Annons:
Helene Johansson, här med Kristian Lindberg, förespråkar att man arbetar med it-coachning, det vill säga att någon sitter bredvid en stund och kommer med förslag på hur man kan jobba mer effektivt.Bild:Anna Sigge
Swedac
Fördjupning
AVLinus Hellerstedt0 kommentarerTyck till!

Lyhörda utvecklare lyfter it-miljön

Utvecklare som förstår verksamheten och en standardiserad it-miljö är receptet för en god arbetsmiljö för system­användarna, menar man på it-avdelningen på Swedac i Borås. Och de anställda håller med.

I dag befinner sig Helene Johansson på Swedacs kontor i Borås. Men precis som den genomsnittliga handläggaren på myndigheten tillbringar hon en stor del av arbetsveckan på fältet.

För tillfället är arbetsbelastningen ovanligt hög eftersom myndighetens Stockholmskontor ska omlokaliseras hit till Borås. Många har slutat och hon måste lägga mer tid än vanligt på kundbesök.

Det ställer krav på it-systemen.

– Vår kärnverksamhet är att utöva tillsyn på plats. Att besöka ackrediterade organisationer eller sådana som önskar bli ackrediterade. Det är rent revisionsarbete som bygger på doku­mentation och därför måste vi ha system som fungerar stabilt i fält, säger hon.

På sitt arbetsrum sitter Helene Johans­son för att läsa på inför de stundande besöken ute hos kund. Hon behöver förstå vad organisationen som ska granskas gör för att kunna ta reda på om de uppfyller kraven.

Hela arbetsförloppet dokumenteras och hanteras i systemet för att handläggaren vid ett eventuellt återbesök ska kunna bedöma de korrigeringar som kunden har behövt göra.

Helene Johansson är nöjd med Swedacs it-arbetsmiljö.

– Den är till och med mycket god, faktiskt. Vi får bra med utbildning, vi vet när nyheter träder i kraft och när det är underhåll så att man kan för­bereda sig. It är alltid nåbara när vi är ute i fält. Sedan kanske man inte alltid kan lösa allt direkt på plats, säger hon.

Susanne Skogman, ordförande för ST inom Swedac, upplever att det finns en fungerande dia­log om it-arbetsmiljön på myndigheten:

– Man lyssnar på medarbetares synpunkter och önskemål, men man tittar också på arbetssätt för att nyttja systemens funktioner på bästa sätt.

De nämner båda att de sällan upplever strul med systemen. Det beror till stor del på att it-miljön är avskalad så långt det bara går, menar ST-medlemmen Anna Lorentzon, som är en av fem anställda på Swe­dacs it-avdelning och jobbar med att samordna verksam­hetens it-utveckling.

– Vi har en standardiserad och harmo­niserad it-miljö där vi har tittat på vilka system som verkligen behövs för att verksamheten ska fungera. Syste­men i sig är fortfarande komplexa med mycket information som ska hanteras, säger hon.

Den komplexiteten förutsätter kunniga och utbildade användare, konstaterar Anna Lorentzon. Därför är tid för introduktion, vidareutbildning och coachning a och o i verksamheten, understryker hon.

Den standardiserade it-miljön innebär fördelar för både tekniker och support på myndigheten, som kan ägna sig åt verksamhetens behov i stället för att släcka bränder, säger Anna Lorentzon.

För supporten står Kristian Lindberg. Han lägger till att ett avskalat tänk skapar pålitliga system. Och att användarna upplever arbetsmiljön som god beror på att de har få avbrott där ute på fältet, tror han.

– Det handlar också om att ha ett säker­hetstänk över lag. Som till exem­pel att låsa datorerna så att det inte går att installera sådant som inte har med arbetet att göra. Det bidrar till en stabil drift.

Så länge alla har det som behövs för att sköta jobbet kan ingen av med­arbetarna Publikt talar med se några direkta nackdelar med en mer avskalad it-miljö.

