Annons:
Helene Johansson, här med Kristian Lindberg, förespråkar att man arbetar med it-coachning, det vill säga att någon sitter bredvid en stund och kommer med förslag på hur man kan jobba mer effektivt.Bild:Anna Sigge
Swedac
Fördjupning
AVLinus Hellerstedt0 kommentarerTyck till!

Lyhörda utvecklare lyfter it-miljön

Utvecklare som förstår verksamheten och en standardiserad it-miljö är receptet för en god arbetsmiljö för system­användarna, menar man på it-avdelningen på Swedac i Borås. Och de anställda håller med.

I dag befinner sig Helene Johansson på Swedacs kontor i Borås. Men precis som den genomsnittliga handläggaren på myndigheten tillbringar hon en stor del av arbetsveckan på fältet.

För tillfället är arbetsbelastningen ovanligt hög eftersom myndighetens Stockholmskontor ska omlokaliseras hit till Borås. Många har slutat och hon måste lägga mer tid än vanligt på kundbesök.

Det ställer krav på it-systemen.

– Vår kärnverksamhet är att utöva tillsyn på plats. Att besöka ackrediterade organisationer eller sådana som önskar bli ackrediterade. Det är rent revisionsarbete som bygger på doku­mentation och därför måste vi ha system som fungerar stabilt i fält, säger hon.

På sitt arbetsrum sitter Helene Johans­son för att läsa på inför de stundande besöken ute hos kund. Hon behöver förstå vad organisationen som ska granskas gör för att kunna ta reda på om de uppfyller kraven.

Hela arbetsförloppet dokumenteras och hanteras i systemet för att handläggaren vid ett eventuellt återbesök ska kunna bedöma de korrigeringar som kunden har behövt göra.

Helene Johansson är nöjd med Swedacs it-arbetsmiljö.

– Den är till och med mycket god, faktiskt. Vi får bra med utbildning, vi vet när nyheter träder i kraft och när det är underhåll så att man kan för­bereda sig. It är alltid nåbara när vi är ute i fält. Sedan kanske man inte alltid kan lösa allt direkt på plats, säger hon.

Susanne Skogman, ordförande för ST inom Swedac, upplever att det finns en fungerande dia­log om it-arbetsmiljön på myndigheten:

– Man lyssnar på medarbetares synpunkter och önskemål, men man tittar också på arbetssätt för att nyttja systemens funktioner på bästa sätt.

De nämner båda att de sällan upplever strul med systemen. Det beror till stor del på att it-miljön är avskalad så långt det bara går, menar ST-medlemmen Anna Lorentzon, som är en av fem anställda på Swe­dacs it-avdelning och jobbar med att samordna verksam­hetens it-utveckling.

– Vi har en standardiserad och harmo­niserad it-miljö där vi har tittat på vilka system som verkligen behövs för att verksamheten ska fungera. Syste­men i sig är fortfarande komplexa med mycket information som ska hanteras, säger hon.

Den komplexiteten förutsätter kunniga och utbildade användare, konstaterar Anna Lorentzon. Därför är tid för introduktion, vidareutbildning och coachning a och o i verksamheten, understryker hon.

Den standardiserade it-miljön innebär fördelar för både tekniker och support på myndigheten, som kan ägna sig åt verksamhetens behov i stället för att släcka bränder, säger Anna Lorentzon.

För supporten står Kristian Lindberg. Han lägger till att ett avskalat tänk skapar pålitliga system. Och att användarna upplever arbetsmiljön som god beror på att de har få avbrott där ute på fältet, tror han.

– Det handlar också om att ha ett säker­hetstänk över lag. Som till exem­pel att låsa datorerna så att det inte går att installera sådant som inte har med arbetet att göra. Det bidrar till en stabil drift.

Så länge alla har det som behövs för att sköta jobbet kan ingen av med­arbetarna Publikt talar med se några direkta nackdelar med en mer avskalad it-miljö.

– Att vara effektiv som it-avdelning är inte alltid att bara springa på allas behov. Nyckeln är att vara en naturlig del av verksamheten och ha ett gemen­samt mål med den. Om kärnverk­sam­heten är delaktig så ökar förståelsen för hur tekniken fungerar och systemen uppfyller bättre både användarens och verksamhetens behov. Jag upp­lever att de flesta är nöjda, säger Anna Lorent­zon.

