Känsliga dokument göms undan

ÖPPENHET2015-02-10
Mejl som inte diarieförs. Långdragna sekretessprövningar. Dokument som förvandlas till »arbetsmaterial«. För Publikt berättar grävande journalister om hur myndigheter kringgår offentlighetsprincipen.

Journalisterna Bo-Göran Bodin och Daniel Öhman på Sveriges Radio mötte många hinder när de granskade Totalförsvarets forskningsinstituts, FOIs, planer på att bygga en vapenfabrik i Saudiarabien:

– På journalisthögskolan lär man sig att söka i myndighetens diarium, säger Bo-Göran Bodin. Men i verkligheten kan informationen finnas i mejl som aldrig hamnar i diarieförda akter.

Han ger exempel från försvars­departementet och utrikesdepartementet:

– Vi hade skärmdumpar som visade att mejl skickats från FOI till en tjänste­man på Regeringskansliet. Vi begärde ut alla hans mejl, men fick svaret att de sökta mejlen inte fanns. Först efter flera samtal diariefördes plötsligt de mejl vi efterfrågat.

Vid ett annat tillfälle stod Regerings­kansliet fast vid att det mejl reportrarna begärt ut inte existerade.

– Vi fick flera skriftliga avslag. Först sedan vi publicerat ett reportage om det försvunna mejlet och kunde visa upp en logg från FOI att mejlet verkligen skickats, erkände cheferna på departementet att mejlet inkommit. Då visade det sig att tjänstemannen gjort om den allmänna handlingen till arbets­material. Det är som att göra om en bulle till deg.

Fallet kritiserades senare av riks­dagens konstitutionsutskott, KU.

– Att uppgifter gallras automatiskt efter två år är ett annat problem, berättar Bo-Göran Bodin. Om inte en handling sparas aktivt finns den bara på backupband, som inte är allmän handling. En handling som gömts undan och sedan gallrats borde kunna hämtas från backupen och göras allmän igen.

Han har också stött på tjänstemän som använt privata mejladresser för tjänsteärenden, som sedan inte diarie­förts.

Ett annat problem är att sekretessprövningar kan vara mycket utdragna. Bo-Göran Bodin ger ett exempel från utrikesdepartementet, UD:

– Jag begärde att få se kabinetts­sekreterarens kalender. Efter nio måna­der svarade UD att den inte var allmän handling. Det kunde de ju ha sagt inom två minuter. KU har ju också kritiserat UD flera gånger för hur de hanterar offentlighetsprincipen.

Journalisten Sven Bergman på SVTs Uppdrag granskning gjorde en enkät till 20 erfarna grävande journalister. De såg två stora problem:

– Värst är att press- och kommunikationsavdelningar allt oftare tar över ärendena. Deras fokus är oftast skademinimering, alltså att hindra insyn. Myndigheterna sköts alltmer som före­tag. Det andra problemet är ett omfattande godtycke. Vad jag får ut beror på vem jag hamnar hos.

Han betonar att många tjänstemän sköter sig bra, men att registratorn inte alltid känner till att handlingarna finns.

– Tjänstemännen har valt att inte diarieföra dem. I vissa fall hade vi redan de handlingar vi begärde ut, men fick ändå svaret att »de inte upprättats hos myndigheten«. Jag försöker vara korrekt och vänlig, men när jag vet att handlingarna finns kan det hjälpa att höja tonläget.

När handlingar gallrats ut av en myndighet brukar Sven Bergman söka dem på annat håll:

– Nästan alltid hittar man dem hos en annan myndighet. Det är ytterst ovanligt att ett ärende bara finns på ett ställe.

Han hoppas för demokratins skull att frågor om offentlighet får högre status:

– Det saknas ett individuellt ansvar och sanktioner mot obstruktion. I dag är det värsta som kan hända att JO viftar med pekfingret.

