Det behövs åtgärder för att minska det administrativa arbetet
Det administrativa arbetet i offentliga verksamheter har ökat och spridits ut på fler yrkesgrupper, så att personal i kärnverksamheten blivit sina egna sekreterare, skriver forskarna Daniel Castillo, Anders Forssell och Anders Ivarsson Westerberg. De menar att detta är ett arbetsmiljöproblem och lägger fram förslag för att minska administrationen.
Under de senaste åren har det återkommande rapporterats om hur många yrkesgrupper inom den offentliga sektorn fått en alltmer betungande administrativ arbetsbörda. Rapporterna har bland annat kommit från domstolar, från högskolor och universitet, från Polisen och – kanske främst av allt – från sjukvården och skolan. Forskare och andra har använt begrepp som ”granskningssamhälle”, ”utvärderingsmonstret”, ”förpappring” och ”dokumentationshysteri” för att peka på aspekter av det här fenomenet.
Vi har i flera forskningsprojekt studerat administration och administrativt arbete med särskilt fokus på sjukvården, skolan och Polisen, vilket vi rapporterat om bland annat i böckerna Administrationssamhället och Papper, pengar och patienter. Dessa böcker bygger på såväl egna studier som en stor mängd andra studier och rapporter. Vår slutsats är att det administrativa arbetet ökar och flyttar mellan olika yrkesgrupper i organisationerna, och att det särskilt är dokumentationen som ökar.
Det är svårt att mäta mängden administration, men många studier tyder på att den är avsevärd – och ökande. Det finns i stort sett två sätt att mäta administration: med sysselsättningsstatistik, varvid vissa yrken då klassas som administrativa, samt med tidsstudier av faktiskt arbete.
Med den första mätmetoden – sysselsättningsstatistik – ser vi att traditionella administrativa yrken som kanslister, kontorister och sekreterare är på väg att försvinna. I stället har vi fått en kår av nya, oftast välutbildade, så kallade managementbyråkrater som controllers, strateger, koordinatorer, kommunikatörer med flera. Dessutom finns det betydligt fler chefer. Det har således skett en ökad professionalisering av administrationen.
Med den andra metoden – arbetstidsstudier – ser vi att det administrativa arbetet i hög grad har ”tryckts” utåt och nedåt i organisationerna. Det har flyttats över från traditionell administrativ personal som kanslister, kontorister och sekreterare till lärare, läkare, sjuksköterskor, poliser, universitetslektorer och andra sådana yrkesgrupper.
Modern teknik har gjort det möjligt att göra alla till administratörer. Personalen i kärnverksamheten är i dag sina egna sekreterare. Denna trend där administrativt arbete amatöriseras – alltså flyttas över till yrkesgrupper som varken är utbildade för uppgifterna eller har anställts för att utföra dem – är förmodligen den största förändringen som skett.
Arbetsmiljöundersökningar från alla undersökta områden visar också att administrativt arbete upplevs som en allt större påfrestning för dem som arbetar i kärnverksamheterna och leder till en sämre arbetsmiljö. Det är ingen nyhet att läkare, lärare och poliser ägnar mindre än hälften av sin arbetstid åt sina huvuduppgifter. Men arbetstidsstudier visar även att de ägnar en stor och ökande del av sin arbetstid åt att på olika sätt dokumentera sitt arbete.
Det finns flera orsaker till den ökande administrationen. En är att nya uppgifter ständigt läggs till utan att gamla uppgifter tas bort. Utöver sina huvuduppgifter är offentliga organisationer som skolan, sjukvården och Polisen också sysselsatta med att möta en växande mängd andra krav som kan vara löst kopplade till huvuduppgifterna – krav på hållbarhet, jämställdhet, etiskt handlande, riskhantering, etnisk mångfald, itstrategier, kvalitetssäkring och utvärdering. Ju större och mer komplex organisation desto fler krav ställs. Alla dessa krav föranleder olika styrdokument i form av policybeslut, strategier, riktlinjer och handlingsplaner – och de innebär också administration och dokumentation.
Dessa tendenser – en ökande mängd administrativt arbete och samtidig amatörisering och professionalisering – riskerar alltså att leda till sämre arbetsmiljö och att kärnverksamhet som undervisning, sjukvård och brottsbekämpning trängs undan.
Det behövs en förändring, och med utgångspunkt i våra studier föreslår vi följande åtgärder:
- Uppmärksamma problemet med den ökande administrationen i offentlig sektor.
- Uppmärksamma omfördelningen av administrationen till dem som arbetar i kärnverksamheterna, och ta larmen om försämringar i arbetsmiljön på allvar.
- Styr mindre. Ge professionella yrkesgrupper ett större utrymme att själva forma sitt arbete.
- Återanställ ”vardagsadministratörer”.
- Utred de administrativa konsekvenserna vid organisationsförändringar och när nya it-system och styrmodeller införs.
Daniel Castillo
Docent i sociologi, Södertörns högskola
Anders Forssell
Docent i företagsekonomi. Uppsala universitet
Anders Ivarsson Westerberg
Professor i offentlig förvaltning, Södertörns högskola
Detta är ett debattinlägg. Det är skribenten som svarar för innehållet och de åsikter som förs fram i texten.
