Myndigheterna lägger mindre pengar på kurser

En lista över myndigheternas kostnader för extern kompetensutveckling finns i slutet av artikeln.

”Man kan tycka att det borde vara självklart att anställda ges tid och förutsättningar att delta i kompetens­utveckling. Inte minst för utbildningar man ska eller bör gå igenom. Men tyvärr är det alltför ofta vi får höra från arbetsgivare att tiden inte finns”, säger Thomas Åding, avdelningsordförande för ST inom Försäkringskassan.

Försäkringskassan tillhör bottenskiktet när Publikt granskar hur mycket pengar statliga myndigheter lägger på kurser och konferenser i syfte att kompetensutveckla personalen. Dessa kostnader rapporteras kontinuerligt in till Ekonomistyrningsverket.

Under förra året redovisade Försäkringskassan en total kostnad för extern kompetensutveckling på drygt 13 miljoner kronor. Det motsvarar 938 kronor för var och en av de 14 185 anställda.

Den summan är klart lägst bland landets största myndigheter med över 10 000 anställda. Som jäm­förelse låg Skatteverket och Arbetsförmedlingen under 2021 på 1 640 respektive 2 912 kronor per anställd.

– Jag är inte förvånad, även om jag inte hade koll på de exakta siffrorna, säger Thomas Åding.

Han menar att Försäkringskassans starka fokus på produktion och leverans gör att bland annat kompetens­utveckling prioriteras ned.

– Kompetensutvecklingen ses som ett störningsmoment i stället för en investering i myndigheten, arbetsplatsen och alla anställda. Det är ett synsätt som behöver förändras.

Enligt Leif Höök, tillförordnad HR-chef på Försäkringskassan, är en viktig förklaring till de låga summorna för extern kompetensutveckling att myndigheten anordnar egna utbildningar för sina medarbetare.

– Den största delen av vår kompetensutveckling ligger internt. Sedan är självklart även pandemin en förklaring till att det var så lågt som det var under 2021, säger han.

Samtidigt håller Leif Höök delvis med Thomas Åding om att det finns ett starkt fokus på produktion på myndigheten.

– Vi har ett stort uppdrag i att få ut alla pengar som kunderna behöver och kan inte komma efter i produktionen. Ibland måste vi prioritera utbetalningarna, därför behöver vi kanske också jobba på ett lite annat sätt med vår kompetensutveckling. Det håller vi på att titta på just nu.

Förra året fick de anställda på statliga myndig­heter extern kompetens­utveckling till en genomsnittlig kostnad av 3 882 kronor, visar Publikts sammanställning av de siffror som rapporterats in till Ekonomi­styrningsverket.

Expertmyndigheterna drar upp snittet. Bland många större myndigheter är det vanligare med interna utbildningar, vilket gör att de tenderar att ligga något lägre.

Av de större myndigheterna är det Försvarsmakten som lägger mest pengar på externa kurser och konferenser, 14 157 kronor per anställd under 2021. Majoriteten av de pengarna har betalats ut till Försvarshögskolan.

Av de 150 myndigheterna med störst antal anställda har Umeå universitet rapporterat lägst kostnader av alla under 2021, med 606 kronor per anställd.

Lärosätet hävdar dock att den siffran inte ger en rättvis bild. Enligt biträdande universitetsdirektör Per Ragnarsson sorteras en stor del av konferens­kostnaderna i stället in under ett annat konto, driftskostnader och konferensavgifter med verksamhetsfokus. Han anser att det är svårt att dra gränsen för vad som är en konferens för kompetensutveckling och vad som är en konferens med verksamhetsfokus.

”Vi tror att de interna riktlinjerna för vilket konto man ska välja kan skilja sig åt mellan lärosäten. Vi tror att det är den främsta förklaringen. Det kan vara en svår gränsdragning att göra, var bokför man till exempel en konferens som innehåller både kompetens­utveckling och verksamhetsfokus”, skriver han i ett mejl till Publikt.

Andra myndigheter ser dock inte samma problem med den gränsdragningen. Försäkringskassans tillförordnade HR-chef Leif Höök konstaterar att den inte vållar svårigheter särskilt ofta. Om exempel­vis en planeringskonferens gästas av en extern före­läsare separeras den kostnaden och bokförs som utbildning av personalen, förklarar han.