Magnus Kolsjö är ny utredare på ST och var tidigare sakkunnig hos Mats Odell, KD, som 2006–2010 var minis­ter med ansvar för den statliga förvaltningen. Han vill se mer av proaktiv öppenhet hos myndigheterna:

– Det vore bra om man inte klassade så mycket som arbetsmaterial, till exempel beredningspromemorior. Alla mejl hamnar inte heller i diariet. Det beror inte på illvilja. En tjänsteman får kanske 50–60 mejl per dag.Det är betungande att diarieföra alla, då tar man bara dem som bedöms vara viktigast.

Professor Hans-Gunnar Axberger är expert på yttrandefrihetsfrågor och har tidigare varit såväl pressombudsman som justitieombudsman, JO.

Han vill inte uttala sig om enskilda fall, men anser att myndigheternas misstag oftast beror på okunskap.

– I stora centrala myndigheter finns god kunskap och det fungerar väl, Regeringskansliet undantaget och i synnerhet UD. Men hos somliga tjänste­män och i mind­re myndigheter samt i kommuner, och allra värst i kommunala bolag, finns inte samma kunskap. Där kan tjänstemän betrakta allmänna handlingar som sitt eget arbets­material. Men direkta obstruktioner är mycket ovanligt.

Många journalister är också okunniga, anser Hans-Gunnar Axberger:

– Deras vanligaste misstag är att inte vara tillräckligt pålästa och fråga efter information i stället för att begära ut en handling.

Han menar också att lagstiftningen som bygger på pappers­handlingar är på väg att tjäna ut.

– E-förvaltning ställer andra krav och rättsliga gråzoner uppstår. Men jag tror inte att den nya tekniken används till att mörka mer. Det var nog lättare att trolla bort ett papper än en uppgift i datorn, säger Hans-Gunnar Axberger.

STs ordförande Britta Lejon tror att svårigheter att få ut handlingar i första hand beror på osäkerhet och okunskap hos tjänstemännen.

– Ett stort ansvar faller på myndig­heternas ledningar. De måste vara tydliga med vad som gäller. Och det är viktigt att alla anställda får utbildning i öppenhet och sekretessfrågor, säger hon. 

Alla har rätt att ta del av allmänna handlingar

  • Offentlighetsprincipen ger alla rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter och kommunala bolag. Undantagen preciseras i offentlighets- och sekretess­lagen. Handlingar ska lämnas ut skyndsamt.
  • Allmänna handlingar är dokument eller tekniska upptagningar som förvaras hos en myndighet och är inkomna dit eller har upprättats där.
  • Arbetsmaterial är handlingar som inte är färdigbehandlade. De betraktas därför inte som allmänna och kan inte begäras ut.
  • Gallring innebär att vissa allmänna handlingar sorteras ut eller makuleras efter viss tid. 
  • Meddelarfriheten ger offentligt anställda rätt att berätta för journalister om innehåll i hemliga handlingar, utom i undantagsfall.

Detta är en nyhetsartikel. Publikts nyhetsrapportering ska vara saklig och korrekt. Tidningen har en fri och självständig ställning gentemot sin ägare, Fackförbundet ST, och utformas enligt journalistiska principer samt enligt spelreglerna för press, radio och TV.

Inlagt av Bengt T Jonsson (ej verifierad) mån, 03/02/2020 - 16:29
Kommenterar denna artikeln trots att den är 5 år gammal till följd av utvecklingen hos vissa kommuner. Vissa kommuner har gjort det både enklare och svårare att hitta information. Enklare att via hemsidan komma åt tjänster som berör många invånare och dagligen. Svårare att hitta protokoll och annan relevant information om man vill granska hur kommunen har beslutat i enskilda fall. I vissa fall drunknar man i information när man använder enskilda sökord. Du kan få tusentals träffar och då är det istället överskottsprincipen som gäller och du hittar inte informationen i överflödet.
Innehållet i detta fält är privat och kommer inte att visas offentligt.
Genom att trycka på "Skicka" godkänner jag att mitt inlägg kan publiceras på webben och i papperstidningen. Redaktionen förbehåller sig rätten att granska och redigera kommentarer på samma sätt som insändare. Publicering sker först sedan inlägget granskats. Detta sker normalt under kontorstid. Publikt publicerar inte inlägg som innehåller personangrepp. Inte heller publiceras inlägg som handlar om något annat än ämnet för artikeln.