Helene Johansson, här med Kristian Lindberg, förespråkar att man arbetar med it-coachning, det vill säga att någon sitter bredvid en stund och kommer med förslag på hur man kan jobba mer effektivt.
Bild: Anna Sigge
Helene Johansson, här med Kristian Lindberg, förespråkar att man arbetar med it-coachning, det vill säga att någon sitter bredvid en stund och kommer med förslag på hur man kan jobba mer effektivt.

Lyhörda utvecklare lyfter it-miljön

FÖRDJUPNING: SWEDAC2018-11-21
Utvecklare som förstår verksamheten och en standardiserad it-miljö är receptet för en god arbetsmiljö för system­användarna, menar man på it-avdelningen på Swedac i Borås. Och de anställda håller med.

I dag befinner sig Helene Johansson på Swedacs kontor i Borås. Men precis som den genomsnittliga handläggaren på myndigheten tillbringar hon en stor del av arbetsveckan på fältet.

För tillfället är arbetsbelastningen ovanligt hög eftersom myndighetens Stockholmskontor ska omlokaliseras hit till Borås. Många har slutat och hon måste lägga mer tid än vanligt på kundbesök.

Det ställer krav på it-systemen.

– Vår kärnverksamhet är att utöva tillsyn på plats. Att besöka ackrediterade organisationer eller sådana som önskar bli ackrediterade. Det är rent revisionsarbete som bygger på doku­mentation och därför måste vi ha system som fungerar stabilt i fält, säger hon.

På sitt arbetsrum sitter Helene Johans­son för att läsa på inför de stundande besöken ute hos kund. Hon behöver förstå vad organisationen som ska granskas gör för att kunna ta reda på om de uppfyller kraven.

Hela arbetsförloppet dokumenteras och hanteras i systemet för att handläggaren vid ett eventuellt återbesök ska kunna bedöma de korrigeringar som kunden har behövt göra.

Helene Johansson är nöjd med Swedacs it-arbetsmiljö.

– Den är till och med mycket god, faktiskt. Vi får bra med utbildning, vi vet när nyheter träder i kraft och när det är underhåll så att man kan för­bereda sig. It är alltid nåbara när vi är ute i fält. Sedan kanske man inte alltid kan lösa allt direkt på plats, säger hon.

Susanne Skogman, ordförande för ST inom Swedac, upplever att det finns en fungerande dia­log om it-arbetsmiljön på myndigheten:

– Man lyssnar på medarbetares synpunkter och önskemål, men man tittar också på arbetssätt för att nyttja systemens funktioner på bästa sätt.

De nämner båda att de sällan upplever strul med systemen. Det beror till stor del på att it-miljön är avskalad så långt det bara går, menar ST-medlemmen Anna Lorentzon, som är en av fem anställda på Swe­dacs it-avdelning och jobbar med att samordna verksam­hetens it-utveckling.

– Vi har en standardiserad och harmo­niserad it-miljö där vi har tittat på vilka system som verkligen behövs för att verksamheten ska fungera. Syste­men i sig är fortfarande komplexa med mycket information som ska hanteras, säger hon.

Den komplexiteten förutsätter kunniga och utbildade användare, konstaterar Anna Lorentzon. Därför är tid för introduktion, vidareutbildning och coachning a och o i verksamheten, understryker hon.

Den standardiserade it-miljön innebär fördelar för både tekniker och support på myndigheten, som kan ägna sig åt verksamhetens behov i stället för att släcka bränder, säger Anna Lorentzon.

För supporten står Kristian Lindberg. Han lägger till att ett avskalat tänk skapar pålitliga system. Och att användarna upplever arbetsmiljön som god beror på att de har få avbrott där ute på fältet, tror han.

– Det handlar också om att ha ett säker­hetstänk över lag. Som till exem­pel att låsa datorerna så att det inte går att installera sådant som inte har med arbetet att göra. Det bidrar till en stabil drift.

Så länge alla har det som behövs för att sköta jobbet kan ingen av med­arbetarna Publikt talar med se några direkta nackdelar med en mer avskalad it-miljö.