Ekonomistyrningsverkets utredare Anna Castwall skriver i ett mejl till Publikt att det finns indikationer om att det finns andra områden i redovisningen som uppfattas som svåra, men att gränsdragningen mellan olika slags konferenser skulle vålla problem känner myndigheten inte till.

I Ekonomistyrningsverkets siffror för kostnaderna för externa kurser och konferenser syns en tydlig trend. 2019 betalade samtliga myndig­heter som finns med i rapporteringen tillsammans omkring 1,5 miljarder kronor. 2017 och 2018 låg kostnaderna på samma nivå.

Under pandemiåren 2020 och 2021 sjönk kostnaderna rejält och landade på runt 1 miljard kronor per år. Minskningen är särskilt tydlig hos många lärosäten, där kostnaderna i många fall mer än halverades.

Till viss del ersattes fysiska utbildningar av billigare digitala, men många kurser och konferenser ställdes in helt. Det kan därför sägas ha uppstått en kompetensutvecklingsskuld under pandemin. Förtroendevalda som Publikt talat med hoppas att arbetsgivarna nu kommer att satsa på att betala igen den skulden. De framhåller att kompetens­utveckling är viktig för både arbetsplatsen och de anställda.

– Lön och arbetsmiljö kommer högre i under­sökningar, men tar man ett längre samtal med medlemmar så kommer kompetensutvecklingen ofta upp, säger Thomas Åding på Försäkringskassan.

Även Pernilla Adolfsson, avdelningsordförande för ST inom Åklagarmyndigheten, märker ett starkt intresse för kompetensutveckling från medlemmarna. Hon betonar nyttan av att få nya perspektiv.

– Kompetensutvecklingen är en jätteviktig fråga som vi hela tiden försöker att lyfta. Alla medarbetare bör med jämna mellanrum få komma i väg och gå en kurs eller delta på en konferens och lära känna andra människor, säger hon.

Åklagarmyndigheten satsar förhållandevis stora pengar på kompetensutveckling. Utöver de 8 307 kronor per anställd som läggs på externa kurser och konferenser finns ett stort internt utbildningsutbud som enligt arbetsgivaren utgör majoriteten av myndighetens kompetensutveckling.

Men satsningarna når inte alla anställda, anser Pernilla Adolfsson. Hon upplever att handläggare och annan stödpersonal på Åklagarmyndigheten ofta glöms bort.

– Det här är en brist som har funnits under lång tid. Många av våra medlemmar känner sig förbisedda. Jag tycker att det är bedrövligt. Både nuvarande och tidigare avdelningsstyrelse har försökt påpeka det, men trots det händer inte mycket, säger hon.

Åklagarmyndighetens personaldirektör Nicklas Lagrell delar inte den bilden.

– Att behovet av kompetensutveckling ser olika ut är en naturlig följd av arbetsuppgifter och ansvar. Åklagare behöver en mycket vidare och djupare kompetensutveckling än stödpersonalen. Det beror endast på arbetsuppgifternas komplexitet och det är där skillnaden finns, säger han.

De förtroendevaldas bild av att kompetens­utveckling har stor betydelse för de anställda delas av forskningen. Per Erik Ellström, professor emeritus vid Linköpings universitet, har forskat om kompetensutveckling i arbetslivet och pekar på att det utöver ett utvecklat yrkeskunnande finns många andra positiva effekter för medarbetarna.

– Det handlar om en bättre förståelse för verksamheten, ökat självförtroende, nya insikter samt motivation för utveckling och ett fortsatt lärande, säger han.

För verksamheten bidrar kompetensutvecklingen till ett helt annat utvecklingsklimat, menar Per-Erik Ellström.

– Det skapar nytänkande, ökar produktiviteten och kan leda till förbättringar eller innovationer. De anställda kan komma med nya och bättre lösningar.

Samtliga förtroende­valda som Publikt varit i kontakt med tror att andelen digitala utbildningar kommer att fortsätta öka. Flera av dem har en kluven inställning till den utvecklingen. De vill inte att kompetensutveckling uteslutande ska vara något som sker framför en skärm.

