Myndigheterna minskar kontorsytan per person
Statens lokalanvändning har blivit effektivare sedan 2010, konstaterar Ekonomistyrningsverket, ESV. Myndigheterna har minskat antalet kvadratmeter per anställd, men det beror enligt analysen inte på det ökade distansarbetet. ”Utvecklingen har snarare avstannat sedan 2022”, konstaterar utredaren Björn Andersson.
Enligt en ny analys från ESV har den totala lokalyta som staten använder ökat sedan 2010, samtidigt som myndigheterna i genomsnitt har minskat arean per anställd med 16 procent. Därmed har ökningen av hyreskostnaden per anställd begränsats under en period då marknadshyrorna ökat kraftigt. ESV bedömer att det finns utrymme för ytterligare effektiviseringar.
Riksrevisionen visade nyligen i en rapport att en minskning av myndigheternas kontorsyta från 22 till 15 kvadratmeter per anställd skulle kunna ge besparingar på 2,5 till 4 miljarder kronor per år. Vissa myndigheter, som Skatteverket och Försäkringskassan, har redan riktlinjer för kontorsyta som ligger mellan 12 och 15 kvadratmeter per anställd.
ESV har analyserat huruvida det ökade distansarbetet efter pandemin bidragit till att arean per anställd minskat bland myndigheter med stor andel kontor. Analysen visar dock inget tydligt sådant samband.
”Myndigheterna började minska sina lokaler långt innan pandemin. Utvecklingen har snarare avstannat sedan 2022, då vi borde ha börjat se effekterna av ett ökat distansarbete om det hade varit en drivande orsak till minskningen”, konstaterar Björn Andersson, utredare på ESV, i ett pressmeddelande.
Enligt ESV skulle myndigheterna i högre grad kunna samlokalisera sina kontor. Att flytta till områden med lägre hyror framhålls som ett annat sätt att minska lokalkostnaderna.
”Men för att kunna avgöra hur stor effektiviseringspotential den här typen av åtgärder verkligen skulle ha behövs en fördjupad analys av myndigheternas verksamheter och lokalbehov”, betonar Björn Andersson.
ESV har utvecklat en app som kan hjälpa myndigheter att ta fram nyckeltal för sina lokaler för att göra jämförelser med andra myndigheter och över tid. Myndigheterna har delats in i fyra kategorier utifrån sitt lokalinnehav för att möjliggöra relevanta jämförelser.
”Applikationen kan vara ett stöd för att effektivisera myndigheternas lokalförsörjning i planeringen av en lokalanskaffning. Myndigheterna kan ta fram ett relevant informationsunderlag genom att exempelvis jämföra hyresnivån eller arean per anställd i olika geografiska områden med varandra, eller mot genomsnittet för myndigheter med liknande lokalbehov”, förklarar Björn Andersson.
Detta är en nyhetsartikel. Publikts nyhetsrapportering ska vara saklig och korrekt. Tidningen har en fri och självständig ställning gentemot sin ägare, Fackförbundet ST, och utformas enligt journalistiska principer samt enligt spelreglerna för press, radio och TV.