Annons:
Aktivitetsbaserat kontor
Fördjupning
AVLinus Hellerstedt1 kommentarerTyck till!

Rum för variation i aktivitetsbaserat kontor

Pingisbord och löpband – men inget eget skrivbord. Marie-Louise Häggman på Trafikverket var skeptisk inför flytten till aktivitetsbaserat kontor. ”Även om allt inte är perfekt har det ändå blivit mycket bättre än befarat”, säger hon.

ST-medlemmen Marie-Louise Häggman har dragit sin leopardmönstrade rullväska med dator, papper och andra tillhörigheter till det av skärmar inramade skrivbordet för att ringa några videosamtal. Hon jobbar som sekreterare åt en av avdelningscheferna på Trafikverkets kontor i Göteborg och nio gånger av tio börjar hennes arbetsdag någonstans här i den aktiva zonen, där skrivborden står i grupper om åtta. Även om det inte blir att hon sitter vid samma bord varje dag.

Medarbetarna har ett personligt skåp med kodlås och en "verktygslåda" för att kunna bära omkring dator, lurar, pennor, papper och annat som kan tänkas behövas i jobbet. Men Marie-Louise Häggman har bytt ut sin låda mot den leopardmönstrade väskan på hjul.

– Det blir mer personligt, och lite roligare så. Sedan är den också smidigare och belastar inte axlar och rygg. Den matchar mina skor ganska fint i dag, dessutom, säger hon och kopplar upp datorn till de båda skärmarna på skrivbordet.

Hon drar på sig hörlurarna men behöver ett hårband, så det blir till att traska bort till skåpet och tillbaka. Sedan ställer hon in stolen.

Runt omkring är en handfull kolleger upptagna med sitt. En ackompanjerar ett videomöte genom att humma lågmält, som för att inte störa de andra. Någon annan ringer samtal i ett betydligt högre tonläge. En tredje plitar tystlåtet på ett textdokument.

Marie-Louise Häggman trivs med att sitta i den aktiva zonen.

– Jag är ganska sprallig och social som person och behöver antingen ha det ganska så tyst eller inte alls tyst. När jag verkligen behöver koncentrera mig sätter jag mig i den lugna zonen. Helt ljudlöst är inte riktigt nödvändigt för min del.

 

Det var efter sommaren förra året som Trafikverkets medarbetare i Göteborg flyttade in i det nya aktivitetsbaserade regionkontoret. Här jobbar mellan 800 och 900 personer. Men i dag, mitt i veckan, är det resdag för många och därför gott om plats.

– På måndagar och fredagar kan det däremot vara svårt att få plats där man helst vill sitta för stunden, säger Marie-Louise Häggman.

Tanken med det aktivitetsbaserade arbetssättet, förklarar hon, är just att medarbetaren ska sitta, stå, gå eller ligga på den yta i kontoret som är mest lämplig för de aktuella arbetsuppgifterna.

Det betyder någonstans på de sex våningsplanen, i någon av de fyra typerna av zoner – aktiv, mellan, lugn eller tyst. Vissa våningsplan och platser är dock reserverade för personer med exempelvis säkerhetsklassade arbetsuppgifter.

Det är inte bara i Göteborg som Trafikverket valt aktivitetsbaserad kontorsmiljö. Redan tidigare fanns det bland annat på kontoren i Malmö och Solna.

Undersökning: I vilken typ av kontor sitter du?

Myndighetens övergång till aktivitetsbaserade kontor har under tre år följts av forskare från Högskolan i Gävle. Deras studie fokuserar på vilka effekter en sådan kontorslösning har på arbetsmiljö och produktivitet.

Forskarna lät ett antal medarbetare utföra koncentrationskrävande arbetsuppgifter för att se hur de påverkades av att sitta i olika zoner. Bäst presterade de som satt i väl ljudisolerade rum. I en tyst zon var prestationen på medelnivå, och i den aktiva zonen var prestationen sämst jämfört med övriga zoner.


Men studiens projektledare Helena Jahncke, docent i arbetshälsovetenskap vid Högskolan i Gävle och analytiker på Myndigheten för arbetsmiljökunskap, framhåller att det inte betyder att ett aktivitetsbaserat arbetssätt är dåligt för den som har koncentrationskrävande arbetsuppgifter.

