Forskare varnar för fallgropar med flexibla kontor
Tid och möjlighet till inflytande är viktiga faktorer när ett kontor ska göras om och bli aktivitetsbaserat. Miljön måste anpassas till individer, grupper och arbetsuppgifter, framhåller forskare som deltog i ett seminarium arrangerat av Afa Försäkring.
Afa Försäkring bidrar till arbetet med en handbok om flexibla kontorsmiljöer och aktivitetsbaserade kontor, som ska vara färdig hösten 2026. De forskare som arbetar med projektet, Viktoria Wahlström vid Umeå universitet och Maral Babapour vid Institutet för stressmedicin i Västra Götalandsregionen, berättade vid ett seminarium om fallgropar och framgångsfaktorer när sådana kontor utformas.
– Ett sätt som vi rekommenderar för att undvika misslyckanden är att se till att undersöka och kartlägga behoven systematiskt mycket tidigt i planeringsprocessen, sade Maral Babapour under seminariet.
Forskarna har intervjuat chefer, projektledare och andra som varit inblandade i utformningen av aktivitetsbaserade kontorsmiljöer, där medarbetarna saknar fasta arbetsplatser. En återkommande iakttagelse var att arbetsplatserna ofta eftersträvade standardlösningar i behovsanalysen och att genomsnittsvärden för nödvändig yta applicerades på hela kontoret.
– Man förbiser de skillnader på individnivå och på gruppnivå som kan finnas i en organisation, konstaterade Maral Babapour.
De problem som uppstår vid ett sådant tillvägagångssätt försvinner inte, utan fortsätter att skava, menade hon. I synnerhet stora organisationer har svårt att förändra miljön i efterhand.
Även tidigare studier har visat att det finns stora skillnader när det gäller hur aktivitetsbaserade kontor uppfattas på gruppnivå. Enligt en studie från Institutet för stressmedicin upplevs öppna lösningar som sämre av personer som har höga krav på koncentrationsförmåga eller arbetar med konfidentiella uppgifter. Enheter med kreativa arbetsuppgifter påverkas mer negativt än andra av miljöer som är ”avpersonaliserade”, och så kallade cleandesk-policyer skapar svårigheter att hitta varandra och få en god sammanhållning.
Ett annat problem är att personer med neuropsykiatriska funktionsnedsättningar kan påverkas negativt av ljud, ljus och trängsel. Vissa medarbetare behöver därför ha tillgång till egna rum.
I studierna har forskarna sett att otydliga roller, kunskapsbrist och tidsbrist kan utgöra hinder i förändringsprocesserna. Om medarbetares och chefers möjlighet att påverka utformningen av kontoret försämras på grund av tidsbrist riskerar det att leda till ett sämre resultat.
– Vi ser att deltagandeprocesser kan ta tid, så det är viktigt att man planerar in det i stället för att ha korta ledtider, sade Maral Babapour.
Hon varnade för vad hon kallar ”kvasidelaktighet” – har man workshoppar och andra aktiviteter för att faktiskt ge medarbetarna möjlighet att påverka, eller syftar de bara till att skapa en känsla av delaktighet?
– Det är en risk som vi vill förebygga genom de råd vi ger i boken, sade Maral Babapour.
En omställning till flexibla kontorsmiljöer innebär också nya förutsättningar för det systematiska arbetsmiljöarbetet, framhöll Viktoria Wahlström.
– När man går över i delade miljöer behöver man skruva på och göra om rutiner och processer, till exempel skyddsronder. De delade ytorna förändrar också chefens mandat att råda över hur de kan stötta sina medarbetare. Det behöver man fundera på, sade hon vid seminariet.
Detta är en nyhetsartikel. Publikts nyhetsrapportering ska vara saklig och korrekt. Tidningen har en fri och självständig ställning gentemot sin ägare, Fackförbundet ST, och utformas enligt journalistiska principer samt enligt spelreglerna för press, radio och TV.