– Att vara effektiv som it-avdelning är inte alltid att bara springa på allas behov. Nyckeln är att vara en naturlig del av verksamheten och ha ett gemen­samt mål med den. Om kärnverk­sam­heten är delaktig så ökar förståelsen för hur tekniken fungerar och systemen uppfyller bättre både användarens och verksamhetens behov. Jag upp­lever att de flesta är nöjda, säger Anna Lorent­zon.

Handläggaren Helene Johansson berättar att it-arbetsmiljön har lyfts på enhetsmöten den senaste tiden, eftersom det är många nyanställda på myndigheten.

Hon vill slå ett slag för it-coachning. Det vill säga att någon sitter bredvid en stund, tittar hur man jobbar och ger konstruktiva förslag på hur man kan bli mer effektiv.

–  Det kan vara väl investerade pengar för de myndigheter som kanske inte har så bra it-arbetsmiljö. Ibland tror man att det man gör är effektivt och rätt, men egentligen kanske det inte alls är så. Om någon sitter bredvid i en halvtimme omfattar det ungefär vad jag gör i systemen. Sedan kanske jag kan ställa mina mer riktade frågor till it-supporten, säger Helene Johansson.

Utvecklaren Anna Lorentzon konstaterar att it-arbetsmiljön också är beroende av arbetsgivarens förståelse för att verktygen måste användas rätt.

– Vi stöter sällan på motstånd när vi behöver en dag för utbildning. Det finns förståelse för att systemen är grunden för att folk ska kunna jobba effektivt, och att det behövs lite tid för att nå dit. Det tror jag inte är utmärkande för alla arbetsgivare, säger hon.

Helene Johansson jobbar med inspektion och kontroll främst inom området laboratoriemedicin. I huvudsak använder hon fyra olika it-system. Två av dem är egenutvecklade.

Ärendehanteringssystemet där dokumenten för kundbesöken upp­rättas samt kunddatabasen är standard­system. Den lösning som används för att rapportera på plats och det gemensamma system som handläggare, kund och experter gör efterarbetet i har utveck­lats specifikt för Swedac.

Men det finns trots allt en strävan mot att använda sig av standard­system, förklarar Anna Lorentzon.

– Eftersom vi är en liten myndighet kan det bli dyrt att utveckla själva. Samtidigt kan det också vara kostsamt att anpassa ett standardsystem så att det stödjer verksamheten.

Nu var det ett tag sedan som det gjordes några större utvecklingsarbeten. Men finjustering pågår ständigt, berättar Anna Lorentzon. Och i den processen är det viktigt att involvera användarna.

– De deltar i allt från förarbeten till referensgrupper vid utveckling men finns också representerade i det kontinuerliga förvaltningsarbetet. Men det gäller att lägga ribban lagom högt även här. Det handläggarna ska kunna foku­sera på är att bedriva sin dagliga verksamhet med hjälp av system som fungerar.

En modernisering väntar dock runt hörnet, förklarar Anna Lorentzon. Då önskar sig handläggaren Helene Johans­son framför allt en mer mobil lösning. I ett laboratorium som inspekteras kan hon av hygieniska skäl inte gå omkring med en uppslagen dator.

– Det går inte att ställa ifrån sig den på en bänk där man kanske hanterar prover med smittorisk, vilket betyder att jag måste göra anteckningar på papper och sedan föra in dem i systemet. Jag skulle vilja slippa dubbeljobb
och arbeta elektroniskt direkt, säger hon.

Anna Lorentzon hoppas att det kommer att bli så.

– När systemutvecklingen på Swedac började för 15 år sedan konstaterade vi att handläggarna skriver så pass mycket att det inte gick att hantera på de lösningar som fanns då, före smarta telefoner och plattor. Men nu är det möjligt att ta det steget, säger hon.

Helene Johansson har också varit med i ett förarbete kring just mobila lösningar.

– Så snart kanske jag blir ännu mer nöjd med min digitala arbetsmiljö.