– Nej, resultaten visar att det har betydelse för din prestation vilken zon du sitter i. Och tanken med det aktivitetsbaserade är att man ska kunna utföra arbetsuppgifter i den miljö som stödjer dem bäst, för att produktiviteten ska höjas, säger hon.

Forskarna undersökte också hur medarbetarnas inställning till jobbet påverkades, och hur meningsfullt arbetet upplevdes. Där syntes ingen skillnad. Däremot minskade känslan av att vara delaktig i en gemenskap.

– Om man spekulerar kring vad det beror på så sitter man ju inte lika nära samma kolleger hela tiden som man kanske gjorde tidigare, säger Helena Jahncke.

På två av de fyra av Trafikverkets kontor som studerades minskade också upplevelsen av ett så kallat relationsinriktat ledarskap. Cheferna upplevdes delta mindre i det sociala samspelet när kontoret blev aktivitetsbaserat, visade studien.

– Relationsinriktat ledarskap har ett särskilt samband med medarbetarnas välmående. Därför är det inte positivt om man upplever att ledarna har mindre av det beteendet, säger Helena Jahncke.

Förarbetet är a och o för att ett aktivitetsbaserat kontor ska ha de positiva effekter på de anställdas produktivitet som det är tänkt, poängterar hon. Snarare än att haka på en trend bör arbetsgivaren sträva efter att ha ett kontor som är lämpligt för verksamheten.

En sak som Helena Jahncke inte undersökt är hur effektiva aktivitetsbaserade kontor är ur ett kostnadsperspektiv.

– Men vi har tidigare gjort studier av hur ljud i kontorslandskap påverkar prestation. Utifrån det tapp vi då såg i prestation kan man tänka sig att det kan bli förlorade arbetstimmar för medarbetare som har ett koncentrationskrävande arbete. Aktivitetsbaserade kontor kan vara en lösning på det problemet, om medarbetarna får tillgång till tysta zoner eller rum, säger hon.

 

Även om hon senare ändrade uppfattning, var Marie-Louise Häggman till en början skeptisk när Trafikverkets medarbetare i Göteborg fick veta att de skulle flytta till ett aktivitetsbaserat kontor.

– Just det här att man inte längre fick ha sin egen plats utan skulle behöva flytta omkring, det oroade mig ganska rejält, säger hon.

Innan de nya lokalerna färdigställdes fick medarbetarna möjlighet att tycka till och komma med förslag. Marie-Louise Häggman var långt ifrån ensam om sin skepsis, berättar Linda Fors, projektledare och regionalt ansvarig för arbetsmiljö och lokaler:

– Jag möttes av en hel del negativitet inför det här projektet och det var många oroliga röster. Men så här i efterhand upplever jag att de allra flesta nu är mer positivt inställda, säger hon.

Själv brukar Linda Fors välja mellan tre olika kontorsplatser under en arbetsdag.

– I min roll är det alltid många som vill prata med mig när jag går runt på kontoret och det är så klart trivsamt. Men ibland behöver jag också ha möjlighet att koncentrera mig.

För att möta behov, kritik och oro brukar hon medvetet försöka röra sig runt i lokalerna. Att hålla koll på hur förhållningsreglerna för det aktivitetsbaserade arbetssättet följs och fungerar är en viktig del av hennes jobb, förklarar hon.

– Precis som effektiviteten. Det pågår hela tiden en utvärdering för att säkerställa att vi använder lokalerna på bästa tänkbara sätt.

Det händer att Linda Fors får signaler om att det inte riktigt fungerar någonstans. Då brukar hon gå dit och provjobba en stund, berättar hon.

Både hon och Marie-Louise Häggman brukar använda något av kontorets svarta gåband när de jobbar. Regelbundet, fast ganska oregelbundet beroende på vilka arbetsuppgifter man har att utföra för tillfället, påpekar Linda Fors.

När vi kryssar oss fram i byggnaden tvingas vi kliva över just ett sådant gåband i behov av reparation, som hon konstaterar egentligen inte ska stå där.

På sjätte våningen finns den lounge som, enligt de båda kollegerna, är hett eftertraktad.

– På förra kontoret hade vi "flärdfyran" och "sunksexan". Men detta är lyxvåningen på riktigt. Det är här alla slåss om att sitta, säger Marie-Louise Häggman och vinklar händerna mot en utsikt över centrala Göteborg och de höga lyftkranarna vid Västlänksbygget.