Handläggaren Helene Johansson berättar att it-arbetsmiljön har lyfts på enhetsmöten den senaste tiden, eftersom det är många nyanställda på myndigheten.

Hon vill slå ett slag för it-coachning. Det vill säga att någon sitter bredvid en stund, tittar hur man jobbar och ger konstruktiva förslag på hur man kan bli mer effektiv.

–  Det kan vara väl investerade pengar för de myndigheter som kanske inte har så bra it-arbetsmiljö. Ibland tror man att det man gör är effektivt och rätt, men egentligen kanske det inte alls är så. Om någon sitter bredvid i en halvtimme omfattar det ungefär vad jag gör i systemen. Sedan kanske jag kan ställa mina mer riktade frågor till it-supporten, säger Helene Johansson.

Utvecklaren Anna Lorentzon konstaterar att it-arbetsmiljön också är beroende av arbetsgivarens förståelse för att verktygen måste användas rätt.

– Vi stöter sällan på motstånd när vi behöver en dag för utbildning. Det finns förståelse för att systemen är grunden för att folk ska kunna jobba effektivt, och att det behövs lite tid för att nå dit. Det tror jag inte är utmärkande för alla arbetsgivare, säger hon.

Helene Johansson jobbar med inspektion och kontroll främst inom området laboratoriemedicin. I huvudsak använder hon fyra olika it-system. Två av dem är egenutvecklade.

Ärendehanteringssystemet där dokumenten för kundbesöken upp­rättas samt kunddatabasen är standard­system. Den lösning som används för att rapportera på plats och det gemensamma system som handläggare, kund och experter gör efterarbetet i har utveck­lats specifikt för Swedac.

Men det finns trots allt en strävan mot att använda sig av standard­system, förklarar Anna Lorentzon.

– Eftersom vi är en liten myndighet kan det bli dyrt att utveckla själva. Samtidigt kan det också vara kostsamt att anpassa ett standardsystem så att det stödjer verksamheten.

Nu var det ett tag sedan som det gjordes några större utvecklingsarbeten. Men finjustering pågår ständigt, berättar Anna Lorentzon. Och i den processen är det viktigt att involvera användarna.

– De deltar i allt från förarbeten till referensgrupper vid utveckling men finns också representerade i det kontinuerliga förvaltningsarbetet. Men det gäller att lägga ribban lagom högt även här. Det handläggarna ska kunna foku­sera på är att bedriva sin dagliga verksamhet med hjälp av system som fungerar.

En modernisering väntar dock runt hörnet, förklarar Anna Lorentzon. Då önskar sig handläggaren Helene Johans­son framför allt en mer mobil lösning. I ett laboratorium som inspekteras kan hon av hygieniska skäl inte gå omkring med en uppslagen dator.

– Det går inte att ställa ifrån sig den på en bänk där man kanske hanterar prover med smittorisk, vilket betyder att jag måste göra anteckningar på papper och sedan föra in dem i systemet. Jag skulle vilja slippa dubbeljobb
och arbeta elektroniskt direkt, säger hon.

Anna Lorentzon hoppas att det kommer att bli så.

– När systemutvecklingen på Swedac började för 15 år sedan konstaterade vi att handläggarna skriver så pass mycket att det inte gick att hantera på de lösningar som fanns då, före smarta telefoner och plattor. Men nu är det möjligt att ta det steget, säger hon.

Helene Johansson har också varit med i ett förarbete kring just mobila lösningar.

– Så snart kanske jag blir ännu mer nöjd med min digitala arbetsmiljö.

