Annons:
Helene Johansson, här med Kristian Lindberg, förespråkar att man arbetar med it-coachning, det vill säga att någon sitter bredvid en stund och kommer med förslag på hur man kan jobba mer effektivt.Bild:Anna Sigge

Lyhörda utvecklare lyfter it-miljön

Utvecklare som förstår verksamheten och en standardiserad it-miljö är receptet för en god arbetsmiljö för system­användarna, menar man på it-avdelningen på Swedac i Borås. Och de anställda håller med.

I dag befinner sig Helene Johansson på Swedacs kontor i Borås. Men precis som den genomsnittliga handläggaren på myndigheten tillbringar hon en stor del av arbetsveckan på fältet.

För tillfället är arbetsbelastningen ovanligt hög eftersom myndighetens Stockholmskontor ska omlokaliseras hit till Borås. Många har slutat och hon måste lägga mer tid än vanligt på kundbesök.

Det ställer krav på it-systemen.

– Vår kärnverksamhet är att utöva tillsyn på plats. Att besöka ackrediterade organisationer eller sådana som önskar bli ackrediterade. Det är rent revisionsarbete som bygger på doku­mentation och därför måste vi ha system som fungerar stabilt i fält, säger hon.

På sitt arbetsrum sitter Helene Johans­son för att läsa på inför de stundande besöken ute hos kund. Hon behöver förstå vad organisationen som ska granskas gör för att kunna ta reda på om de uppfyller kraven.

Hela arbetsförloppet dokumenteras och hanteras i systemet för att handläggaren vid ett eventuellt återbesök ska kunna bedöma de korrigeringar som kunden har behövt göra.

Helene Johansson är nöjd med Swedacs it-arbetsmiljö.

– Den är till och med mycket god, faktiskt. Vi får bra med utbildning, vi vet när nyheter träder i kraft och när det är underhåll så att man kan för­bereda sig. It är alltid nåbara när vi är ute i fält. Sedan kanske man inte alltid kan lösa allt direkt på plats, säger hon.

Susanne Skogman, ordförande för ST inom Swedac, upplever att det finns en fungerande dia­log om it-arbetsmiljön på myndigheten:

– Man lyssnar på medarbetares synpunkter och önskemål, men man tittar också på arbetssätt för att nyttja systemens funktioner på bästa sätt.

De nämner båda att de sällan upplever strul med systemen. Det beror till stor del på att it-miljön är avskalad så långt det bara går, menar ST-medlemmen Anna Lorentzon, som är en av fem anställda på Swe­dacs it-avdelning och jobbar med att samordna verksam­hetens it-utveckling.

– Vi har en standardiserad och harmo­niserad it-miljö där vi har tittat på vilka system som verkligen behövs för att verksamheten ska fungera. Syste­men i sig är fortfarande komplexa med mycket information som ska hanteras, säger hon.

Den komplexiteten förutsätter kunniga och utbildade användare, konstaterar Anna Lorentzon. Därför är tid för introduktion, vidareutbildning och coachning a och o i verksamheten, understryker hon.

Den standardiserade it-miljön innebär fördelar för både tekniker och support på myndigheten, som kan ägna sig åt verksamhetens behov i stället för att släcka bränder, säger Anna Lorentzon.

För supporten står Kristian Lindberg. Han lägger till att ett avskalat tänk skapar pålitliga system. Och att användarna upplever arbetsmiljön som god beror på att de har få avbrott där ute på fältet, tror han.

– Det handlar också om att ha ett säker­hetstänk över lag. Som till exem­pel att låsa datorerna så att det inte går att installera sådant som inte har med arbetet att göra. Det bidrar till en stabil drift.

Så länge alla har det som behövs för att sköta jobbet kan ingen av med­arbetarna Publikt talar med se några direkta nackdelar med en mer avskalad it-miljö.

– Att vara effektiv som it-avdelning är inte alltid att bara springa på allas behov. Nyckeln är att vara en naturlig del av verksamheten och ha ett gemen­samt mål med den. Om kärnverk­sam­heten är delaktig så ökar förståelsen för hur tekniken fungerar och systemen uppfyller bättre både användarens och verksamhetens behov. Jag upp­lever att de flesta är nöjda, säger Anna Lorent­zon.

Handläggaren Helene Johansson berättar att it-arbetsmiljön har lyfts på enhetsmöten den senaste tiden, eftersom det är många nyanställda på myndigheten.

Hon vill slå ett slag för it-coachning. Det vill säga att någon sitter bredvid en stund, tittar hur man jobbar och ger konstruktiva förslag på hur man kan bli mer effektiv.

–  Det kan vara väl investerade pengar för de myndigheter som kanske inte har så bra it-arbetsmiljö. Ibland tror man att det man gör är effektivt och rätt, men egentligen kanske det inte alls är så. Om någon sitter bredvid i en halvtimme omfattar det ungefär vad jag gör i systemen. Sedan kanske jag kan ställa mina mer riktade frågor till it-supporten, säger Helene Johansson.