 

Hon sträcker sig efter ett pingisracket från lådan på fönsterbrädet. Linda Fors kontrar, servar och de spelar några bollar. En whiteboard med rödmålade kanter vid pingisbordets ena kortsida vittnar om att det är tänkt som ett aktivt mötesbord.

Men så har det inte riktigt blivit, även om det händer att it-avdelningen pratar jobb under rundpingisen, enligt Linda Fors.

– Det var väl vissa som undrade varför vi skulle ha sådant trams som pingisbord, gåband och cyklar när vi presenterade projektet. Men även om det inte passar alla så blev det ändå en ganska trevlig möjlighet till avkoppling på jobbet. Fast själv är jag heller aldrig med på rundpingis, säger hon.

En del medarbetare har också påpekat att både gåbanden och pingisborden låter en del. Från början var nätet av aluminium, men det byttes snabbt ut, av just den anledningen. Att gåbanden surrar lite får man nog räkna med om man sätter sig i en sådan zon, menar Linda Fors.

Den som lämnar sin plats i mer än två timmar ska städa av bordet och ta med sig sina saker, så att någon annan kan ta platsen. För att inte riskera att bryta mot den regeln tar Marie-Louise Häggman hissen ett par våningar ned igen.

– Så är reglerna. Även om det kan vara lite omständligt att behöva plocka sina grejer ut och in ur skåpet, säger hon.

För den som behöver någon form av ergonomiska hjälpmedel kan kontorets utformning ställa till lite större problem. Specialbeställda stolar eller armstöd får inte plats i de ganska små skåpen, säger Marie-Louise Häggman. Att stuva undan hjälpmedlen på avsedd plats, ibland flera gånger om dagen, för att gå på möte och sedan hämta upp alltsammans igen när man behöver dem kan bli ganska bökigt.

Därför använder hon inte sitt eget armstöd så mycket som hon kanske borde. Det blir så, säger hon och visar ett fönsterlöst förråd där hennes grejer ligger uppradade på hyllan.

I ett annat fönsterlöst förvaringsutrymme kan man parkera sin särskilt utformade stol över natten. Det verkar vara lite av en kyrkogård för sittdon, där uttjänta stolar blandats med sådana som faktiskt används, konstaterar Marie-Louise Häggman och lyfter på ett trasigt nackstöd. Men de flesta pryds ändå av fasttejpade lappar med "ägarens" för- och efternamn.

Efter en lite upphackad förmiddag behöver Marie-Louise Häggman avverka några timmars arbete med fakturor. Hon packar den leopardmönstrade väskan och förflyttar sig till lugn zon.

I samband med flytten fick de anställda gå på föreläsning och ha workshoppar om regler, förhållningssätt och att förebygga stress i den aktivitetsbaserade kontorslösningen, berättar hon. Stor vikt lades också på effektiva sätt att arbeta.

Ur effektivitetsperspektiv är Marie-Louise Häggman numera nöjd med hur kontoret blev. En fördel, menar hon, är att det verkligen går att byta plats om man måste koncentrera sig. Den möjligheten fanns inte tidigare, när hon och de flesta av hennes kolleger satt i ett traditionellt kontorslandskap.

I sitt jobb reser hon till Trafikverkets kontor i Solna två eller tre gånger i månaden. Det är en av orsakerna till att detaktivitetsbaserade kontoret fungerar bra för henne. Men en omorganisation innebär att hennes resande kommer att minska.

– Så fråga mig om ett år igen, så får vi se hur det blir, säger Marie-Louise Häggman.

 
Rätt person på rätt plats

● Arbetsgivaren är ansvarig för att det aktivitetsbaserade kontoret har ytor och rum att dra sig undan till. Men individen har eget ansvar för att byta plats efter behov. 
● Var och en bör reflektera över hur ljud och andra störningar från omgivningen påverkar prestationen och byta miljö när det behövs koncentration på arbetsuppgiften. 
● Medarbetarna behöver ha ett digitalt arbetssätt, och inte bära omkring på papper som egentligen inte behövs.

