Annons:
IT-arbetsmiljö
Fördjupning
AVAnn DahlinLinus Hellerstedt0 kommentarerTyck till!

Många faktorer bakom it-stress

It-problem är en stor arbets­miljö­­fråga på statliga myndig­heter, visar en enkät som Publikt gjort. Medarbetarnas bristande inflytande är ett viktigt skäl till att system fungerar­ dåligt, anser it-experterna Jonas Söderström och Åsa Cajander.

Stora arbetsplatser som universitet, länsstyrelser och Kronofogden och små myndigheter som Brottsföre­byggande rådet och Allmänna reklamations­nämnden har en sak gemen­sam: deras it-verktyg skapar arbets­miljöproblem för de anställda som ska hantera dem. Det visar en enkät från Publikt som besvarats av fackligt förtroendevalda på över 40 myndigheter.

De problem som ST-företrädarna beskriver handlar om gamla och tröga system, ökande komplexitet, en mångfald av system som inte integrerats och svårig­heter med system som används sällan.

Svaren tar upp en mängd konkreta stressfaktorer, exempelvis uppdateringar som inte går igenom automatiskt, program som kräver en mängd klick eller är svåra att orientera sig i, att semester måste läggas in på tre olika ställen, att arbetet släpar efter för att ett system inte kan hantera alla moment, eller att systemet inte klarar storleken på de filer som man arbetar med.

Allt detta är bekanta teman för Jonas Söderström, informationsarkitekt på konsultföretaget In Use och författare till boken Jävla skitsystem, och Åsa Cajan­der, professor i människa–dator­interaktion vid Uppsala universitet.

– Problemen på statliga arbets­platser gäller ofta arbetsprocessen och informationsflöden, säger Åsa Cajander. Man får dubbel- och trippel­dokumentera, systemen pratar inte med var­andra och ger inte stöd för arbets­processen.

Åsa Cajanders bild är att besvär med driftsavbrott och trög­heter har blivit mindre vanliga i takt med att datorer och databaser blivit snabbare. Ett växan­de bekymmer är i stället mängden av system som männi­skor måste hantera.

– De flesta som jag intervjuar har numera 15 till 20 olika system, oräknat mind­re system som telefoner och annat. Om man går tillbaka tio år i tiden var det ju ingen som kunde veta eller ana att den här utvecklingen kunde ske. Situationen har bara uppstått, och det har bidragit till det här enorma prob­lemet.

Det finns inget som tyder på att teknik­bekymren är mindre i staten än i andra sektorer, säger Jonas Söderström. Men när staten upphandlar it saknas ofta en budget för att göra justeringar i efterhand.

– Och it-utveckling är i grunden osäker. Man hoppas att det nya systemet ska effektivisera eller underlätta arbetsuppgifterna, men man vet inte om det faktiskt blir så.

Många av de fackligt förtroendevalda som svarat på Publikts enkät uppger att medarbetare är stressade och frustrerade på grund av bristerna i it-verktygen. Jonas Söderström menar att det handlar både om ökande kognitiva krav och att man inte har kontroll över sin arbetssituation.

– Kontrollförlusten går över hela skalan, från rusande stresshormoner när det blir ett driftsavbrott till den övergripande avsaknaden av inflytande över hur systemen utvecklas.

De kognitiva kraven hänger samman med att fler och mer komplexa system införs.

– Man är tvungen att komma ihåg olika funktioner i system som man använder sällan, och minnas olika lösen­ord. Dessutom finns problemet med ständiga förändringar, så att system som »pratat« med varandra plötsligt »bytt språk«.

När systemen inte håller vad de lovar kan anställda känna sig både lurade och lite dumma, säger Jonas Söderström. Människor far också illa av det han kallar samvetsstress.

– Det kommer över en när man känner att man aldrig ligger i fas, att man inte kan sköta sitt jobb på ett bra sätt på grund av brister i systemen. Ofta löser man det med »frivillig« övertid, eftersom det gör ondare att negligera problemen med eftersläpning i arbetet.

En del av de problem användare upplever kan hänga samman med svårigheten att tillgodose verksamhetens behov med färdiga standardsystem.

– Standardsystem passar ingen, framhåller Åsa Cajander. Det blir för långt avstånd mellan dem som använder systemen och dem som utvecklar dem. Även om man har användar­grupper eller liknande är det väldigt svårt att få det att fungera.

Att utveckla och förvalta ett eget system är givetvis mycket dyrare än att köpa ett standardsystem, konstaterar hon.

