Möjligheten till koncentration bör vara i fokus när kontor utformas
Det går inte att vänja sig vid stimmiga miljöer, skriver forskaren Helena Jahncke. Därför behöver kontorsmiljöer utformas med omsorg och uppmärksamhet på medarbetarnas behov, så att de underlättar koncentration och prestation, framhåller hon.
Att arbetsmiljön påverkar vårt välbefinnande och vår produktivitet är ingen nyhet. Men den senaste tidens forskning, inklusive min egen, har kastat nytt ljus på sambandet mellan kontorsutformning och prestation i koncentrationskrävande uppgifter.
Oavsett vilket namn vi sätter på kontoret som delas med andra, så är det tydligt att prestationen i uppgifter som kräver koncentration påverkas av stimmiga miljöer. Olika kontorsutformningar bär på sina unika fördelar och brister, men när ”pratiga aktiviteter” kombineras med ”koncentrationskrävande aktiviteter” i traditionella kontorslandskap, blir det svårt att hitta en balans som gynnar alla.
Men det finns givetvis också öppna kontor där medarbetare fokuserar på liknande uppgifter, och i dessa miljöer kan det vara lättare att anpassa arbetsmiljön efter de generella behov som finns. Den senaste tidens utveckling mot aktivitetsbaserade kontor, där medarbetarna inte har fasta platser, kommer med en annan filosofi: valmöjlighet. Här är tanken att medarbetare ska kunna välja en arbetsmiljö som stödjer deras aktuella uppgift så att det blir lättare att tillgodose en variation av behov på arbetsplatsen. När dessa valmöjligheter utformas rätt, kan de få en stor positiv effekt på prestationen. Här får dock individen ett större ansvar för att också välja en miljö som passar det man arbetar med under dagen, vilket kan innebära att man behöver växla plats flera gånger under en dag. Och då behöver även den processen vara smidig.
I en unik studie som jag genomfört tillsammans med kollegor från Högskolan i Gävle mätte vi hur medarbetare faktiskt presterade i en koncentrationskrävande uppgift ute i verkliga kontor, samtidigt som vi hade koll på vilken ljudmiljö de exponerades för. Här fann vi att det hade en tydlig positiv inverkan på prestationen när medarbetare kunde arbeta i en delad zon med ljudrestriktioner, en så kallad ”lugn zon”, i jämförelse med att arbeta i en delad ”aktiv zon”, där sådana restriktioner och anpassningar saknades. När medarbetarna utförde uppgiften i den lugnare zonen ökade prestationen runt 17 procent. Dessutom såg vi att prestationen ökade med ytterligare några procent när medarbetare växlade till ett enskilt arbetsrum i det aktivitetsbaserade kontoret.
En tydlig lärdom från både denna och många andra studier vi gjort är att utformningen av ljudmiljön spelar en central roll för koncentrationsförmågan och därmed också för de flesta kontorsanställda på något sätt. Det gäller även när vi jämför olika typer av delade utrymmen. Och detta var inte en simulerad miljö – vi var på plats på Trafikverket och observerade förändringar i arbetsprestation före och efter ombyggnationen till ett aktivitetsbaserat kontor.
I samma studie såg vi innan ombyggnationen att medarbetarna som satt i egna rum – cellkontor – presterade 14 procent bättre jämfört med kollegorna som satt i kontorslandskap, när de utförde den koncentrationskrävande uppgiften. Efter ombyggnationen fick alla medarbetare tillgång till samma möjligheter att koncentrera sig genom att kunna växla mellan olika zoner och arbetsrum. Självklart bör det nämnas att det finns andra utmaningar att hantera i den nya utformningen som inte är i fokus för det här inlägget, där exempelvis delaktigheten har visat sig avgörande för att få till ett välfungerande kontor.
En vanlig missuppfattning är dock att vi skulle kunna ”vänja oss” vid stimmiga miljöer. Trots att vi kan känna oss bekväma i dessa miljöer, så störs vi faktiskt av oförutsägbara ljud. Vår hjärna använder samma processer för att bearbeta samtal som den gör för att läsa eller skriva. När någon talar i bakgrunden blir vi därför störda, även om vi inte alltid är medvetna om det. Dessutom fångar plötsliga och oförutsägbara ljud vår uppmärksamhet och tar fokus ifrån uppgiften. Det här gör att vi kan bli tröttare, jämfört med om vi arbetat under lugna förhållanden.
Det är dock viktigt att komma ihåg att man inte kan generalisera och säga att öppna kontorslandskap och aktivitetsbaserade kontor är dåliga i sig. När de utformas med omsorg och uppmärksamhet på de olika behov medarbetarna har, kan de underlätta koncentration och prestation. Det handlar exempelvis om smart planering av lokalen, akustiska åtgärder, gemensamma och förankrade förhållningssätt och tillgång till rum och ytor för dem som utför ”avvikande” aktiviteter i förhållande till övriga gruppen – mestadels är det då fråga om pratigt eller koncentrationskrävande arbete.
Min förhoppning är att denna forskning bidrar till en större förståelse för hur ljudmiljön påverkar oss och inspirerar till förändringar som gynnar både arbetsgivare och medarbetare. Det ligger i allas intresse att skapa arbetsplatser där vi kan nå vår fulla potential.
Helena Jahncke
Docent i arbetshälsovetenskap
.
Referens: Jahncke, H., & Hallman, D. (2020). Objective measures of cognitive performance in activity based workplaces and traditional office types. Journal of Environmental Psychology, 72.
Detta är ett debattinlägg. Det är skribenten som svarar för innehållet och de åsikter som förs fram i texten.
