Bristande kontroll leder till löneskulder
Brister i löneutbetalningsprocessen på Statens institutionsstyrelse, SiS, riskerar att leda till en mängd felaktiga utbetalningar och stora löneskulder för de anställda, enligt en internrevisionsrapport. Granskningen varnar även för att bristerna kan öppna för fusk.
Det finns stora brister i den interna styrningen och kontrollen i SiS löneutbetalningsprocess, vilket kan resultera i att betydande belopp betalas ut felaktigt och måste återkrävas av de anställda, enligt en ny intern granskning.
Under fjolåret uppgick SiS fakturerade löneskulder till närmare fyra miljoner kronor. I genomsnitt handlade det om 25 fakturor i månaden.
Thord Jansson, avdelningsordförande för ST inom SiS, menar att en löneskuld kan vara mycket påfrestande för den enskilde.
– Att det blir felaktigheter i lönesystemet är inte tolererbart. Man ska inte behöva lusläsa sitt lönebesked. Vi råder ändå våra medlemmar att alltid kolla så att de har fått rätt lön, säger Thord Jansson.
Den som drabbas måste både betala tillbaka nettolönen och den avdragna skatten, trots att det är pengar som aldrig har nått den anställdes konto. Den summan återfår medarbetaren först i samband med skattedeklarationen.
Löneskulden kan innebära att ett stort belopp ska betalas in till arbetsgivaren i ett slag. Arbetsgivaren och den anställde kan dock enas om en återbetalningsplan.
Enligt SiS HR-direktör Robert Stenbom upprättas en sådan om den anställde vill det.
– Vi förstår att det kan bli en jättebesvärlig situation och vi försöker hjälpa den anställda att lösa skulden med drägliga villkor. Det är alltid ett problem när vi inte betalar ut rätt lön men i relation till att vi betalar ut 5 000 löner är det relativt få felaktigheter som leder till löneskulder, säger han.
Orsaken till löneskulderna är enligt internrevisionen oftast att arbetsgivaren registrerat lönerelaterade händelser, så som sjukdom och ledigheter, för sent eller på fel sätt och att det saknats tillräckliga kontroller inför löneutbetalningen.
Den bristfälliga kontrollen gör också att felen riskerar att förbli oupptäckta, skriver internrevisionen.
Thord Jansson tror att en del av förklaringen till felaktigheterna kan vara att enhetscheferna, som ofta ansvarar för registreringarna, har en mycket hög arbetsbelastning.
– Mycket av deras tid går åt till att klara bemanningen, eftersom vi har brist på personal och är underbemannade. Det tror jag är det främsta skälet till att det blir fel, säger han.
Robert Stenbom håller med om att det råder en hård press på enhetscheferna, som möjligen kan bidra till misstag. Men, anser han, framför allt behöver cheferna ges stöd och kunskap om villkorsavtalet och betydelsen av korrekta löneutbetalningar.
Ett förbättrat systemstöd och utökade kontroller av utbetalningarna menar Robert Stenbom också är av stor vikt för att stävja felaktigheterna – och förhindra fusk.
För det är inte bara misstag som den interna granskningen varnar för. SiS bedöms också vara sårbart för oegentligheter och medvetna felaktigheter.
Internrevisionen upptäckte återkommande felaktigheter i lönetillägg, exempelvis att enkel övertid eller mertid felaktigt rapporteras och attesteras som kvalificerad övertid. Det kan tyda på att det finns utrymme för systematiska fel i utbetalningarna, enligt granskningen.
– Det är naturligtvis allvarligt att den risken finns. Vi arbetar med att förbättra våra processer för att minimera och bygga bort den risken, säger Robert Stenbom.
Efter misstankar om ekonomiska oegentligheter på ett ungdomshem 2022, där medarbetare som inte var chefer hade behörighet att godkänna ledigheter och arbetsrelaterade ersättningar i lönesystemen, beslutade SiS om flera förändringar.
Det är planerade åtgärder som skulle kunna ge en bättre styrning och kontroll, enligt internrevisionen. Men åtgärderna, som skulle ha varit på plats i våras, har fortfarande inte påbörjats eller är försenade.
Enligt Robert Stenbom har SiS till viss del haft svårt att hinna genomföra åtgärdsplanen. Nu pågår rekryteringar för att förstärka bemanningen på området, berättar han.
I januari i år införde SiS också nya kontroller på institutionsnivå och på nationell nivå. Enligt internrevisionen har kontrollerna visserligen minskat risken för löneskulder, men de kräver mycket manuellt arbete och bedöms på sikt inte vara tillräckliga för att upptäcka fel och oegentligheter.
Enligt revisionen är risken för felaktiga löneutbetalningar, både omedvetna och medvetna, fortsatt stor. Slutsatsen att fler åtgärder krävs delas av Robert Stenbom.
– Vi måste jobba vidare med de felaktigheter som finns, både de som beror på förbiseenden och okunskap och de som är systemrelaterade. Det är en grundläggande skyldighet att vi ska betala rätt lön i rätt tid, säger han.
Detta är en nyhetsartikel. Publikts nyhetsrapportering ska vara saklig och korrekt. Tidningen har en fri och självständig ställning gentemot sin ägare, Fackförbundet ST, och utformas enligt journalistiska principer samt enligt spelreglerna för press, radio och TV.
