Annons:
LEAN
Effektivisering
Fördjupning
AVSofia Brax0 kommentarerTyck till!

Få lyckas med lean

Effektiviseringsmetoden lean bli allt populärare i myndighetsvärlden. Men av 50 svenska leansatsningar misslyckades 43, visar en ny studie. Studien undersökte också vad som utmärker de sju projekt som lyckats.

Organisationskonsulten Claes Molin är en av dem som har genomfört studien. Själv är han positiv till effektiviseringsmetoden lean production.

– Jag har ju sett vilka långvariga positiva effekter lean kan ge.

Men de många berättelserna han hörde om misslyckanden väckte en nyfikenhet: Hur låg det egentligen till? Det blev en unik studie av leansatsningar i 50 svenska organisationer. Och resultatet var dystert: bara sju av organisationerna hade lyckats med att både införa metoderna och uppnå sina resultat.

Undersökningen kan nog verka avskräckande för dem som funderar på att göra en leansatsning.

– Ja, det kan förstås verka tufft, säger Claes Molin. Men studien ger också möjlighet att titta på dem som lyckats.

Claes Molin menar att det finns fyra framgångsfaktorer som tydligt utmärker de lyckade satsningarna:

  • Uthållighet. Lean tar tid. De flesta som lyckats hade redan från början formulerat ambitioner som sträckte sig minst tre år fram, och räknat med att det skulle ta några år att få riktiga effekter. Men det finns också de som börjat med kortare tidsperspektiv, hamnat i en svacka, ställt sig frågan vad man egentligen vill med projektet – och därefter fått ny skjuts. Satsningar som siktar på kortsiktiga resultat har ofta viss framgång i inledningen, men faller ganska snabbt tillbaka till utgångsläget.
  • Förankring och delaktighet. De flesta svenska organisationer har fortfarande en styrning som går uppifrån och ned. Men i några organisationer får teamen själva vara med och tala om vad de vill bidra med till helheten, och hur det ska mätas. Claes Molin menar att de har en större chans att lyckas med lean. – När man fått en delaktighet i målstyrningen händer något fantastiskt, säger han. Människor börjar efterfråga verktyg för att genomföra de förbättringar som behövs. Det skapar ett uthålligt engagemang som du aldrig kan få i en toppstyrd organisation.
  • Ständiga förbättringar. De organisationer som lyckats arbetar mer systematiskt med förbättringar, menar Claes Molin. Ett systematiskt arbetssätt är bättre än snabba utryckningar och enkla problemlösningar. Man vågar utvärdera förändringar och lära både av framgångar och motgångar. Men ett sådant arbetssätt kräver tid. Samtidigt frigör förbättringar tid, som ger möjlighet att tänka igenom ännu mer komplexa förbättringar.
  • Integrera lean. Om man betraktar lean som ett separat projekt, kommer det med all sannolikhet att dö ut. Upptäcker man att man behöver justera någons ansvar eller befogenheter, ska man också kunna göra det. Också företagskulturen måste få vara föremål för förändring. Ofta kommer man fram till att man behöver förändra ledarstilen, från ordergivande till en mer konsultativ hållning. När någon del av verksamheten undantas från förbättringsarbetet, kommer leanarbetet att dö när det når dit.

  

Tre frågor som avslöjar om en leansatsning kommer att lyckas
  • Vad är det för effekter ni vill ha?
  • Om projektet ska lyckas behöver de önskade effekterna vara tydliga.
  • I vilket tidsperspektiv vill ni ha effekterna?
  • Det är stor risk att projektet rinner ut i sanden om det rör sig om ett avgränsat projekt på kort tid. Nästan alla lyckade projekt i undersökningen hade hållit på i mer än tre år.
  • Vilken roll ska cheferna ha?
  • Ledningen måste ansvara för leanarbetet. Cheferna får inte lämna över ansvaret till externa konsulter eller interna specialister.
Så lyckades leansatsningarna

I studien undersöktes dels hur väl organisationerna hade lyckats införa leanprinciperna, och dels hur väl de hade uppnått sina mål. Den största gruppen, 40 procent, hade varken lyckats med det ena eller det andra. Bara 14 procent hade lyckats med både resultat och metodik. 

Detta är lean production

Det går ut på att identifiera och eliminera slöserier och att arbeta långsiktigt med ständiga förbättringar. Inom lean finns en uppsjö av verktyg:

  • 5S: Ett verktyg för ordning och reda. De fem S:en är sortera, systematisera, städa, standardisera och sköt om.
  • Värdeflödesanalys: Ett verktyg för att kartlägga ett värdeflöde för en produkt eller tjänst. Syftet är att upptäcka och eliminera olika slöserier: väntan, onödiga rörelser, överproduktion, överarbete, omarbete, lager, transporter och outnyttjad kreativitet.
  • PDCA: Ett verktyg för systematiskt förbättrings­arbete. Bokstäverna står för Plan–Do–Check–Act (Planera–Utföra–Kontrollera–Agera). 
Lean – en kort historik

Grundtankarna kom från Fords bilfabrik i Detroit i början av 1900-talet. Japanska Toyota tog till sig idéerna under 1940-talet och utvecklade Toyota production system, som spred sig till biltillverkare världen över. 1979 sammanfattades teorierna av forskare i USA, som myntade begreppet »lean production«. Konceptet spred sig i hela tillverkningsindustrin och på 1990-talet tog idéerna steget in i tjänstesektorn. Sjukvården nåddes av lean i början av 2000-talet, sedan har kommuner och myndigheter följt.