Läs mer:

Bli den första att tycka till!
POLISENNyhetVäntetiden för att få ett vapentillstånd kan vara upp till fyra månader beroende på var i landet man bor. Polisens handläggare beskriver en stressig arbetsmiljö, som kan påverka rättssäkerheten i besluten, enligt myndighetens internrevision. ”Man kan väl säga att man får göra rätt för lönen”, säger handläggaren och ST-medlemmen Yvonne Nordström till Publikt.
ARBETSFÖRMEDLINGENNyhetEn anställd på Arbetsförmedlingen får en varning för att ha använt arbetsgivarens parkeringstillstånd privat. Den anställde har uppgett att tillståndet köptes av en okänd man och att han inte visste att det tillhörde myndigheten.
HÖGSKOLANNyhetStockholms universitets julbord för personalen kostade sammanlagt nästan 2,2 miljoner kronor 2018. Nu har förvaltningsrätten dömt universitetet till att betala 160 000 kronor i böter för felaktig upphandling.
SCBNyhetDen externa leverantör som samlar in data till SCBs arbetslöshetsstatistik har gjort fel som inneburit att ökningen av arbetslösheten överdrivits. ”Vi har identifierat att det är i den indatan som problemet ligger”, säger John Kling, enhetschef på SCB, till Publikt.
REGERINGENNyhetOmlokalisering av myndigheter, inrättande av fler servicekontor och utveckling av tillitsbaserad styrning i staten. Det är ansvarsområden som hamnar på nya civilministern Lena Mickos, S, bord. ”Jag har haft mycket att göra med staten i mina tidigare roller”, säger hon till Publikt.
ARBETSFÖRMEDLINGENNyhetEn man som nyligen dömts till fängelse för att ha våldtagit en kollega under en personalfest bör bli av med jobbet, skriver Arbetsförmedlingen i en anmälan till personalansvarsnämnden.
SäkerhetsriskerNyhetRättssäkerheten för de personer som av Säpo utpekas som säkerhetshot ifrågasätts i en granskning som Sveriges Radios Ekot gjort. Varken de anklagade, deras juridiska ombud eller de myndigheter som ska döma får ta del av hela bevisningen.
LÖNERNyhetDe tio bäst betalda cheferna för statens bolag har alla mer än dubbelt så hög lön som den högst betalda generaldirektören, visar Publikts genomgång. Vattenfalls vd Magnus Hall har 1 125 037 kronor i månaden, vilket är mer än sex gånger så mycket som Trafikverkets generaldirektör Lena Erixon tjänar.
rättsväsendetNyhetInte en enda gång har en person lyckats få rätt efter överklagan när Säkerhetspolisen, Säpo, beslutat att personen utgör ett säkerhetshot. Det visar en genomgång som Ekot gjort kring lagen om särskild utlänningskontroll.
MigrationsverketNyhetTusentals överklaganden av beslut från Migrationsverket ligger i landets förvaltningsdomstolar. Striden handlar om statens ersättningar till kommunerna för kostnader för nyanlända.
VälfärdsbrottNyhetBidragsbrott och brott mot välfärdssystemen begås ofta av organiserad brottslighet. Den är komplex och svår att bekämpa, enligt en rapport om den myndighetsgemensamma satsningen mot organiserad brottslighet.
FÖRSÄKRINGSKASSANNyhetST stämmer Försäkringskassan i Arbetsdomstolen sedan myndigheten avskedat en medlem som lider av långvarig psykisk ohälsa och åtalsanmält hen för fusk med tidrapportering. ST menar att det saknas skäl för uppsägning. ”Arbetsgivaren bör kontrollera varför någon med en känd diagnos inte dyker upp”, säger förbundets jurist Joakim Lindqvist.
ArbetsförmedlingenNyhetFackförbundet ST JO-anmäler Arbetsförmedlingen. Besluten att lägga ner 132 lokalkontor fattades inte på rätt nivå, hävdar facket. "Det här har inte gått rätt till", säger Fredrik Andersson, STs avdelningsordförande på myndigheten.
TRANSPORTSTYRELSENNyhetTransportstyrelsen måste spara pengar och har satt stopp för konferenser, vidareutbildningar och rekrytering. ”Av det vi har hört hittills tror de inte på uppsägningar, men däremot blir det svårt att ersätta dem som slutar”, säger STs avdelningsordförande Anna Malmborg till Publikt.
KriminalvårdenNyhetI samband med onsdagens posthantering fick två medarbetare på Skänningeanstalten någon slags vitt pulver på sig. Ingen skadades och situationen stabil, enligt anstaltens chef Johan Molinder.