– Men börjar du räkna på trasslet i en stor organisation så kanske det skulle löna sig. Det skulle man kunna göra en forskningsstudie på.

Både Åsa Cajander och Jonas Söderström förordar det som brukar kallas agil utveckling, där it-system utvecklas stegvis med löpande återkoppling från användarna. Agila metoder ger i slutändan verktyg som är bättre anpassade till verksamheten och användarna, anser de.

Det finns dock kritik också mot agil systemutveckling. Som framkommer i Publikts reportage från Karlstads universitet, liksom i enkätsvar från and­ra lärosäten, kan användare uppleva stress av att jobba med agilt utvecklade system som bara är halvfärdiga och genom­går fortlöpande förändringar.

Inte allt som kallas agilt gör skäl för namnet, säger Jonas Söderström. Portionerna av ett system som introduceras stegvis bör vara så små som möjligt, anser han, och man måste göra rejäla tester innan så att det inte behöver bli många ändringar fram och tillbaka.

– Brådskan är en farsot i detta sammanhang. Om något är ofärdigt är det bättre att vänta med releasen, för om man måste ändra i efterhand har man ändå inte sparat tid.

Brist på utbildning och introduktion i nya system tas upp som ett problem i flera av svaren på Publikts enkät.

Jonas Söderström ser ett behov av att höja kompetensen också bland dem som bygger systemen, liksom hos beställande chefer som själva inte till vardags använder alla system.

– Visst behöver användarna utbildning. Men det finns inget som tyder på att de generellt har bristande digi­tal kompetens, som det ofta påstås. Tvärtom är de ofta mer kompetenta än sina system och hittar sätt att lösa brister i dem.

Som exempel nämner han att en av dem som svarat på Publikts enkät uppger att handläggarna använder molntjänster, trots att de inte anser att dessa är säkra.

– De såg problemet, men hade inget alternativ för att få jobbet gjort.

Även Åsa Cajander vill lägga över en del av lösningen på it-sidan.

– Man underskattar komplexiteten och den tid det tar att sätta sig in i saker och ting. Det finns också en mentalitet inom it-världen att det ska vara nytt, nytt, nytt. Vi behöver undervisa civil­ingenjörerna på ett annat sätt, så att de får en bättre förståelse för hur it-systemen skapar förutsättningar för arbete.

Publikt har också ställt frågan i vilken mån it-arbetsmiljön diskuteras mellan fack och arbetsgivare och i skyddsorganisationen. Flertalet svarar att det sker. Men få beskriver att problem har lösts, och bara enstaka svarande uppger att ett mer systematiskt arbete planeras, till exempel i form av digitala skydds­ronder med fokus på it-arbetsmiljön.

Åsa Cajander tror att digitala skyddsronder kan vara en av flera använd­bara metoder i ett systematiskt arbets­miljöarbete. Men de som engageras i det arbetet behöver utbildning om it och design av it-system, anser hon.

– Ingen metod fungerar om man inte har viss förkunskap.

Ett annat dilemma är, säger hon, att nuvarande metoder för utvärdering av it-system börjar bli föråldrade.

– De utgår från att vi använder ett fåtal system och inte femton. Man behöver se över helheten i stället för att bara titta på ett system.

Fackförbunden bör kliva in och ta ett större ansvar, menar hon.

– Man måste utbilda de fackliga ombuden i arbetsmiljöfrågor inom digitalisering i större utsträckning.

Jonas Söderström delar Åsa Cajanders uppfattning att it-frågorna måste komma in i utbildningarna av fackligt förtroendevalda och skyddsombud.

– Så gott som all grundutbildning för skyddsombud saknar ännu innehåll om digital arbetsmiljö, säger han.

För egen del har Jonas Söderström samarbetat med den partsgemensamma arbetsmiljöorganisationen Prevent om ett utbildningsmaterial, Inför rätt IT. Det är tänkt som stöd för dem som ska köpa in it-system, bygga egna system eller utveckla befintliga. En grundbult i materialet är att de som ska använda systemen behöver komma in tidigt i processen.

– Det är scenarier, grundfakta och checklistor, till exempel om regelbundna användningstester.

Även Åsa Cajander understryker att användarna måste vara med från början för att slutresultatet ska bli bra.

– Det är ju bara de som vet hur arbetet går till. Men arbetet måste bygga på ett gemensamt språk som inte är alltför tekniskt, så att alla kan delta.

