Bild: Thinkstock

Total ordning inte alltid bäst

FÖRDJUPNING: ORDNING OCH REDA2016-09-01
Ska arbetsplatsen bestå av kreativt kaos eller harmonisk ordning? Det beror på vad man vill åstadkomma där, anser David Stiernholm, som kallar sig struktör.

Enligt David Stiernholm använder många sin arbetsplats som en fysisk att göra-lista.

– Man har olika pappershögar med saker som man ska ta itu med, post it-lappar med sådant som ska åtgärdas, tidningar som ska läsas igenom eller ärenden som ska hanteras. Men att sitta mitt i en rörig att göra-lista är ingen bra idé, säger han.

Fast det är inte alltid en kliniskt ren arbetsplats är det bästa.

– Det beror på vad man ska göra. Ska man vara kreativ och komma på oväntade idéer kan det faktiskt vara bra med bilder och intryck som ger positiv inspiration. För många är det svårare att vara kreativ när miljön är helt avskalad.

Men när man ska vara effektiv är det bäst att ha det städat. Alla saker stör nämligen koncentrationen – tankarna blir helt enkelt avbrutna av de visuella intrycken.

Enligt David Stiernholm består många jobb av både kreativa och effektiva faser.

– Det är bra om arbetsplatsen kan variera med de olika faserna. Man ska tillåta sig att breda ut sig när man ska kreera och sedan se till att rensa när man kommer till effektiva genom­förandefaser.

Ibland är det svårt att rensa allt på en gång. David Stiernholms bästa tips är beting och belöning:

– Samla alla papper i en enda hög och bestäm till exempel att »varje måndag ska jag beta av tre centimeter«. När det är gjort kanske du får en extra god kopp kaffe, eller några poäng. Efter ett visst antal poäng kanske du får en massage eller något annat du tycker om.

Rent bord i sex steg

  1. Ta undan allt från bordet – papper, post it-lappar, plastmappar och prylar.
  2. Torka av hela bordet.
  3. Kasta allt som kan kastas. Allt annat ska tydligt märkas upp och sorteras in, exempelvis i hängmappar.
  4. Alla smågrejer, som pennburkar och hålslagare, tar mycket plats och samlar damm. Ställ inte tillbaka dem på bordet utan hellre i ett skåp eller en hurts.
  5. Om du vet att du snart behöver hantera nya papper: skaffa en struktur för hur du tar emot dem, till exempel uppmärkta lådor, »bevaka«. Hitta bra rutiner för när och hur du går igenom lådorna.
  6. Använd i första hand en bra att göra-lista och kalender i stället för att använda bordet för att komma ihåg vad du ska åtgärda.

Tipsare: Eija Källi, effektivitetskonsult på Concresco

Ta hand om din egen skit

Låt medarbetare städa sitt eget kontor! Det förslaget kommer från Svend Erik Mathiassen, professor vid Högskolan i Gävle, som på uppdrag av Arbetsmiljö­verket gjort en studie av fysisk variation i arbetet. I rapporten konstaterar han att outsourcad städning bidrar till dagens hälsofarliga stillasittande.

284 000 000

284 000 000 kilo kontorspapper gick åt på svenska arbets­platser och skolor förra året. Det papperslösa kontoret är alltså fortfarande långt borta.

Ordnat kaos?

»Om ett rörigt skrivbord tyder på en rörig hjärna, vad tyder då ett tomt skrivbord på?«

Forskaren Albert Einstein, själv med en utomordentligt stökig arbetsplats, sägs ha uttalat dessa ord. Apples grundare Steve Jobs och författaren Mark Twain har också haft omvittnat stökiga skrivbord.

Innehållet i detta fält är privat och kommer inte att visas offentligt.
Genom att trycka på "Skicka" godkänner jag att mitt inlägg kan publiceras på webben och i papperstidningen. Redaktionen förbehåller sig rätten att granska och redigera kommentarer på samma sätt som insändare. Publicering sker först sedan inlägget granskats. Detta sker normalt under kontorstid. Publikt publicerar inte inlägg som innehåller personangrepp. Inte heller publiceras inlägg som handlar om något annat än ämnet för artikeln.