Rådgivare: Helena Jahncke

Inlagt av Kjell Bergqvist tors, 03/21/2019 - 06:58
Jag har varit med om detta under jobbatiden. Nu har Trafikverket utvecklat arbetsplatsen på gränsen till effektivitetens vansinne. Stackars anställda!
PolisenNyhetJustitieombudsmannen, JO, riktar allvarlig kritik mot Polismyndigheten för att den satt sig över två beslut från Statens överklagandenämnd i samband med rekryteringen av chefer till Nationella operativa avdelningen, NOA.
SiSNyhetVården vid de institutioner som drivs av Statens institutionsstyrelse, SiS, brister i likvärdighet. Den slutsatsen drar Statskontoret efter en genomförd myndighetsanalys, som också visar på en positiv utveckling.
KRIMINALVÅRDENNyhetEtt första fall av Covid-19 har nu konstaterats inom Kriminalvården, uppger Sveriges Radios Ekot. Kriminalvården vill inte uppge om den smittade tillhör personalen eller är intagen, av patientsekretesskäl.
CoronaNyhetI ett nytt krispaket föreslår regeringen med stöd av Centern och Liberalerna att fler ska få möjlighet till a-kassa och att Arbetsförmedlingen ska få mer pengar. Dessutom vill man se mer utbildning för varslade och uppsagda.
TrafikverketNyhetPå grund av virusutbrottet har Trafikverket stoppat bokning av teoriprov för bil, motorcykel och moped fram till 4 maj. I Stockholm har 8 000 bokade prov avbokats, skriver TT.
CORONANyhetST och Arbetsgivarverket har tecknat ett tillfälligt kollektivavtal som tillåter 40 extra övertidstimmar per månad för statsanställda. Avtalet löper över tre månader och är ett resultat av den situation som råder på grund av coronaviruset.
ForskningNyhetKolleger som prasslar med papper eller sorl från ett öppet kontorslandskap. Det kan vara två situationer som stör människor med ljudintolerans, en okänd men ganska vanlig sjukdom, visar en ny avhandling från institutionen för psykologi vid Umeå universitet.
CoronaNyhetInställda körkortsprov och domstolsförhandlingar, videoundervisning på universitet, uppskjutna förrättningar samt fler ansökningar om vård av barn. Coronapandemin får konsekvenser på statliga arbetsplatser, och många planerar just nu för ännu hårdare prioriteringar.
ForskningNyhetSamhällsinformation till nyanlända blir kraftigt förenklad, därför att de som tar fram materialet tar större hänsyn till hur beställande politiker ska reagera än till vad de nyanlända behöver, enligt en ny studie.
PolisenNyhetEn gränskontrollant blev påkommen med metadon på jobbet. Nu åtalas han för ringa narkotikabrott och kan förlora sin anställning.
DomstolarnaNyhetRegeringen skjuter upp den planerade kvällsberedskapen vid landets tingsrätter som skulle inletts den här veckan. Införandet skjuts fram till 1 september på grund av coronapandemin.
ArbetsförmedlingenNyhetStoppa Arbetsförmedlingens pilotprojekt Krom, Kundval rusta och matcha, tills vidare. Det kräver företrädare för TCO, LO och Saco i en gemensam debattartikel. Resurser behöver riktas till beprövade insatser som fungerar, anser de.
MigrationsverketNyhetAnställda på Migrationsverket i Sundbyberg klagade i veckan på riskerna för smittspridning i väntrummet. Efter kritik och påtryckningar tar myndigheten nu till flera åtgärder för att öka säkerheten i lokalerna.
Fördjupning: omlokaliseringarFördjupningAtt flytta delar av stats­förvaltningen från Stockholm till andra orter är inte någon ny idé. Nu har flyttlassen gått för de myndigheter som fick besked om omlokalisering under den förra mandat­perioden. I många fall har viktig verksamhet lamslagits.
POLISENNyhetEn anställd på Polisens hittegodsavdelning i södra Sverige döms efter strafföreläggande till dagsböter och villkorlig dom. Kvinnan greps på bar gärning när hon stal pengar i olika valutor ur ett skåp på sin arbetsplats.
ArbetsmiljöverketNyhetCoronaviruset gör att Arbetsmiljöverket väljer att avvakta med inspektioner i flera branscher. Myndigheten vill undvika risken för smitta och skona arbetsgivare som redan är hårt pressade av pandemin.