Det blir bäst om man använder det språk och de termer som redan finns i verksamheten, menar hon.

– Om det är på Centrala studiestödsnämnden och handlar om studielån så är det ju den vokabulären man ska använda.

Trots den vikt som de båda it-experterna lägger vid användarnas medverkan tycks den sällan väga tungt i myndigheternas praktik. På Publikts fråga svarar de flesta att berörda grupper »i någon mån« har möjlighet att påverka it-utvecklingen. Men svaren indikerar att det inte alltid fungerar särskilt väl. »Många gånger kommer man på det för sent, i testningen«, skriver en av de fack­liga företrädare som svarat på enkäten.

Såväl Åsa Cajander som Jonas Söder­ström ser ett behov av att bygga broar mellan it-utvecklare och användare. Det är delvis en genusfråga, säger Åsa Cajander.

– Många av systemutvecklarna som jag undervisar är killar och män, medan många som jobbar som handläggare i statliga myndigheter är kvinnor. De senare har en underordnad roll, med lägre lön och lägre status. Det hela kryddas med teknikoptimism, man tänker att de här tekniska killarna nog kan och löser det här.

Jonas Söderström tror att de som arbetar med it-utveckling också har mycket att vinna på ett närmare samarbete med användarna.

– De får mycket skäll, och det kan vara frustrerande. Men de är ju inga fiender! Det behövs ett gemensamt forum.

Åsa Cajander bedömer att it-problemen på våra arbetsplatser kan minska med tiden – men knappast de närmaste tio åren.

– Jämfört med för tio år sedan har vi i dag otroligt mycket bättre kompetens kring utveckling och införande av it-system, men problemet har samtidigt blivit så mycket större. Vi digitaliserar ju allting.

Läs mer:

Ämnen: IT, Arbetsmiljö
Vänd dig till rätt ställe med problemen

När människor drabbas av brist­fälliga it-system har de många gånger svårt att se »vem de ska kasta bollen på«, noterar it-experten Jonas Söderström. Han har därför försökt sortera problemen i olika kategorier:

Brister i hårdvara och nätverks­kapacitet. Dessa är tekniskt lösbara, exempelvis med inköp av fler licenser.

Dålig utbildning och missari införandet. Risken minskar om de som gör uppdateringar har förståelse för verksamheten.

Dålig design, såsom många klick eller att det går att göra fel. Måste åtgärdas av leveran­tören.

Onödiga arbetsmoment, exempelvis att samma information måste skrivas in på flera ställen eller i flera system. En verksamhetsfråga som måste diskuteras med ledningen.

Kopplingar mellan system saknas. Krav måste riktas till leverantören eller annan myndighet som äger systemet.

Här finns tips för it-skyddsronder
  • I myndighetsvärlden har Partsrådet, som drivs gemensamt av fack och arbetsgivare, gjort en kort handledning för it-skydds­ronder/digitala skyddsronder. Den finns på sajten partsradet.se under systematiskt arbetsmiljöarbete/fördjupningsnivå. Även fackförbundet Vision har på sin hemsida beskrivit hur och varför man gör digitala skyddsronder, och på sajten suntarbetsliv.se finns en färdig checklista.
Bli den första att tycka till!
Du kanske också är intresserad av

