Hon håller ordning på 1600 möten

FÖRDJUPNING: HAR EN MÖTESKOORDINATOR DET SNÄRJIGT, ANKI?2003-12-16

Under Sveriges ordförandeskap i EU hålls drygt 1 600 officiella möten och sammanträden i Bryssel. Där lägger Anki Fritzsche, Sveriges ständiga representation vid EU, dagligen pussel med rum och tolklag för att allt ska gå i lås.

Av:  Ulla Kindenberg

Din tjänstetitel är förste ambassadsekreterare men just nu är du framför allt möteskoordinator. Vad gör du?
– Jag ska se till att alla officiella möten i arbetsgrupper, Coreper och ministerråd får de lokaler och tolkar de behöver. Det är både heldagsmöten och halvdagsmöten – en del är planerade långt i förväg, medan andra bestäms med kort varsel. Det kan bli 34 möten och 22 tolklag som ska samordnas per dag och vi ägnar mycket tid åt att flytta möten därför att andra måste prioriteras högre. Vi ringer, skickar e-post och föreslår ändringar hela tiden.

Vi?
– Min assistent Christin Nilsson hjälper mig sedan i höstas. Dessförinnan jobbade jag ensam med planeringen och bokningarna från början av förra året. Jag är tjänstledig från mitt ordinarie jobb som besökshandläggare.

Varför disponerar ni bara 17 rum och elva tolklag?
– Det handlar om pengar. Alla möten hålls i Rådsbyggnaden Justus Lipsius. Det går inte att hyra lokaler på stan. Sedan finns det budget för elva tolklag till klockan 21 varje dag. Varje tolklag betår av tre personer så om alla är igång blir det 33 personer inblandade. Det räcker att någon tolk blir sjuk eller att ett möte drar ut på tiden för att det ska bli problem.

Vad är det mer som krånglar till jobbet för en möteskoordinator?
– Att vi hela tiden måste flytta möten därför att olika frågor avancerar olika snabbt. Ju närmare beslut desto högre prioritet. Öppenhetsfrågan var till exempel en sådan. Annat som ”ligger i pipe-line” nu är miljö, gemenskapspatent och så utvidgningen förstås.

Men värst hade vi det nog i november i fjol. Då hade jag begärt in mötesplanering från ordförandena i 250 berörda grupper. Tillsammans ville de ha ungefär 600 möten för mycket!

Då kallade jag till möte och sa: ”Stryk!” Vi började vid 18-tiden och höll på till två på natten – de långa knivarnas natt! Sedan var antalet hanterbart men fortfarande för stort. I januari och slutet av mars strök vi möten igen.

Fick du hjälp av kolleger i andra länder när du skulle börja?
– Jag har fått råd från Frankrike, Portugal och inte minst från Finland och nu delar jag gärna med mig av egna erfarenheter. Min belgiska kollega har frågat inför hösten och min spanska kollega har redan hört av sig inför nästa vår.

Hur ser du på ditt jobb?
– Möten och tolkning som fungerar bidrar till bilden av det svenska ordförandeskapet. Vi vill ju leva upp till ryktet att vara välorganiserade och effektiva!

Gör du dig osams med många när du flyttar och ändrar?
– Inte osams men en del blir irriterade. Det gäller att köra över med silkesvantar.

Nu är det bara ett par månader kvar. Hur känns det?
– Det ska bli skönt när det är över. Då slipper jag drömma om lokalbokningar och om arga tolkar och ordförande som jagar mig!

Fakta/Coreper

Coreper är de ständiga representanternas kommitté, där Sverige representeras av EU-ambassadören och dennes ställföreträdare.

ÄMNEN:

EU
Typ
Vet du mer om det ämne som artikeln handlar om, eller om du har tips till redaktionen i något annat ämne, kan du lämna ditt tips här. Du kan också skicka ett mejl till redaktionen.
Om du anser att artikeln innehåller fel, beskriv här vad dessa fel består i. Du kan också skicka ett mejl till redaktionen.

Om du vill debattera det ämne artikeln handlar om, kan du skicka in en debattartikel till Publikt för publicering under vinjetten Debatt. Publikt publicerar inte anonyma debattinlägg, du måste därför alltid ange ditt namn och dina kontaktuppgifter. Redaktionen förbehåller sig rätten att korta och redigera insända debattartiklar. Skicka ditt inlägg som ett Worddokument på mejl till redaktionen.

Innehållet i detta fält är privat och kommer inte att visas offentligt.
CAPTCHA