Varnar för fallgropar med flexibla kontor
Tid och möjligheter att påverka är viktiga faktorer när ett kontor ska göras om och bli aktivitetsbaserat. Miljön behöver också anpassas till både individer, grupper och arbetsuppgifter, enligt forskare som medverkade vid ett seminarium anordnat av Afa försäkring.
Afa försäkring bidrar till arbetet med en handbok om flexibla kontorsmiljöer och aktivitetsbaserade kontor, som är planerad att vara klar hösten 2026. De forskare som arbetar med projektet, Viktoria Wahlström vid Umeå universitet och Maral Babapour vid Institutet för stressmedicin i Västra Götalandsregionen, presenterade vid ett seminarium fallgropar och framgångsfaktorer i sådana omgörningar.
– Ett sätt som vi rekommenderar för att undvika misslyckanden är att se till att undersöka och kartlägga behoven systematiskt mycket tidigt i planeringsprocessen, sade Maral Babapour.
Forskarna har i projektet intervjuat chefer, projektledare och andra inblandade i utformningen av aktivitetsbaserade arbetsplatser, där medarbetarna saknar egna arbetsplatser. En återkommande iakttagelse var att arbetsplatserna ofta eftersträvade standardlösningar i behovsanalysen och att medelvärden för hur stora ytor som behövs applicerades på hela kontoret.
– Man förbiser de skillnader på individnivå och på gruppnivå som kan finnas i en organisation, konstaterade Maral Babapour.
De problem som uppstår vid ett sådant tillvägagångssätt försvinner inte, utan fortsätter att skava, menade hon. I synnerhet stora organisationer har svårt att i efterhand förändra miljön.
Även tidigare studier har visat att det finns stora skillnader när det gäller hur aktivitetsbaserade kontor uppfattas på gruppnivå. Enligt en studie från Institutet för stressmedicin upplevs öppna lösningar som sämre av dem som har höga krav på koncentrationsförmåga eller arbetar med konfidentiella uppgifter. Enheter med kreativa uppgifter påverkas mer negativt än andra av miljöer som är ”avpersonaliserade”, och cleandesk-policys skapar svårigheter att hitta varandra och få en god sammanhållning.
Ett annat problem är att personer med neuropsykiatriska funktionsvariationer kan få problem med sensoriska svårigheter och överbelastning av ljud, ljus och trängsel. Vissa behöver få tillgång till egna rum.
Forskarna såg även hinder i otydliga roller, kunskapsbrist och tidsbrist. Tidsbristen försämrade medarbetarnas och chefernas möjlighet att påverka utformningen av kontoret, vilket riskerar att leda till ett sämre resultat.
– Vi ser att deltagandeprocesser kan ta tid, så det är viktigt att man planerar in det i stället för att ha korta ledtider i en förändringsprocess, sade Maral Babapour.
Hon varnade för ”kvasidelaktighet”. Har man workshoppar och andra aktiviteter för att faktiskt ge medarbetarna möjlighet att påverka, eller bara för att skapa en känsla av delaktighet?
– Det är en risk som vi vill förebygga genom de råd vi ger i boken.
Omgörning till flexibla kontorsmiljöer innebär också nya förutsättningar för det systematiska arbetsmiljöarbetet, framhöll Viktoria Wahlström.
– När man går över i delade miljöer behöver man skruva på och göra om rutiner och processer, till exempel skyddsronder. De delade ytorna förändrar också chefens mandat att råda över hur de kan stötta sina medarbetare. Det behöver man fundera på, säger Viktoria Wahlström.
Detta är en nyhetsartikel. Publikts nyhetsrapportering ska vara saklig och korrekt. Tidningen har en fri och självständig ställning gentemot sin ägare, Fackförbundet ST, och utformas enligt journalistiska principer samt enligt spelreglerna för press, radio och TV.