Det finns också en oro för att den trend som synts under pandemin, då myndigheterna lagt mindre pengar på externa kurser och konferenser, ska fortsätta. På Åklagarmyndigheten halverades kostnaderna mellan 2019 och 2021, och STs avdelnings­ordförande Pernilla Adolfsson tror inte att myndigheten kommer upp i de tidigare nivåerna igen.

– Men jag hoppas att arbetsgivare inte slutar att satsa på utbildning. Det finns ett stort uppdämt behov, så från fackliga organisationer får vi vara duktiga på att påpeka att kompetensutvecklingen inte får gå i stå, säger hon.

Pernilla Adolfsson anser att det finns både för- och nackdelar med digital fortbildning, och ser även fortsättningsvis ett behov av fysiska kurser och konferenser.

– Man kan få ut så mycket mer genom fysiska möten eller konferenser jämfört med en digital workshop. Det blir en helt annan dialog. Fördelen med det digitala är förstås att det kan göra det enklare att delta och leda till att fler får möjligheten, säger Pernilla Adolfsson.

På Kronofogdemyndigheten minskade kostnaderna för externa kurser och konferenser med 35 procent mellan 2019 och 2021, från 1 855 till 1 209 kronor per anställd.

Malin Almkvist Klaesson, STs avdelningsordförande på myndigheten, tycker inte att pandemin räcker som förklaring till de låga siffrorna. Och hon är rädd att en del arbetsgivare ska försöka passa på att långsiktigt skära ned på kompetensutvecklingen.

– De senaste åren har nog lett till att alla myndigheter ser över sina kostnader. Risken finns att man ser det här som ett sätt att spara pengar, säger Malin Almkvist Klaesson.

Hon håller med Pernilla Adolfsson om att enbart digitala utbildningar eller konferenser inte räcker.

– Vi ska ju dra ned på resandet. Men jag skulle bli ledsen om det leder till att man helt tar bort fysiska kurser och konferenser.

Även om fackligt förtroendevalda uttrycker en oro för nedskärningar tror dock flera arbetsgivare som Publikt talat med att utgifterna för kurser och konferenser kommer att återgå till en högre nivå.

– Kostnaderna kommer nog att studsa uppåt redan i år. Jag tror att vi kommer tillbaka till samma nivåer igen, om inte ännu högre. Vi märker av att externa kurser och konferenser har blivit dyrare under de senaste åren, säger den tillförordnade HR-chefen Leif Höök på Försäkringskassan.

Åklagarmyndighetens personaldirektör Nicklas Lagrell är inne på samma spår.

– Jag tror att vi kommer att se en återgång. Sedan vet jag inte om vi kommer att nå exakt samma nivåer, men vi kommer i alla fall att närma oss dem. Vi håller just nu på med en stor omställning till ett modernt blandat lärande, vilket kommer att påverka utbildningskostnaden på något års sikt, säger han.

Både Nicklas Lagrell och Leif Höök ser ett ökat behov av kompetensutveckling under de kommande åren, med tanke på de alla de utbildningar som ställts in under pandemin.

– På vissa håll finns det definitivt ett uppdämt behov av kompetensutveckling efter pandemin. En del utbildningar har inte gått att genomföra på distans, utan man har behövt vara på plats, säger Nicklas Lagrell.

Försäkringskassan tycks vara en av de arbetsgivare som är mest positivt inställd till digitala utbildningar. Myndigheten håller just nu på att se över sitt interna utbildningsutbud och lägger där ett stort fokus på det digitala.

– Vi vill förbättra vår kompetensutveckling och göra den mer modern. Bland annat genom att använda filmer och andra media. Mycket av den utbildning vi gör passar väldigt bra digitalt och jag tror att det är vägen framåt. Det är en lång process att samla en massa människor och sedan ha kurs i några dagar, säger Leif Höök.

Umeå universitets personalchef Lars Nordlander förespråkar en kombination av digital och fysisk kompetensutveckling. Han ser en fördel i att genom digitala utbildningar snabbt kunna ge anställda nödvändig kunskap för arbetet – men tycker inte att det ska vara den enda kompetensutvecklingen.

