Projektledaren behöver vara tuff och modig
Att leda ett projekt på jobbet kan vara intressant och roligt, men också svårt. För att lyckas är det viktigt att få klart för sig vad som ska levereras – och att inse att projektledning i stor utsträckning handlar om att leda människor.
– Projektledning är sprintergrenen inom ledarskap. Det är en tydligt avgränsad uppgift som ska utföras inom en bestämd tid, och ramarna är fastställda – eller så ser du till att de blir det, säger Elisabeth Kamél som föreläser om projektledning, utbildar projektledare och har skrivit boken Projektkommunikation.
Därför, menar hon, är det viktigt att som projektledare veta vilken prioritet projektet har och vilka konsekvenser det får om det inte blir klart i tid. Det gäller också att ha förståelse för arbetets olika faser: initiering, planering, genomförande och avslut.
Men det finns inte en enda metodik för projektarbete eller några generella framgångsfaktorer, menar Lennart Ljung, som är lärare på magisterprogrammet i projektledning vid Karlstads universitet och forskar om organisationers förmåga att tillämpa projektarbetsformen.
– Vilken metod du ska använda beror på den typ av projekt det gäller. Det är exempelvis stor skillnad på att förändra arbetssättet i en organisation, utveckla ett nytt IT-system eller planera ett nybygge, säger han.
Lennart Ljungs råd till dig som ombeds leda ett projekt är att börja med att fråga »Vad ska jag leverera?«, så att du har kravbilden klar för dig. Nästa fråga är »Till vem?«. Mottagaren måste vara klart definierad och du bör direkt prata med den personen, så att rätt förväntningar skapas.
– Sedan gäller det att göra en analys av projektets resultat. Skapa en samsyn kring vad som ska levereras och de effekter som önskas på kort och lång sikt. Först därefter går det att bedöma hur projektet ska planeras, vilka resurser som krävs, hur tidsplanen ser ut och hur uppföljning ska ske, säger Lennart Ljung.
Som projektledare behöver du vara tuff och modig, menar Elisabeth Kamél:
– Du måste slåss för ditt projekt, lyfta fram dess ändamål och betydelse. Dessutom måste du hantera både dina egna och andras förväntningar på vad ni kan åstadkomma.
Elisabeth Kamél menar att resursbrist är den vanligaste stötestenen vid projektarbete. Det är så mycket som konkurrerar om medarbetarnas tid och uppmärksamhet. Kanske har du dem bara på 25 eller 10 procent i projektet.
Deltagarnas engagemang kan variera. Lennart Ljung konstaterar att många deltagare ser projektarbete som en chans att få utlopp för sin kreativitet:
– De uppskattar avbrottet i vardagen och känner att de utvecklas när de får diskutera hur gruppen ska jobba sig fram till målet. Det kan också vara status att bli utvald, säger han.
Givetvis finns det också medarbetare som inte känner sig så motiverade att delta.
– De kan se projektet som ännu en uppgift i sina redan späckade arbetsscheman och tycka att det är besvärligt att samarbeta med folk från andra avdelningar, säger han.
Elisabeth Kamél understryker vikten av kommunikation för att projektarbetet ska fungera:
– Du måste visa ödmjukhet inför deltagarnas kunnande och ge positiv feedback. Deltagarna bör träffas öga mot öga ibland, bara videokonferenser räcker inte. Speciellt viktigt är det om personerna arbetar på olika orter, säger hon.
Många projektledare är inte medvetna om att uppdraget i hög grad handlar om att leda människor, menar Lennart Ljung. Då kan det bli problem.
– Ett dilemma är att du som projektledare inte har någon formell makt att få folk att göra som du vill, säger Elisabeth Kamél. I iver att driva projektet framåt är det lätt att ta över uppgifter som deltagare struntar i att utföra. Men då riskerar du att bränna ut dig.
Hon och Lennart Ljung ger båda rådet att regelbundet rapportera till den person som är mottagare av, och ska stötta, projektet. Berätta hur arbetet går, ta upp eventuella problem som måste lösas för att ni ska komma vidare och om någon ny resurs behöver kallas in.
Projektarbete är i dag väldigt vanligt inom organisationer och företag. Det kan pågå så många projekt samtidigt att vissa riskerar att drunkna.
– Därför är det viktigt med ett ordentligt avslut, säger Elisabeth Kamél. Påminn i god tid mottagaren om när det är dags att leverera resultatet. Presentationen ska vara ett glädjefyllt event och de som deltagit tackas för sin värdefulla insats.
8 saker att tänka på när du ombeds att leda ett projekt
- Fråga »Vilket resultat förväntas?«
- Ta reda på vem som är mottagare.
- Bestäm vilken metod du ska använda.
- Tänk över vilka resurser du behöver.
- Ha tidsplanen klar för dig.
- Entusiasmera och beröm deltagarna.
- Rapportera till mottagaren.
- Gör ett ordentligt avslut.
6 fällor som ett projektarbete kan hamna i
- Oklara riktlinjer och mål.
- Mottagaren är svår att nå och föga stöttande.
- Gruppdynamiken fungerar inte.
- Överblicken förloras.
- Deltagare struntar i att utföra arbetsuppgifter.
- Tidsplanen spricker.