– Att vara effektiv som it-avdelning är inte alltid att bara springa på allas behov. Nyckeln är att vara en naturlig del av verksamheten och ha ett gemen­samt mål med den. Om kärnverk­sam­heten är delaktig så ökar förståelsen för hur tekniken fungerar och systemen uppfyller bättre både användarens och verksamhetens behov. Jag upp­lever att de flesta är nöjda, säger Anna Lorent­zon.

Handläggaren Helene Johansson berättar att it-arbetsmiljön har lyfts på enhetsmöten den senaste tiden, eftersom det är många nyanställda på myndigheten.

Hon vill slå ett slag för it-coachning. Det vill säga att någon sitter bredvid en stund, tittar hur man jobbar och ger konstruktiva förslag på hur man kan bli mer effektiv.

–  Det kan vara väl investerade pengar för de myndigheter som kanske inte har så bra it-arbetsmiljö. Ibland tror man att det man gör är effektivt och rätt, men egentligen kanske det inte alls är så. Om någon sitter bredvid i en halvtimme omfattar det ungefär vad jag gör i systemen. Sedan kanske jag kan ställa mina mer riktade frågor till it-supporten, säger Helene Johansson.

Utvecklaren Anna Lorentzon konstaterar att it-arbetsmiljön också är beroende av arbetsgivarens förståelse för att verktygen måste användas rätt.

– Vi stöter sällan på motstånd när vi behöver en dag för utbildning. Det finns förståelse för att systemen är grunden för att folk ska kunna jobba effektivt, och att det behövs lite tid för att nå dit. Det tror jag inte är utmärkande för alla arbetsgivare, säger hon.

Helene Johansson jobbar med inspektion och kontroll främst inom området laboratoriemedicin. I huvudsak använder hon fyra olika it-system. Två av dem är egenutvecklade.

Ärendehanteringssystemet där dokumenten för kundbesöken upp­rättas samt kunddatabasen är standard­system. Den lösning som används för att rapportera på plats och det gemensamma system som handläggare, kund och experter gör efterarbetet i har utveck­lats specifikt för Swedac.

Men det finns trots allt en strävan mot att använda sig av standard­system, förklarar Anna Lorentzon.

– Eftersom vi är en liten myndighet kan det bli dyrt att utveckla själva. Samtidigt kan det också vara kostsamt att anpassa ett standardsystem så att det stödjer verksamheten.

Nu var det ett tag sedan som det gjordes några större utvecklingsarbeten. Men finjustering pågår ständigt, berättar Anna Lorentzon. Och i den processen är det viktigt att involvera användarna.

– De deltar i allt från förarbeten till referensgrupper vid utveckling men finns också representerade i det kontinuerliga förvaltningsarbetet. Men det gäller att lägga ribban lagom högt även här. Det handläggarna ska kunna foku­sera på är att bedriva sin dagliga verksamhet med hjälp av system som fungerar.

En modernisering väntar dock runt hörnet, förklarar Anna Lorentzon. Då önskar sig handläggaren Helene Johans­son framför allt en mer mobil lösning. I ett laboratorium som inspekteras kan hon av hygieniska skäl inte gå omkring med en uppslagen dator.

– Det går inte att ställa ifrån sig den på en bänk där man kanske hanterar prover med smittorisk, vilket betyder att jag måste göra anteckningar på papper och sedan föra in dem i systemet. Jag skulle vilja slippa dubbeljobb
och arbeta elektroniskt direkt, säger hon.

Anna Lorentzon hoppas att det kommer att bli så.

– När systemutvecklingen på Swedac började för 15 år sedan konstaterade vi att handläggarna skriver så pass mycket att det inte gick att hantera på de lösningar som fanns då, före smarta telefoner och plattor. Men nu är det möjligt att ta det steget, säger hon.

Helene Johansson har också varit med i ett förarbete kring just mobila lösningar.

– Så snart kanske jag blir ännu mer nöjd med min digitala arbetsmiljö.

Läs mer:

Innehållet i detta fält är privat och kommer inte att visas offentligt.
Genom att trycka på "Skicka" godkänner jag att mitt inlägg kan publiceras på webben och i papperstidningen. Redaktionen förbehåller sig rätten att granska och redigera kommentarer på samma sätt som insändare. Publicering sker först sedan inlägget granskats. Detta sker normalt under kontorstid. Publikt publicerar inte inlägg som innehåller personangrepp. Inte heller publiceras inlägg som handlar om något annat än ämnet för artikeln.