Läs mer:

Bli den första att tycka till!
Göteborgs universitetNyhetPolisen har sprängt den misstänkta bomb som hittades utanför Nationella sekretariatet för genusforskning vid Göteborgs universitet i morse. "Det är rädsla, oro, sorg och ilska", säger sekretariatets föreståndare Maria Gröönros till Publikt.
NaturvårdsverketNyhetDen nya budgeten som riksdagen röstade igenom förra veckan får stora konsekvenser för Naturvårdsverket och Skogsstyrelsen. "Det är första gången jag är med om en så här stor neddragning på miljöområdet." säger Naturvårdsverkets generaldirektör Björn Risinger, till tidningen Altinget.
Göteborgs universitetNyhetEn misstänkt bomb har hittats vid Nationella sekretariatet för genusforskning vid Göteborgs universitet. Ett stort område är avspärrat och en hög smäll har hörts, rapporterar Expressen.
JulklapparNyhetSomliga ger en julklapp värd flera hundra kronor, andra inget alls. Synen på julgåvor delar statliga arbetsgivare. Forskaren Stefan Tengblad tror att julgåvor kan ha betydelse för anställdas lojalitet och engagemang.
JämställdhetNyhetDen svenska integrationspolitiken saknar jämställdhetsperspektiv, visar en granskning från Riksrevisionen. Tydligast märks det när det gäller förankring på arbetsmarknaden för utrikes födda kvinnor och män.
LÖNERNyhetFöreningen Lönelotsarna och dess grundare och frontfigurer Anita Harriman, Lena Johansson och Marie Trollvik tilldelas STs arbetslivspris 2018. "Det här priset är en enorm kick för oss, och hedrande", säger Marie Trollvik, som är föreningens ordförande.
DiskrimineringNyhetEn tolkförmedling för döva och hörselskadade stäms i Arbetsdomstolen, AD, sedan en döv sökande till en tjänst som receptionist inte ens kallats till intervju, uppger Arbetet.
JÄMSTÄLLDHETSMYNDIGHETENNyhetSom väntat har riksdagens arbetsmarknadsutskott föreslagit att Jämställdhetsmyndighetens anslag avvecklas med sikte på nedläggning i december 2019. ”Medarbetarna är arga, ledsna och oroliga”, säger STs avdelningsordförande Lena Bjurving.
HälsaNyhetVar fjärde kvinna med anställning uppger att hon har sömnbesvär ofta eller mycket ofta jämfört med 16 procent av männen, visar en undersökning från Avonova. Minst sömnproblem har de som är under 30 år.
SjukskrivningarNyhetRiksrevisionen söker svaret på varför kvinnor är mer sjukskrivna än män och ska undersöka om män och kvinnor bedöms olika i sjukskrivningsprocessen. I dag vet vi väldigt lite om vårdgivarnas roll, kommenterar Pathric Hägglund, projektledare på Riksrevisionen.
ArbetsmiljöverketNyhetTiden från skyddsombudets larm till Arbetsmiljöverkets inspektion blir allt längre, visar en granskning som Arbetet gjort. För hälften av alla anmälningar som kom in 2017 dröjde det mer än 33 dagar till inspektion.
HögskolanNyhetStudenternas prestationer i högskolan blir allt bättre, enligt en rapport från Universitetskanslersämbetet, UKÄ. Unga kvinnliga studenter som läser på ett program presterar bäst.
Nationella samordnaren mot våldsbejakande extremismNyhetStatens satsning mot våldsbejakande extremism har fått ett bra genomslag. Det är Statskontorets slutsats i en utvärdering av arbetet kring den nationella samordnaren mot våldsbejakande extremism.
Kungliga MyntkabinettetNyhetEn före detta anställd vid Kungliga Myntkabinettet åtalas för grovt häleri. Han misstänks ha sålt stulna mynt från sin förra arbetsplats till ett värde av fyra miljoner kronor, rapporterar SVT.
SkatteverketNyhetSkatteverket stoppar flera interna it-system sedan anonyma anmälare påtalat att de kan vara olagliga, rapporterar Expressen. I ett av systemen ska kontoutdrag från privatpersoner ha sparats och gjorts sökbara.
