Rum för variation i aktivitetsbaserat kontor

ST-medlemmen Marie-Louise Häggman har dragit sin leopardmönstrade rullväska med dator, papper och andra tillhörigheter till det av skärmar inramade skrivbordet för att ringa några videosamtal. Hon jobbar som sekreterare åt en av avdelningscheferna på Trafikverkets kontor i Göteborg och nio gånger av tio börjar hennes arbetsdag någonstans här i den aktiva zonen, där skrivborden står i grupper om åtta. Även om det inte blir att hon sitter vid samma bord varje dag.

Medarbetarna har ett personligt skåp med kodlås och en ”verktygslåda” för att kunna bära omkring dator, lurar, pennor, papper och annat som kan tänkas behövas i jobbet. Men Marie-Louise Häggman har bytt ut sin låda mot den leopardmönstrade väskan på hjul.

– Det blir mer personligt, och lite roligare så. Sedan är den också smidigare och belastar inte axlar och rygg. Den matchar mina skor ganska fint i dag, dessutom, säger hon och kopplar upp datorn till de båda skärmarna på skrivbordet.

Hon drar på sig hörlurarna men behöver ett hårband, så det blir till att traska bort till skåpet och tillbaka. Sedan ställer hon in stolen.

Runt omkring är en handfull kolleger upptagna med sitt. En ackompanjerar ett videomöte genom att humma lågmält, som för att inte störa de andra. Någon annan ringer samtal i ett betydligt högre tonläge. En tredje plitar tystlåtet på ett textdokument.

Marie-Louise Häggman trivs med att sitta i den aktiva zonen.

– Jag är ganska sprallig och social som person och behöver antingen ha det ganska så tyst eller inte alls tyst. När jag verkligen behöver koncentrera mig sätter jag mig i den lugna zonen. Helt ljudlöst är inte riktigt nödvändigt för min del.

Det var efter sommaren förra året som Trafikverkets medarbetare i Göteborg flyttade in i det nya aktivitetsbaserade regionkontoret. Här jobbar mellan 800 och 900 personer. Men i dag, mitt i veckan, är det resdag för många och därför gott om plats.

– På måndagar och fredagar kan det däremot vara svårt att få plats där man helst vill sitta för stunden, säger Marie-Louise Häggman.

Tanken med det aktivitetsbaserade arbetssättet, förklarar hon, är just att medarbetaren ska sitta, stå, gå eller ligga på den yta i kontoret som är mest lämplig för de aktuella arbetsuppgifterna.

Det betyder någonstans på de sex våningsplanen, i någon av de fyra typerna av zoner – aktiv, mellan, lugn eller tyst. Vissa våningsplan och platser är dock reserverade för personer med exempelvis säkerhetsklassade arbetsuppgifter.

Det är inte bara i Göteborg som Trafikverket valt aktivitetsbaserad kontorsmiljö. Redan tidigare fanns det bland annat på kontoren i Malmö och Solna.

Undersökning: I vilken typ av kontor sitter du?

Myndighetens övergång till aktivitetsbaserade kontor har under tre år följts av forskare från Högskolan i Gävle. Deras studie fokuserar på vilka effekter en sådan kontorslösning har på arbetsmiljö och produktivitet.

Forskarna lät ett antal medarbetare utföra koncentrationskrävande arbetsuppgifter för att se hur de påverkades av att sitta i olika zoner. Bäst presterade de som satt i väl ljudisolerade rum. I en tyst zon var prestationen på medelnivå, och i den aktiva zonen var prestationen sämst jämfört med övriga zoner.

Men studiens projektledare Helena Jahncke, docent i arbetshälsovetenskap vid Högskolan i Gävle och analytiker på Myndigheten för arbetsmiljökunskap, framhåller att det inte betyder att ett aktivitetsbaserat arbetssätt är dåligt för den som har koncentrationskrävande arbetsuppgifter.