– Digitala utbildningar går inte att jämföra med fysiska. Att få träffa andra betyder mycket, att fylla tiden mellan olika pass med att prata med andra och få nya idéer betyder mycket. Efter pandemins isolering ser vi ett enormt sug efter att få träffas igen. Utifrån det perspektivet är jag övertygad om att kostnaderna för kurser och konferenser kommer att öka igen, säger han.

Lars Nordlander tror att utmaningarna med att rekrytera medarbetare och få dem att stanna kvar på lärosätena kommer att bli större. Därför kommer det att vara viktigt att erbjuda goda förutsättningar för kompetensutveckling, menar han.

– Med tanke på den situationen är det här en väldigt viktig fråga för oss. En arbetstagare som upplever att arbetsgivaren inte erbjuder tillräckligt med kompetensutveckling kommer med största sannolikhet att söka sig någon annanstans.

På Försäkringskassan ser man liknande utmaningar – och drar likartade slutsatser.

– När man väl har blivit anställd är kompetens­utvecklingen jätteviktig. Får man inte tillräckligt rör man nog också på sig snabbare, säger Leif Höök.

Under de senaste åren har det blivit allt svårare för myndigheterna att anställa och behålla personal med rätt kompetens. I Arbetsgivarverkets kompetens­barometer från våren 2022 svarade 82 procent av arbetsgivarna i den statliga sektorn att de hade personalbrist, och 23 procent att de hade svårt att behålla personal. Motsvarande siffror för våren 2020 var 55 respektive 9 procent.

STs förbundsordförande Britta Lejon tror att kompetensutvecklingen kommer att bli en allt viktigare fråga för arbetsgivare framöver.

– Demografin ser ut som den gör. Vi har få personer i yrkesför ålder och många arbetsgivare vittnar om att de inte får tag på den kompetens de behöver. Då blir kompetensutvecklingen väldigt viktig för att höja kompetensen på den personal man har, säger hon.

På det statliga området har parterna i det centrala kollektivavtalet kommit överens om särskilda avsättningar som kan finansiera viss kompetensutveckling genom det som kallas för lokala omställningsmedel. Tidigare utvärderingar som gjorts av ST har visat att de 0,3 procent av lönesumman som arbetsgivarna avsatt inte har utnyttjats fullt ut, men nu säger sig Britta Lejon ha sett en förändring.

– Pengarna används i en större utsträckning och ligger inte på hög på samma sätt som förut. På fler och fler myndigheter har man slutit lokala avtal om hur pengarna ska användas och är överens om hur det ska gå till.

Enligt Britta Lejon är det största problemet på statliga arbetsplatser ofta att få tid för kompetens­utvecklingen.

– På många håll gör den tajta planeringen att folk har väldigt svårt att komma ifrån för att kompetens­utveckla sig. Det är det stora bekymret, skulle jag säga.

Även om digitala utbildningar kan öka tillgängligheten till kompetensutveckling, tror inte Britta Lejon att de räcker för att tillgodose de behov som finns. Hon ser också ett problem i att arbetsgivaren genom ett större fokus på digitala utbildningar lägger över ansvaret för kompetensutvecklingen på den enskilda individen.

– Digital utbildning får inte vara den enda åtgärden. Man måste också ha en planering av arbetet som gör det möjligt för folk att kompetensutveckla sig på det sätt som krävs, säger Britta Lejon.

Forskningen visar också att den digitala utbildningen ställer högre krav på de anställda, berättar Per-Erik Ellström vid Linköpings universitet.

– Digital kompetensutveckling ökar flexibiliteten, men kräver mer av individen. Bland annat när det gäller motivation och studievana, men även intresse och förmågan att ta till sig kunskap, säger han.

Det finns också en stor outnyttjad potential i lärandet i vardagen, framhåller Per-Erik Ellström. Men det finns en risk att det ökande distansarbetet gjort det svårare att få till ett sådant lärande, menar han, eftersom det i stor utsträckning bygger på interaktion mellan chef och medarbetare.

– Ledarskap i dag handlar till stor del om att informera på distans, till exempel genom mejl, snarare än att interagera direkt med medarbetare i vardagen. Genom att interagera mer kan man stödja medarbetare i lärande­processer och på så sätt få till en kompetens­utveckling i vardagen. Men det kräver också ett intresserat och engagerat ledarskap, säger Per-Erik Ellström.