Hon vill att tekniken ska tjäna medborgarna

LÖNERNyhetNär regeringen nyligen fattade beslut om nya löner för myndighetschefer fick generaldirektör Lena Erixon på Trafikverket återigen den högsta lönen. Men vad tjänar din myndighets chef? Publikt har hela listan.
POLISENNyhetPå vissa orter är det månadslång kö för att göra nytt pass. För personalen på en del expeditioner är arbetssituationen ansträngd med stress och små möjligheter till raster, enligt passhandläggare som Publikt har talat med.
ArbetsrättNyhetI går beslutade riksdagen att förändra reglerna om strejkrätt från 1 augusti i år. Lagändringen innebär att fredsplikten utökas på arbetsplatser där det finns kollektivavtal.
Fördjupning: TjänstemannaansvarFördjupningPolitikerna i riksdagen vill att det ska bli lättare att straffa myndighetsanställda som begår fel i tjänsten. Men facken kämpar emot, och forskare är inte övertygade.
ArbetsrättNyhetAnställningsskyddet förlängs från 67 till 69 års ålder, beslutade riksdagen i går. De nya reglerna införs stegvis.
StatsförvaltningNyhetFörsäkringskassan och Kriminalvården är de myndigheter som välkomnat flest nya tillsvidareanställda medarbetare hittills under 2019, drygt 1 000 anställda vardera. Enligt Thomas Åding, vice ordförande för ST inom Försäkringskassan, handlar det främst om att täcka upp för dem som slutat.
LÖNERNyhetUnder 2018 tjänade kvinnor i genomsnitt 89,3 procent av männens genomsnittslön, visar Medlingsinstitutets årsstatistik. Skillnaden förklaras till största delen av att män har mer välbetalda yrken.
Statliga bolagNyhetFör första gången någonsin är mer än varannan styrelseordförande i de statliga bolagen en kvinna. Värdet av de statligt ägda bolagen ökade under förra året med 60 miljarder kronor, enligt regeringens årliga redogörelse.
SpårtrafikNyhetFrån och med nästa sommar tar SJ över trafiken på ett antal sträckor i Norge från det norska spårtrafikbolaget Vy.
EnergimyndighetenNyhetEnergimyndigheten riggade en utlysning av stöd till energiomställning, där mottagaren av stödet var bestämd på förhand, skriver Dagens Nyheter. Enligt tidningen var processen med ansökningar bara en konstruktion för att kringgå regler. Nu har myndigheten tillsatt en intern utredning.
StatsförvaltningNyhetRegeringens styrning av statsförvaltningen präglas av motstående tendenser. Samtidigt som regeringen vill minska detaljstyrningen vill den ha mer sammanhållen styrning, konstaterar Statskontoret i en rapport.
OmlokaliseringNyhetEn statlig utredning föreslår att 80 jobb från fem olika statliga myndigheter omlokaliseras från Stockholm till Härnösand. De myndigheter som föreslås flytta tjänster är Kammarkollegiet, Sida, Skatteverket, Skolverket och Socialstyrelsen.
HögskolanNyhetAdministratörer inom forskarutbildning på tio lärosäten kräver i en skrivelse omfattande förbättringar av högskolans nya stora it-system Ladok 3. Enligt skrivelsen skapar systemet stora arbetsmiljöproblem och risker för doktorandernas rättssäkerhet.
ArbetsmarknadNyhetI en internationell jämförelse är den svenska sysselsättningen hög och trendmässigt ökande. Det beror bland annat på att många kvinnor och äldre deltar i arbetskraften, enligt en rapport från IFAU.
StatsförvaltningNyhetRegeringens strategi för unga som varken arbetar eller studerar, uvas, har saknat strategiskt innehåll och nått få av de berörda. Det kommer Statskontoret fram till efter en granskning.
DigitaliseringNyhetArbetsförmedlingen utnämns av Myndigheten för digital förvaltning, Digg, till årets e-handelsmyndighet. Bolagsverket blev fjolårets matchningsraket sedan myndigheten drastiskt ökat matchningen av fakturor.
StatsförvaltningNyhetStatens myndigheter borde informera mer om aktuella EU-frågor. Det är Statskontorets slutsats efter en granskning av hur tolv myndigheter sköter information och samråd med civilsamhället.
KRIMINALVÅRDENNyhetUngdomar som Kriminalvården ska transportera till hem för tvångsvård kan bli sittande flera dagar i polisarrest, enligt en rapport från Justitieombudsmannen, JO. Orsaken är att Kriminalvården inte har tillräcklig kapacitet för uppdraget.
MIGRATIONSVERKETNyhetI en chefsenkät på Migrationsverket svarar mer än hälften att de inte tycker att myndigheten har en ändamålsenlig styrning och ledning. ”Det är uppseendeväckande”, anser STs Kent Helgesson.
LÖNERNyhetFör fjärde året i följd toppar Trafikverkets generaldirektör Lena Erixon löneligan för de myndighetschefer som lönesätts av regeringen. En löneförhöjning på 4 600 kronor gör att hon nu tjänar 174 600 kronor i månaden.
HÖGSKOLANNyhetDet är nödvändigt att bygga ut högskolan, säger Matilda Ernkrans, S, minister för högre utbildning och forskning. Hon vill också att lärosätena ska minska andelen otrygga anställningar.
ArbetsmiljöNyhetPå flera myndigheter har antalet anmälda fall där anställda utsatts för hot och våld ökat, visar Publikts granskning. Erica Zemgals blev misshandlad av en arbetssökande. ”Jag hade inte en chans att larma innan knytnävsslaget kom”, säger hon.