– Nej, resultaten visar att det har betydelse för din prestation vilken zon du sitter i. Och tanken med det aktivitetsbaserade är att man ska kunna utföra arbetsuppgifter i den miljö som stödjer dem bäst, för att produktiviteten ska höjas, säger hon.

Forskarna undersökte också hur medarbetarnas inställning till jobbet påverkades, och hur meningsfullt arbetet upplevdes. Där syntes ingen skillnad. Däremot minskade känslan av att vara delaktig i en gemenskap.

– Om man spekulerar kring vad det beror på så sitter man ju inte lika nära samma kolleger hela tiden som man kanske gjorde tidigare, säger Helena Jahncke.

På två av de fyra av Trafikverkets kontor som studerades minskade också upplevelsen av ett så kallat relationsinriktat ledarskap. Cheferna upplevdes delta mindre i det sociala samspelet när kontoret blev aktivitetsbaserat, visade studien.

– Relationsinriktat ledarskap har ett särskilt samband med medarbetarnas välmående. Därför är det inte positivt om man upplever att ledarna har mindre av det beteendet, säger Helena Jahncke.

Förarbetet är a och o för att ett aktivitetsbaserat kontor ska ha de positiva effekter på de anställdas produktivitet som det är tänkt, poängterar hon. Snarare än att haka på en trend bör arbetsgivaren sträva efter att ha ett kontor som är lämpligt för verksamheten.

En sak som Helena Jahncke inte undersökt är hur effektiva aktivitetsbaserade kontor är ur ett kostnadsperspektiv.

– Men vi har tidigare gjort studier av hur ljud i kontorslandskap påverkar prestation. Utifrån det tapp vi då såg i prestation kan man tänka sig att det kan bli förlorade arbetstimmar för medarbetare som har ett koncentrationskrävande arbete. Aktivitetsbaserade kontor kan vara en lösning på det problemet, om medarbetarna får tillgång till tysta zoner eller rum, säger hon.

Även om hon senare ändrade uppfattning, var Marie-Louise Häggman till en början skeptisk när Trafikverkets medarbetare i Göteborg fick veta att de skulle flytta till ett aktivitetsbaserat kontor.

– Just det här att man inte längre fick ha sin egen plats utan skulle behöva flytta omkring, det oroade mig ganska rejält, säger hon.

Innan de nya lokalerna färdigställdes fick medarbetarna möjlighet att tycka till och komma med förslag. Marie-Louise Häggman var långt ifrån ensam om sin skepsis, berättar Linda Fors, projektledare och regionalt ansvarig för arbetsmiljö och lokaler:

– Jag möttes av en hel del negativitet inför det här projektet och det var många oroliga röster. Men så här i efterhand upplever jag att de allra flesta nu är mer positivt inställda, säger hon.

Själv brukar Linda Fors välja mellan tre olika kontorsplatser under en arbetsdag.

– I min roll är det alltid många som vill prata med mig när jag går runt på kontoret och det är så klart trivsamt. Men ibland behöver jag också ha möjlighet att koncentrera mig.

För att möta behov, kritik och oro brukar hon medvetet försöka röra sig runt i lokalerna. Att hålla koll på hur förhållningsreglerna för det aktivitetsbaserade arbetssättet följs och fungerar är en viktig del av hennes jobb, förklarar hon.

– Precis som effektiviteten. Det pågår hela tiden en utvärdering för att säkerställa att vi använder lokalerna på bästa tänkbara sätt.

Det händer att Linda Fors får signaler om att det inte riktigt fungerar någonstans. Då brukar hon gå dit och provjobba en stund, berättar hon.

Både hon och Marie-Louise Häggman brukar använda något av kontorets svarta gåband när de jobbar. Regelbundet, fast ganska oregelbundet beroende på vilka arbetsuppgifter man har att utföra för tillfället, påpekar Linda Fors.

När vi kryssar oss fram i byggnaden tvingas vi kliva över just ett sådant gåband i behov av reparation, som hon konstaterar egentligen inte ska stå där.