SocialförsäkringarNyhetRegeringen uppdrar åt en särskild utredare att se över sjuk- och aktivitetsersättningen. Syftet är att ge fler människor möjlighet att försörja sig med eget arbete utifrån sin arbetsförmåga.
SjukpenningNyhetFörsäkringskassan begär inte längre läkarintyg av den som ansöker om sjukpenning. Det gäller inför tredje veckan då betalningsansvaret går över från arbetsgivaren till Försäkringskassan.
STNyhetOsäkerheten kring coronapandemin gör att STs förbundsstyrelse nu väljer att föreslå att kongressen som skulle hållits i slutet av maj i stället flyttas till hösten. ”Det känns jättetråkigt, men det går inte att göra på något annat sätt”, säger förbundsordförande Britta Lejon.
STATENS SERVICECENTERNyhetStockholm, Göteborg, Malmö och Ulricehamn kommer att få nya servicekontor under 2020, om det förslag som regeringens utredare presenterade under onsdagen blir verklighet. Tidigare har regeringen beslutat om nya kontor i Storuman, Torsby, Vansbro och Åsele.
KriminalvårdenNyhetJustitiekanslern, JK, kritiserar kriminalvårdens anstalt Storboda för en kroppsvisitation som genomfördes år 2014. Men de som klagat efter händelsen får ingen ekonomisk ersättning för övergreppet.
SPÅRTRAFIKENNyhetFackförbundet Seko stämmer SJ i Arbetsdomstolen sedan en tågvärd fick börja sitt arbetspass efter endast 10 timmars vila, vilket strider mot kollektivavtalet, skriver förbundet. Även dotterbolaget SJ Götalandståg stäms. Enligt stämningsansökan har en grupp deltidsanställda schemalagts på fler timmar än vad de har fått betalt för.
RegeringskanslietNyhetUtrikesdepartementet, UD, har som en följd av coronapandemin beslutat att tillfälligt ta hem viss personal och deras familjer från särskilt utsatta riskområden, rapporterar Ekot.
ArbetsmiljöNyhetRegeringen har tidigare aviserat att man vill låta regionala skyddsombud komma in på fler arbetsplatser. Nu lämnas lagförslaget till riksdagen. Om det går igenom kan de nya reglerna börja gälla redan i augusti.
ÖppenhetNyhetDet var rätt av Kriminalvården att neka en begäran att på plats hos myndigheten få läsa en allmän handling med hänvisning till risken för smittspridning. Det slår kammarrätten fast efter ett överklagande.
SKATTEVERKETNyhetCoronavirusets inverkan på ekonomin gör att Skatteverket förväntas få en brant ökning av ansökningar från företag som vill skjuta upp skatteinbetalningar. Myndigheten styr nu om resurser. ”Nu hoppas man på det bästa och planerar för det värsta”, säger Anders Tell, ordförande för ST inom Skatteverket, till Publikt.
CoronaNyhetReglerna måste omgående ändras så att det är lättare att kvalificera sig till a-kassa, anser TCOs ordförande Therese Svanström i en intervju på organisationens webbplats.
DigitaliseringNyhetMyndigheten för digital förvaltning, Digg, har tagit fram en modell för att öka tillgängligheten av digital information. Dokumentet, som bygger på nio principer, går nu ut på en remissrunda där vem som helst får lämna synpunkter.
MuseerNyhetAlla stora statliga museer har stängt sin verksamhet för besökare på grund av coronaviruset. ”De ekonomiska konsekvenserna är enorma”, säger Joakim Malmström, ordförande för Centralmuseernas samarbetsråd och överintendent på Naturhistoriska riksmuseet.
spårtrafikNyhetRiksrevisionen har i en granskning ansett att regeringens analys kring höghastighetsjärnvägar inte varit tillräckligt ingående. Av en skrivelse till riksdagen framgår att regeringen inte delar Riksrevisionens uppfattning.
öppenhetNyhetJustitieombudsmannen, JO, kritiserar Polismyndigheten för att utan lagligt stöd hindrat en frilansjournalist att filma och avvisat honom från ett valmöte med Sverigedemokraterna och Jimmie Åkesson i valrörelsen 2018.
AvtalNyhetST och Almega har tecknat centrala avtal om korttidspermitteringar för de avtalsområden som omfattar spårtrafik och övriga kommunikationer, som flyg.