Bli den första att tycka till!
KulturNyhetTotalt gjordes 19,8 miljoner museibesök under 2019. Det innebär en ökning med åtta procent jämfört med året innan, konstaterar organisationen Sveriges museer.
KRIMINALVÅRDENNyhetST inom Kriminalvården har sagt upp både kollektivavtalet för nationella transportenheten och samverkansavtalet med arbetsgivaren. I nuläget vill arbetsgivaren inte förhandla om ett nytt samverkansavtal, säger myndighetens förhandlingschef Ola Nilsson till Publikt.
SJÖFARTSVERKETNyhetSjöfartsverkets personalansvarsnämnd väljer att inte dela ut någon varning till en chef som var berusad och inte ingrep med kraft då en anställd sexuellt trakasserade en kollega. Den man som utsatte sin kvinnliga kollega för trakasserier har tidigare tilldelats en varning av nämnden.
Kort om: tjänstledighetFördjupningVill du utbilda dig till florist eller uppdatera dina kunskaper i engelska? Behöver du vårda en närstående eller har du ett fackligt förtroendeuppdrag? Här är fakta om vilka regler som gäller för tjänstledighet.
HögskolanNyhetI de flesta fall lönar det sig med en högskoleutbildning. Men vissa utbildningar ger mer i lönekuvertet än andra. Det visar en analys från Universitetskanslersämbetet, UKÄ.
DigitaliseringNyhetÖkad användning av artificiell intelligens, AI, kan skapa ekonomiska värden inom offentlig förvaltning motsvarande cirka 140 miljarder kronor per år, enligt en rapport från Myndigheten för digital förvaltning, Digg.
ArbetsmarknadNyhetValidering är viktigt för kompetensförsörjning och livslångt lärande. Det är en av de slutsatser som dras i Valideringsdelegationens slutbetänkande till regeringen.
MigrationsverketNyhetMigrationsverket varslar om uppsägning av 146 anställda i Skåne, Stockholms, Västerbottens, Västernorrlands och Östergötlands län. ”Jag tycker att det är olyckligt att varsla just nu, samtidigt som vi ska göra en stor omorganisation”, säger Sanna Norblad, ordförande för ST inom Migrationsverket.
LantmäterietNyhetLantmäteriet har beslutat att ta bort möjligheten till friskvårdstimme och i stället höja friskvårdsersättningen. Både ST och Saco-S på myndigheten är kritiska till förändringen. I intranätets kommentarsfält rasar missnöjet, berättar anställda som Publikt varit i kontakt med.
ArbetsrättNyhetEU-kommissionen vill införa minimilöner i hela unionen. Inom den svenska fackföreningsrörelsen finns en stor oro för att planerna utgör ett hot mot den svenska modellen. Sverige skulle bli förlorare om de blir verklighet, anser TCO.
KriminalvårdenNyhetÄndrade regler kommer att innebära omfattande förändringar av Kriminalvårdens frivård. Villkorligt frigivna ska följas upp hårdare och fler drogtestas och få fotboja, skriver Dagens Nyheter.
DomstolarnaNyhet Domstolshandläggarna vid Värmlands tingsrätt har under flera år haft en dålig arbetsmiljö. Arbetsbelastningen är hög och många mår dåligt, enligt den anmälan som huvudskyddsombudet har gjort till Arbetsmiljöverket.
ARBETSMILJÖVERKETNyhetNär Arbetsmiljöverket flyttar sitt kontor från Stockholms innerstad till Solna krymper kontorsytan med mer än en tredjedel. ”Det är klart att det kan komma att påverka arbetsmiljön”, säger STs avdelningsordförande Marita Jonsson till Publikt.
KriminalvårdenNyhetRiksrevisionen har fått indikationer på att verksamheten vid Kriminalvårdens anstalter inte bedrivs på effektivast möjliga sätt, och har därför beslutat att inleda en granskning, skriver man i ett pressmeddelande. Anstalterna kostar cirka fem miljarder kronor per år.
PensionsmyndighetenNyhetPensionärernas riksorganisation, PRO, riktar skarp kritik mot de långa väntetiderna hos Pensionsmyndigheten. Den som söker bostadstillägg får vänta fem månader på besked, och ändringar tar ännu längre tid.
SiSNyhetEn anställd vid Statens institutionsstyrelse, SiS, har dömts till två års fängelse för vapenbrott. När mannen greps av polisen på allmän plats bar han skyddsväst och hade en skarpladdad pistol innanför byxlinningen. Den anställde har också anmälts till myndighetens personalansvarsnämnd.