På sjätte våningen finns den lounge som, enligt de båda kollegerna, är hett eftertraktad.

– På förra kontoret hade vi ”flärdfyran” och ”sunksexan”. Men detta är lyxvåningen på riktigt. Det är här alla slåss om att sitta, säger Marie-Louise Häggman och vinklar händerna mot en utsikt över centrala Göteborg och de höga lyftkranarna vid Västlänksbygget.

Hon sträcker sig efter ett pingisracket från lådan på fönsterbrädet. Linda Fors kontrar, servar och de spelar några bollar. En whiteboard med rödmålade kanter vid pingisbordets ena kortsida vittnar om att det är tänkt som ett aktivt mötesbord.

Men så har det inte riktigt blivit, även om det händer att it-avdelningen pratar jobb under rundpingisen, enligt Linda Fors.

– Det var väl vissa som undrade varför vi skulle ha sådant trams som pingisbord, gåband och cyklar när vi presenterade projektet. Men även om det inte passar alla så blev det ändå en ganska trevlig möjlighet till avkoppling på jobbet. Fast själv är jag heller aldrig med på rundpingis, säger hon.

En del medarbetare har också påpekat att både gåbanden och pingisborden låter en del. Från början var nätet av aluminium, men det byttes snabbt ut, av just den anledningen. Att gåbanden surrar lite får man nog räkna med om man sätter sig i en sådan zon, menar Linda Fors.

Den som lämnar sin plats i mer än två timmar ska städa av bordet och ta med sig sina saker, så att någon annan kan ta platsen. För att inte riskera att bryta mot den regeln tar Marie-Louise Häggman hissen ett par våningar ned igen.

– Så är reglerna. Även om det kan vara lite omständligt att behöva plocka sina grejer ut och in ur skåpet, säger hon.

För den som behöver någon form av ergonomiska hjälpmedel kan kontorets utformning ställa till lite större problem. Specialbeställda stolar eller armstöd får inte plats i de ganska små skåpen, säger Marie-Louise Häggman. Att stuva undan hjälpmedlen på avsedd plats, ibland flera gånger om dagen, för att gå på möte och sedan hämta upp alltsammans igen när man behöver dem kan bli ganska bökigt.

Därför använder hon inte sitt eget armstöd så mycket som hon kanske borde. Det blir så, säger hon och visar ett fönsterlöst förråd där hennes grejer ligger uppradade på hyllan.

I ett annat fönsterlöst förvaringsutrymme kan man parkera sin särskilt utformade stol över natten. Det verkar vara lite av en kyrkogård för sittdon, där uttjänta stolar blandats med sådana som faktiskt används, konstaterar Marie-Louise Häggman och lyfter på ett trasigt nackstöd. Men de flesta pryds ändå av fasttejpade lappar med ”ägarens” för- och efternamn.

Efter en lite upphackad förmiddag behöver Marie-Louise Häggman avverka några timmars arbete med fakturor. Hon packar den leopardmönstrade väskan och förflyttar sig till lugn zon.

I samband med flytten fick de anställda gå på föreläsning och ha workshoppar om regler, förhållningssätt och att förebygga stress i den aktivitetsbaserade kontorslösningen, berättar hon. Stor vikt lades också på effektiva sätt att arbeta.

Ur effektivitetsperspektiv är Marie-Louise Häggman numera nöjd med hur kontoret blev. En fördel, menar hon, är att det verkligen går att byta plats om man måste koncentrera sig. Den möjligheten fanns inte tidigare, när hon och de flesta av hennes kolleger satt i ett traditionellt kontorslandskap.

I sitt jobb reser hon till Trafikverkets kontor i Solna två eller tre gånger i månaden. Det är en av orsakerna till att detaktivitetsbaserade kontoret fungerar bra för henne. Men en omorganisation innebär att hennes resande kommer att minska.

– Så fråga mig om ett år igen, så får vi se hur det blir, säger Marie-Louise Häggman.