Samtidigt som pandemin och de digitala utbildningarnas tillväxt haft stor påverkan på kompetensutvecklingen i arbetslivet har en annan omfattande förändring beslutats och genomförts. 1 oktober i år öppnade möjligheten att ansöka om det nya omställnings­studiestödet. Reformen är en del i överens­kommelsen mellan arbetsmarknadens parter om förändringar i lagen om anställningsskydd.

Omställningsstudiestödet ska ge tusentals människor mitt i arbetslivet möjlighet att studera på heltid i upp till ett år, med ekonomiskt stöd i form av ett statligt bidrag, kollektivavtalad ersättning och lån.

Sofia Hylander på TCO, Tjänstemännens centralorganisation, menar att omställningsstudiestödet fyller ett tomrum som länge funnits på den svenska arbetsmarknaden.

– Just bland tjänstemän finns ett stort behov av vidareutbildning. Det största hindret för att ta steget har länge varit ekonomin – då blir det här en lösning på det. Vi tycker att det är en väldigt bra del av partsöverenskommelsen, säger hon.

Att reformen varit efterfrågad märktes när systemet öppnade för ansökningar. Trycket var högt och det är oklart hur stor andel av de sökande som kommer att beviljas stöd. TCO har också flaggat för att utbildningsutbudet behöver ses över.

– De allra flesta tjänstemän vill vidareutbilda sig på universitet eller högskolor. Där är ett hinder att utbudet av kortare och flexibla utbildningar är för litet. Vi tror att det krävs politiska insatser och utvecklingsmedel till nya utbildningar, säger Sofia Hylander.

Hon bedömer att det kommer att vara en ange­lägen uppgift för fackliga organisationer att bevaka att arbetsgivare även fortsatt tar ansvar för den kompetensutveckling som behövs i arbetet.

– Det blir en jätteviktig fråga för fackförbunden. Intentionen är inte att omställningsstudiestödet ska ersätta arbetsgivarens ansvar för kompetensutveckling. Omställningsstudiestödet ska utgå från individens behov av vidareutbildning och möjlighet att hålla sig anställningsbar på en arbetsmarknad i förändring.

STs förbundsordförande Britta Lejon ser i likhet med TCO positivt på de nya möjligheterna till omställning. Men även hon varnar för att arbets­givare kan komma att luta sig tillbaka i takt med att individen får större möjligheter att själv ta hand om sin kompetensutveckling.

– Samtidigt hoppas jag att man från arbetsgivarhåll inser att det här är en avgörande fråga för den egna verksamhetens förmåga, säger Britta Lejon.

Viktigt med tydlig koppling till verksamheten

Forskaren Per-Erik Ellström är kritisk till hur många arbetsgivare hanterar sin kompetensutveckling. Han efterlyser bättre uppföljning – och vill också se större inflytande för medarbetarna.

– Det bästa är om man tydligt kan koppla kompetensutvecklingen till verksamheten, arbeta utifrån en strategi och även följa upp resultaten. Men det är inte så vanligt, säger Per-Erik Ellström, som forskat om kompetensutveckling i arbetslivet.

För att sköta kompetensutvecklingen på ett bra sätt krävs ett välfungerande samarbete mellan personal- eller HR-avdelningar och chefer som är närmare verksamheten, menar han.

– Där behövs en samordning, men också ett engagemang från chefer. De måste se kompetensutvecklingen som en väg till förbättring och medvetet satsa på den.

Även de anställda bör involveras i utformningen av kompetensutvecklingen, anser Per-Erik Ellström.

– Medarbetare kan självklart också ha bra idéer om vad som är viktigt att satsa på. Tyvärr tror jag att det är relativt sällsynt med den sortens inflytande, säger han.

Genom att bättre följa upp resultatet kan både arbetsgivare och anställda få ut mer av kompetensutvecklingen. Kopplas den tydligt till arbetet de anställda utför kan lärandet också fortsätta och fördjupas i vardagen.

– Det är viktigt att arbetsgivaren under­söker vilka kunskaper som har utvecklats. Både vid större verksamhetsutveckling eller mindre utbildningsinsatser. För den anställde är det viktigt att få användning för den kunskap som utvecklats, annars riskerar den att försvinna snabbt, säger Per-Erik Ellström.