Utvecklaren Anna Lorentzon konstaterar att it-arbetsmiljön också är beroende av arbetsgivarens förståelse för att verktygen måste användas rätt.

– Vi stöter sällan på motstånd när vi behöver en dag för utbildning. Det finns förståelse för att systemen är grunden för att folk ska kunna jobba effektivt, och att det behövs lite tid för att nå dit. Det tror jag inte är utmärkande för alla arbetsgivare, säger hon.

Helene Johansson jobbar med inspektion och kontroll främst inom området laboratoriemedicin. I huvudsak använder hon fyra olika it-system. Två av dem är egenutvecklade.

Ärendehanteringssystemet där dokumenten för kundbesöken upp­rättas samt kunddatabasen är standard­system. Den lösning som används för att rapportera på plats och det gemensamma system som handläggare, kund och experter gör efterarbetet i har utveck­lats specifikt för Swedac.

Men det finns trots allt en strävan mot att använda sig av standard­system, förklarar Anna Lorentzon.

– Eftersom vi är en liten myndighet kan det bli dyrt att utveckla själva. Samtidigt kan det också vara kostsamt att anpassa ett standardsystem så att det stödjer verksamheten.

Nu var det ett tag sedan som det gjordes några större utvecklingsarbeten. Men finjustering pågår ständigt, berättar Anna Lorentzon. Och i den processen är det viktigt att involvera användarna.

– De deltar i allt från förarbeten till referensgrupper vid utveckling men finns också representerade i det kontinuerliga förvaltningsarbetet. Men det gäller att lägga ribban lagom högt även här. Det handläggarna ska kunna foku­sera på är att bedriva sin dagliga verksamhet med hjälp av system som fungerar.

En modernisering väntar dock runt hörnet, förklarar Anna Lorentzon. Då önskar sig handläggaren Helene Johans­son framför allt en mer mobil lösning. I ett laboratorium som inspekteras kan hon av hygieniska skäl inte gå omkring med en uppslagen dator.

– Det går inte att ställa ifrån sig den på en bänk där man kanske hanterar prover med smittorisk, vilket betyder att jag måste göra anteckningar på papper och sedan föra in dem i systemet. Jag skulle vilja slippa dubbeljobb
och arbeta elektroniskt direkt, säger hon.

Anna Lorentzon hoppas att det kommer att bli så.

– När systemutvecklingen på Swedac började för 15 år sedan konstaterade vi att handläggarna skriver så pass mycket att det inte gick att hantera på de lösningar som fanns då, före smarta telefoner och plattor. Men nu är det möjligt att ta det steget, säger hon.

Helene Johansson har också varit med i ett förarbete kring just mobila lösningar.

– Så snart kanske jag blir ännu mer nöjd med min digitala arbetsmiljö.

Läs mer:

Bli den första att tycka till!
POLISEN/KRIMINALVÅRDENNyhetFör några år sedan beslutade regeringen att Kriminalvården skulle ta över vissa transporter av frihetsberövade från Polisen. När regeringen nu gör ett försök att vrida tillbaka ansvarsfördelningen en smula är myndigheterna fortsatt oense. Polisen anser att det leder till att myndigheten inte kan "fokusera på grunduppdraget".
SkatteverketNyhetNy lagstiftning ger utredare på Skatteverket möjlighet att punktbevaka personer som misstänks för brott. Sedan 1 juli kan Skatteverket självt utreda misstänkt penningtvätt och falska identiteter, skriver Dagens Nyheter.
DigitaliseringNyhetFöråldrade it-system leder till stora underhållskostnader och gör det svårt att utveckla nya digitala tjänster. Det är verkligheten för flera statliga myndigheter, uppger Ekot.
Hallå där!NyhetGunnar Holmgren, som tillträder posten som Arbetsgivarverkets generaldirektör 21 augusti, tycker att staten behöver bli bättre på att locka ungdomar.
På jobbet: rättshaveristerPå jobbetMyndigheter ska ge service. Men när någon hör av sig gång på gång med ständigt nya frågor och krav är det lätt att bli frustrerad. Experternas råd är att hålla dig sval och göra det du måste. Men inte mer.
STATSFÖRVALTNINGNyhetStaten har färre kontor lokaliserade i kommunerna nu jämfört med för fem år sedan. Och andelen kommuner med få myndighetskontor ökar förmodligen de närmaste åren, visar en sammanställning från Statskontoret där tio myndigheter ingår.
SocialförsäkringarNyhetRegeringen ger Försäkringskassan i uppdrag att förbättra stödet till unga som får avslag på ansökan om aktivitetsersättning. Samverkan med Arbetsförmedlingen, kommunerna och vården ska bli bättre.
RättsväsendetNyhetHandläggningstiderna i Svea hovrätt kommer bli längre på grund av den ökande arbetsbelastningen. På två år har antalet mål vid domstolen ökat med en femtedel, samtidigt som resurserna minskar.
PensionNyhetDet är fortfarande vanligast att statsanställda går i pension mellan 65 och 67 års ålder, visar en sammanställning av pensionsavgångar under perioden 2013–2018 från Statens tjänstepensionsverk. Under perioden gick knappt var tredje i pension före 65 och var femte efter 67 års ålder.
STNyhetPå måndag startar STs värvningsturné i Kiruna. Fem personer har anställts för att åka landet runt med husbil fram till 4 december. STs totala budget för värvning i år är 15 miljoner kronor och förbundet hoppas värva runt 7 500 nya medlemmar, enligt projektledaren Karin Ahlgren.
HÄLSANyhetArbetslösa skattar sin hälsorelaterade livskvalitet sämre än de som har ett jobb. Särskilt markant är skillnaden vad gäller ångest och depression, visar en studie vid Umeå universitet, som tidningen Arbetsliv uppmärksammar.
InternationelltNyhetDanmark överväger förstärkt gränskontroll vid gränsen mot Sverige, efter två sprängattentat mot Skattestyrelsen och utanför en närpolisstation senaste veckan. Två män, hemmahörande i Sverige, misstänks för attentatet mot Skattestyrelsen.
informationssäkerhetNyhetPrimula, det system som ett fyrtiotal myndigheter använder för löneutbetalningar, misstänks ha drabbats av ett dataintrång. Statens servicecenter har nu skickat en varning till samtliga dessa myndigheter. En myndighetsanställd har polisanmälts för det misstänkta intrånget.
ArbetsmiljöNyhetTrakasserier och hot bör anses särskilt allvarliga om de drabbar statligt anställda. Staten som arbetsgivare behöver också få större möjlighet att skydda och hjälpa anställda som hotas eller trakasseras, anser Arbetsgivarverket i en skrivelse till regeringen.
LEDARSKAPNyhetKvinnliga chefer bedöms prestera bättre än manliga på 17 av 19 kompetensområden som är viktiga för ledarskap, enligt en amerikansk studie som presenteras i Harvard Business Review.
KRIMINALVÅRDENNyhetVar femte dansk kriminalvårdare som utsatts för hot och våld på jobbet utvecklar symtom på posttraumatiskt stressyndrom, enligt en dansk studie. Svensk kriminalvård skulle behöva mer kunskap om problemet, anser ST-företrädaren Joachim Danielsson.
DigitaliseringNyhetI en promemoria föreslår justitiedepartementet en ökad digitalisering av domstolarnas mål- och ärendehantering. Syftet är att effektivisera verksamheten och förbättra servicen till medborgarna.
ArbetsmiljöNyhetDiskrimineringsombudsmannen, DO, och Arbetsmiljöverket genomför särskilda informationsinsatser för att öka arbetsgivares kunskaper om hur man motverkar trakasserier och sexuella trakasserier.
HögskolanNyhetMöjligheten att bli antagen till högskolan baserat på reell kompetens har inte lett till att många studenter utan formell behörighet har antagits, konstaterar Dagens Nyheter i en serie artiklar. Nu vill högskoleministern införa ett nationellt behörighetsprov.
ArbetsförmedlingenNyhetArbetsförmedlingen gjorde inte tillräckligt för att utreda anklagelser om trakasserier mellan kolleger på ett lokalkontor, skriver Diskrimineringsombudsmannen, DO, i ett beslut.
ArbetsförmedlingenNyhetYlva Johansson har nominerats till posten som Sveriges EU-kommissionär och kommer med stor sannolikhet att lämna jobbet som arbetsmarknadsminister. Fredrik Andersson, ordförande för ST inom Arbetsförmdlingen, säger till Publikt att han hoppas att tillsättningen av en ny minister ska gå fort.
ArbetsmarknadNyhetTvå av tre i åldersgruppen 18-29 år tror att de kommer att byta karriär under sitt liv. Det visar en Sifo-undersökning som gjorts av Omställningsfonden. För att möta förändringen på arbetsmarknaden lanserar fonden tre reformförslag.
FörsäkringskassanNyhetRiksrevisionen ska granska hur Försäkringskassan arbetar med förebyggande sjukpenning och arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd. Trots att forskning visar att dessa insatser kan vara effektiva används de i låg utsträckning, skriver Riksrevisionen i ett pressmeddelande.
MigrationsverketNyhetFör ett år sedan avskedades Daniel López från Migrationsverket, där han varit anställd i över 30 år. Men i juli ogiltigförklarade Arbetsdomstolen, AD, avskedet och nu är han tillbaka på jobbet.
ArbetsmarknadNyhetArbetsförmedlingen rustar ned sina insatser för arbetssökande kraftigt, visar en genomgång i Dagens Nyheter. Antalet anställda har minskat med en femtedel, 130 lokalkontor lagts ner och budgeten för privata aktörer har minskat med 40 procent.
SocialförsäkringarNyhetRegeringen har gett Inspektionen för socialförsäkringen, ISF, i uppdrag att följa upp och utvärdera den reform om förstärkt rehabilitering för återgång i arbete som trädde i kraft 1 juli 2018.
ArbetsförmedlingenNyhetArbetsförmedlingen planerar att låta den informationsinriktade verksamheten kundtorg ingå i de 113 statliga servicekontor som drivs av Statens servicecenter. I höst genomförs ett pilotprojekt.