AvtalsrörelseNyhetLöneökningar på 3,5 procent årligen är en lämplig nivå mot bakgrund av inflationsmålet, förutsatt att produktivitetstillväxten återgår till normala nivåer. Det förordar statliga Konjunkturinstitutet, KI, i årets lönebildningsrapport.
ArbetsrättNyhetArbetsgivare inom vissa yrkesområden, däribland flera myndigheter, ska få utökade möjligheter att begära utdrag ur belastningsregistret, föreslår en statlig utredning. Det kan gälla arbetstagare eller uppdragstagare som tillfälligt är på myndigheten. Förslaget välkomnas av flera remissinstanser, som dock också reser vissa frågetecken.
STATSFÖRVALTNINGNyhetMånga myndigheter har föråldrade it-system. Dessutom arbetar varken regering eller myndigheter tillräckligt hårt för att göra någonting åt problemen som det medför, skriver Riksrevisionen efter en granskning.
KriminalvårdenNyhetJustitieombudsmannen, JO, riktar kritik mot Kriminalvården, sedan en kvinnlig intagen vid häktet i Uppsala i samband med en abort eskorterats av en manlig kriminalvårdare.
JämställdhetNyhetSverige är det mest jämställda landet i EU, enligt en kartläggning som genomförts av European Institute for Gender Equality, EIGE. Samtliga EUs medlemsländer har ingått i kartläggningen.
ArbetsförmedlingNyhetNär lagen om allmän platsanmälan upphävdes 2007 minskade antalet anmälda lediga jobb till Arbetsförmedlingen med 8-18 procent. Staten är fortfarande skyldig att anmäla lediga platser.
TransportstyrelsenNyhetTvå fartygsinspektörer på Transportstyrelsen bjöds på en trerättersmiddag i samband med en inspektion. Nu döms inspektörerna och befälhavaren på fartyget till dagsböter för tagande respektive givande av muta.
StatsförvaltningNyhetStatens myndigheter har ökat sina lokalytor och hyreskostnader i Stockholmsområdet mellan 2017 och 2018, enligt en analys från Ekonomistyrningsverket, ESV. Ökningen bedöms fortsätta till och med 2020.
TEKNISKA MUSEETNyhetUnder en inspektionsrunda på ett antal av landets museibutiker upptäckte Kemikalieinspektionen att Tekniska museet sålde en nyckelring och en usb-laddare som innehåller cancerframkallande ämnen. Nu åtalsanmäls museet.
STATSFÖRVALTNINGNyhetSju myndigheter med uppdrag inom analys och utvärdering ska slås ihop, föreslår en statlig utredning. Men förslaget möts av kritik från berörda myndigheter, visar Publikts genomgång av remissvaren.
StatsförvaltningNyhetTillitsdelegationen vill ge Arbetsgivarverket ett tydligt uppdrag att, med stöd av Statskontoret och ESV, stödja myndigheternas arbete med att utveckla tillitsbaserad styrning och ledning inom staten.
STATSFÖRVALTNINGNyhetMyndigheter varnar för att möjligheten att väcka dröjsmålstalan om väntetiden på ett beslut blir längre än sex månader kan leda till ännu längre väntetider, rapporterar SVT. Ett exempel är medborgarskapsärenden.
ArbetsmiljöNyhetOffentliganställda ­känner större engagemang i sitt arbete än privatanställda, och kvinnor gör det i ännu högre utsträckning än män, enligt en studie från det finländska Arbetshälsoinstitutet och det belgiska universitetet KU Leuven.
StatsförvaltningNyhetArbetet med jämställdhetsintegrering inom de statliga myndigheterna ska fortsätta. Regeringens argument anser att det är en rättvisefråga, men också att det handlar om kvalitet och träffsäkerhet i offentlig verksamhet.
STATSFÖRVALTNINGNyhet17 av 26 tillfrågade myndigheter är skeptiska till regeringens förslag om att de ska bli tvungna att ansluta sig till vissa av Statens servicecenters ekonomitjänster. Flera myndigheter tror att det skulle leda till minskad effektivitet och ökade kostnader för administration, i stället för det omvända.
Debatt: StatsförvaltningenNyhetDe statliga myndigheterna har ett krav på sig att ständigt effektivisera sin verksamhet – men det system som är tänkt att öka produktiviteten leder till ständigt ökad arbetsbelastning för medarbetarna och borde skrotas, skriver Marcus Larsson och Åsa Plesner från Tankesmedjan Balans i en debattartikel i Publikt.