KriminalvårdenNyhetEn anställd vid Kriminalvården ådrog sig allvarliga skador i samband med en övning i självförsvar på jobbet. Skadorna inträffade när instruktören skulle demonstrera hur man tar sig ur ett strypgrepp, rapporterar SVT.
SiSNyhetEn behandlingsassistent vid en av Statens institutionsstyrelses institutioner för vård av missbrukare åtalsanmäls av personalansvarsnämnden för brott mot tystnadsplikten. Den anställda ska ha lämnat sekretessbelagd information om en klient till dennes tidigare partner.
ArbetsförmedlingenNyhetArbetsförmedlingen har förlängt hyresavtalen för åtta lokala kontor i avvaktan på en översyn av nedläggningsplanerna. Några av kontoren skulle redan ha stängts. Men det är inte klart att just dessa kontor får vara kvar på sikt, enligt myndighetens presstjänst.
Myndigheten för stöd till trossamfundNyhetPå nyårsafton avled Åke Göransson, chef för Myndigheten för stöd till trossamfund, i samband med en semesterresa till Rumänien. ”Vi sörjer en omtyckt och älskad chef”, säger Åsa E. Hole, ställföreträdande myndighetschef.
KRIMINALVÅRDENNyhetVid en personalfest inom Kriminalvården tog en manlig anställd två kvinnliga kolleger på baken och kysste den enas kind. Nu har myndighetens personalansvarsnämnd beslutat att han ska få löneavdrag.
SPÅRTRAFIKENNyhetSeko stämmer tågföretaget Arriva i Arbetsdomstolen för avskedandet av en tågvärd, som enligt företaget hotat en kollega med en brödkniv.
ÖppenhetNyhetI en departementspromemoria föreslås skärpta sekretessregler för statsanställda och deras tjänstepensioner. Det handlar om att skydda personliga uppgifter om drygt 1,1 miljoner enskilda personer.
ÖppenhetNyhetDen professor vid Göteborgs universitet som begärde att få ut kollegers e-post bröt inte mot lagen. Det konstaterar Justitiekanslern, JK, efter en anmälan, skriver Dagens Nyheter. JK har beslutat att lägga ner ärendet.
DiskrimineringNyhetDiskrimineringsombudsmannen, DO, stämmer Försäkringskassan i Arbetsdomstolen, AD, sedan myndigheten avbrutit provanställningen för en man som varit föräldraledig under en del av anställningstiden.
Statens servicecenterNyhetRegeringen har uppdragit åt den särskilde utredaren Sven-Erik Österberg att utreda hur lokal statlig service ska utvecklas. Uppdraget omfattar både att lämna förslag på var nya kontor i Statens servicecenters regi bör lokaliseras och att analysera vilka myndigheter som bör komma med i kontorens serviceutbud.
KRIMINALVÅRDENNyhetUnder hösten har skyddsombud larmat om att ett nytt kollektivavtal lett till ohälsa för personalen på nationella transportenheten utrikes vid Kriminalvården. Efter resultatlösa försök till omförhandling har ST nu sagt upp avtalet. Alla fackliga organisationer inom Kriminalvården har också sagt upp samverkansavtalet med arbetsgivaren.
StatsförvaltningNyhetJustitieombudsmannen, JO, riktar allvarlig kritik mot Pensionsmyndigheten för orimligt långa kötider i telefon. Trots myndighetens ansträngningar att minska väntetiderna har de inte blivit kortare, konstaterar JO.
KRIMINALVÅRDENNyhetDet fattas runt 600 platser på Kriminalvårdens anstalter och på en del håll delar intagna rum. Facket menar att den akuta platsbristen äventyrar säkerheten och arbetsmiljön för personalen. ”Kriminalvården står inför den största utmaningen i modern tid”, säger STs avdelningsordförande Per Sunneborn till Publikt.
HögskolanNyhetEnligt regeringens regleringsbrev till universitet och högskolor ska arbetet med jämställdhetsintegrering fortsätta de kommande åren, kunskapslyftet återställas och arbetet för hållbar utveckling intensifieras.
ArbetsförmedlingenNyhetArbetsförmedlingen får i uppdrag att säkra en väl fungerande kontinuerlig fysisk närvaro och tillgänglighet i hela landet. ”Det finns personer som är i behov av fysiska möten och då ska Arbetsförmedlingen kunna tillhandahålla det, oavsett var i landet man bor”, sade arbetsmarknadsminister Eva Nordmark, S, på dagens pressträff om myndighetens regleringsbrev för 2020.