när personer i etableringsersättningen brutit mot reglerna. Det konstaterar Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen, IAF, i en tillsynsrapport.
REGERINGENNyhetI måndags lämnade Eva Nordmark TCO för att bli ny arbetsmarknadsminister. I dag har hon besökt Arbetsförmedlingens kontor i Ljungby. Den närmaste tiden ska hon ägna sig åt att skapa sig en bild av läget på myndigheten. Hon vill också prioritera arbetsmiljöfrågorna. ”Vi behöver ha ett mycket starkt fokus på den psykiska ohälsan och pressen i arbetslivet”, säger hon till Publikt.
STATSBUDGETENNyhetFinansinspektionen, Skatteverket och tre länsstyrelser föreslås få ett ökat budgetanslag på totalt 42 miljoner kronor med början nästa år. Pengarna ska gå till att bekämpa pengatvätt på olika sätt, enligt ett pressmeddelande från regeringen.
HögskolanNyhetI en internationell jämförelse ger en akademisk utbildning i Sverige lite resultat i lönekuvertet. Det visar OECDs senaste lönerapport Education at a glance 2019, rapporterar Ekot.
MYNDIGHETEN FÖR ARBETSMILJÖKUNSKAPNyhetEfter rapporter om arbetsmiljöproblem kallades Myndigheten för arbetsmiljökunskaps generaldirektör Nader Ahmadi till departementet för att förklara sig. Nu ska konsulter hjälpa honom med ledarskapet, skriver tidningen Arbetarskydd.
A-kassaNyhetEnligt en dom från förvaltningsrätten ska semesterersättning räknas med i underlaget för a-kassa. Målet har drivits av LO-TCO Rättsskydd för en medlem i Unionen.
Inspektionen för socialförsäkringenNyhetFör ett par veckor sedan invigde Inspektionen för socialförsäkringen, ISF, sitt nya huvudkontor i Göteborg. Efter beslutet i januari 2018 om omlokalisering har ISF nu i sin helhet flyttat från Stockholm till Göteborg. 12 av 55 anställda har följt med.
ArbetsrättNyhetFackförbundet Kommunal har anmält Arbetsmiljöverket till Justitieombudsmannen, JO, för att myndigheten har upphävt ett skyddsstopp utan att först kontakta skyddsombudet, skriver Arbetet.
DigitaliseringNyhetEtt gemensamt system för säkert och effektivt elektroniskt informationsutbyte skulle ge stora samhällsekonomiska effekter och nyttor, enligt en rapport som sju statliga myndigheter lämnat till regeringen.
REGERINGENNyhetTCOs ordförande Eva Nordmark lämnar sin post och tar över som ny arbetsmarknadsminister efter Ylva Johansson, S. Det meddelade statsminister Stefan Löfven, S, på dagens riksmöte.
STATSFÖRVALTNINGNyhetDet blir fyra nya servicekontor i Västerbotten, Dalarna och Värmland, meddelade statsminister Stefan Löfven, S, i sin regeringsförklaring. Kontoren placeras i Storuman, Torsby, Vansbro och Åsele.
Tweet från Domstolsverket
RättsväsendetNyhetAnslagen till de rättsvårdande myndigheterna höjs med 700 miljoner kronor under 2020. Störst anslagshöjning går till Domstolsverket med 280 miljoner kronor.
ArbetsrättNyhetEn medarbetare vid Arbetsförmedlingen, som tidigare i år fick sex års fängelse för synnerligen grovt narkotikabrott, avskedas från sin anställning. Det har personalansvarsnämnden beslutat, skriver Arbetet.
ARBETSMILJÖVERKETNyhetEtt ökat budgetanslag med 5 miljoner kronor ska hjälpa Arbetsmiljöverket att råda bot på fusk och brottslighet i arbetslivet. Pengarna ska gå till myndighetens inspektionsverksamhet, enligt ett pressmeddelande från regeringen.
TULLVERKETNyhetDet kommande budgetförslaget innehåller en permanent ökning av Tullverkets anslag med 110 miljoner kronor. Pengarna ska användas till att förhindra att vapen kommer in i landet, uppger SVT.