ArbetsmarknadNyhetArbetsförmedlingen skriver upp prognosen för tillväxten av nya jobb, Den svenska arbetsmarknaden utvecklas mycket starkt, och antalet jobb kommer enligt prognosen att öka med sammanlagt 111 000 under 2019 och 2020.
MigrationsverketNyhetMigrationsverket går in i ett partnerskap med Handelshögskolan vid Göteborgs universitet. Samarbetet omfattar bland annat kompetensutveckling och kontakt med forskare och studenter.
STATSBUDGETENNyhetDen M-KD-budget som riksdagen nu antagit innebär stora neddragningar inom Arbetsförmedlingen och avskaffad avdragsrätt för fackavgiften. Dessutom kan en nedläggning av den nya Jämställdhetsmyndigheten vänta.
ArbetsförmedlingenNyhet4 500 personer – så många kan behöva sägas upp, skrev Arbetsförmedlingens generaldirektör Mikael Sjöberg i en kommentar till budgeten redan innan den antogs av riksdagen. STs avdelningsordförande Fredrik Andersson säger att det är katastrofalt: "Ett hårt slag i magen”.
Migra­tions­verketNyhetEtt skyddsombud på Migra­tions­verket stängdes av från arbetsplatsen utan förhandling med facket. Han blev senare utköpt. »Arbetsgivaren har begått allvarliga fel«, säger STs Sanna Norblad, som misstänker att man ville bli av med en person som ställde krav på bättre arbetsmiljö.
ArbetsmiljöNyhetEnligt en ny rapport från Afa Försäkring orsakas mer än vart tionde olycksfall i arbetet av hot och våld i samband med jobbet. Många av dem som råkat ut för allvarliga arbetsolycksfall har utsatts för rån.
FörsäkringskassanNyhetAllt fler medarbetare vänder sig till Försäkringskassans jourtelefon för att de upplever hot, våld eller obehag i samband med sin yrkesutövning. Det är en spegling av medarbetarnas verklighet. Antalet incidenter som rör de anställdas person­säkerhet har ökat kraftigt sedan 2012.
SocialförsäkringarNyhetEn mamma som cyklade från jobbet till hemmet för att ta hand om sin dotter som skadat sig har inte rätt till livränta för arbetsskada. Det slår Högsta förvaltningsdomstolen fast i en dom.
DigitaliseringNyhetStatens servicecenter har beslutat att avbryta upphandlingen ett myndighetsgemensamt e-arkiv på grund av bristande konkurrens och ett för högt pris. Alltför få leverantörer har visat intresse.
PolisenNyhetPolis­myndigheten godkände till sist Linda Håkanssons planer på att arbeta som volontär på en brottsofferjour. »Jag blev jätteglad«, säger hon.
ArbetsförmedlingenNyhetArbetsförmedlingens avtal med det omstridda konsultföretaget Gaia löpte ut 24 juni. Men sedan dess har bolaget fortsatt att leverera tjänster och fakturerat över en miljon kronor. »Vi trodde samarbetet var avslutat«, säger STs avdelningsordförande Fredrik Andersson.
HögskolanNyhetÅklagaren yrkar på långa fängelsestraff för ligan bakom det omfattande högskolefusk som avslöjades i fjol. De tre männen som åtalades riskerar fängelse i 4,5 – 6 år, uppger Ekot.
UpphandlingNyhetHögsta förvaltningsdomstolen har upphävt ett beslut från Konkurrensverket om upphandling. Enligt domstolen har myndigheten agerat utanför sin kompetens när den stoppat kommuners upphandling av avfall.
LIKABEHANDLINGNyhetPå uppdrag av regeringen har Försäkringskassan startat sajten Lika rättigheter. Den är tänkt att uppmuntra diskussioner på myndigheterna om hur man bemöter medborgarna på ett mer likvärdigt sätt.
Södertörns högskolaNyhetAnställda på Södertörns högskola var involverade i kulturföreningen Forum i sådan omfattning att det borde anmälts som bisyssla.
StatsförvaltningNyhetDet finns en rad överväganden att göra innan en myndighet inför en visselblåsartjänst. Vad är syftet? Vem ska använda den? Vem ska sköta den? För att underlätta det arbetet har Statskontoret tagit fram en handbok om visselblåsarfunktioner.