Annons:
Bild:Lotta Sjöberg
Arbetsuppgifter
På jobbet
AVFatima Grönblad0 kommentarerTyck till!

Tydlig arbetsbeskrivning ger dig större trygghet

Som anställd har du rätt att veta vilka arbetsuppgifter som ingår i din tjänst. Men i praktiken är det många som upplever att det är luddigt vad som egentligen förväntas – något som kan skapa oro och stress. Be om ett samtal med din chef om du vill ha en tydligare arbetsbeskrivning.

»Handläggare«. Eller »administratör«. På ditt anställningskontrakt står kanske inte mycket mer än en titel. Det är inte till mycket hjälp i en situation där det känns oklart vad som egentligen är ditt ansvar och vad som ingår i din tjänst. Chefen kanske ber dig göra saker som du tycker ligger utanför ditt område. Eller så dyker det upp en ny arbetsuppgift, där ni i arbetsgruppen tycker olika om vem som bör ta på sig ansvaret.

Magnus Kron, rådgivare på ST, blir då och då kontaktad av medlemmar som funderar kring gränserna för sitt arbete.

– Det kan vara att man mår dåligt för att jobbet känns gränslöst. Eller att chefen gett en i uppdrag att ta på sig en ny arbetsuppgift och att man undrar om man verkligen behöver göra den.

Irene Jensen, professor i metoder för företagshälsa vid Karolinska institutet, konstaterar att flera studier visar ett samband mellan stress och brist på vad forskarna kallar rolltydlighet.

– Vet man inte vilka krav som ställs så skapar det oro – man vet inte om man gör det som förväntas. Det finns också en risk att man gör för mycket, för att man inte vet vad som ingår i arbe­tet, och att det orsakar stress.

Otydligheten kan också skapa konflikter mellan arbetskamrater.

– Om man inte vet vem som gör vad ökar risken för att man klampar in på varandras områden. Eller så blir arbetet inte alls gjort, för att ingen ser som sitt ansvar att göra det, säger Irene Jensen.

I Arbetsmiljöverkets föreskrift om organisatorisk och social arbetsmiljö, som infördes 2016, finns en bestämmelse just om vikten av tydlighet. Arbets­givaren ska se till att arbets­tagaren vet vilka arbetsuppgifter som ska utföras, vilket resultat som ska uppnås och vad som ska prioriteras när arbetsuppgifterna blir för många i förhållande till den tid som finns till förfogande.

Så ser det inte alltid ut i praktiken, enligt Irene Jensen. När hon och hennes forskarkolleger frågat medarbetare i olika studier brukar 25 till 30 procent svara att de känner sig osäkra på vad de förväntas göra.

Förutom att man mår bättre av att veta ramarna för arbetet finns det löne- och arbetsrättsliga skäl att kräva en arbets­beskrivning som stämmer med vad du faktiskt gör, framhåller STs rådgivare Magnus Kron.

– Det kan till exempel handla om att din chef ber dig svara i telefon under en begränsad tid. Men sedan fortsätter det och byggs på med andra uppgifter.

Om man då som anställd sätter ned foten och begär att få sina nya arbetsuppgifter på pränt i en arbetsbeskrivning eller ett nytt anställningsavtal blir det ett logiskt tillfälle att även diskutera lönen, tipsar han.

Med en nedtecknad beskrivning ökar också din chans att få behålla uppgifterna om chefen plötsligt skulle kräva att du går tillbaka till det du en gång anställdes för. Eller att slippa bli uppsagd om din ursprungliga tjänst skulle försvinna.

– Säg att du är anställd som administratör på pappret, men i praktiken är du kanske projektledare. Om ledningen då ska lägga ned administratörernas avdelning kan det vara lättare att bevisa din kompetens som projektledare om titeln på anställningsavtalet eller arbetsbeskrivningen stämmer med vad du faktiskt gör, säger Magnus Kron.

I Irene Jensens roll som professor ingår chefsuppgifter, så hon har själv ansvar för att se till att de anställda på institutionen vet vad som förväntas av dem – något hon försöker göra så tydligt som möjligt:

– För administratörerna listar vi arbets­uppgifterna som ingår i tjänsten i ett Excelblad. När det uppstår en ny uppgift ser vi vem som är mest lämplig och vem som har utrymme att ta ansvar. Och så tillför vi uppgiften i listan. Så det är ett levande dokument.

Hon tycker att tydligheten är en fördel för alla.

– Då slipper jag ta diskussioner i stil med »Oj, det har jag inte gjort, det viss­te jag inte att jag skulle göra«. Det ger också en styrka för den anställde själv, att kunna säga att enligt vad jag förstår är det här inte en uppgift som jag ska göra. Så att man kan säga nej och inte bli överbelastad.

Men det är viktigt att arbetsbeskrivningarna inte är för detaljerade, menar Irene Jensen.

– Då kan den anställde uppfatta det som att man inte har någon möjlighet att påverka sitt arbete själv. Som chef måste man skapa potential för egen styrning och utveckling, det har alla anställda rätt till.

Ett givet tillfälle att be om en arbets­beskrivning är när man börjar en ny tjänst och skriver anställningsavtal. Det tycker Magnus Kron att man ska ta vara på.

– Man ska inte vara rädd att skicka tillbaka anställningsavtalet om man vill lägga till något, eller om något är otydligt, säger han.

Om man saknar arbetsbeskrivning, eller tycker att ens arbetsuppgifter har flutit iväg från det som avtalades från början, bör man ta ett samtal med sin chef, säger Irene Jensen.

– Man kan till exempel ta upp det vid ett medarbetarsamtal, säga till chefen: »Jag skulle vilja att vi gick igenom vad du förväntar dig av mig i den här tjänsten. Tycker du att jag levererar det du förväntar dig?« Det är jättebra frågor att ställa som anställd.

Ämnen: Arbetsmiljö
5 saker som arbetsgivaren ska säkerställa att arbetstagarna känner till
  1. Vilka arbetsuppgifter de ska utföra.
  2. Vilket resultat som ska uppnås med arbetet.
  3. Om det finns särskilda sätt som arbetet ska utföras på och i så fall hur.
  4. Vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras när tillgänglig tid inte räcker till för alla arbetsuppgifter som ska utföras.
  5. Vem de kan vända sig till för att få hjälp och stöd för att utföra arbetet.

Källa: Arbetsmiljöverkets föreskrift om organisatorisk och social arbetsmiljö

Bli den första att tycka till!
HÖGSKOLANNyhetLinköpings universitet utrymmer samtliga campusområden efter att ett hot riktats mot universitetet. Polisen bedömer hotet som allvarligt, uppger SVT.
FACKETNyhetMed en inkomst på 177 625 kronor i månaden förra året tjänade TCOs ordförande Eva Nordmark mest av alla fackförbundschefer. STs ordförande Britta Lejons månadsinkomst var 106 400 kronor, visar siffror som Arbetsvärlden har tagit fram.
STATENS INSTITUTIONSSTYRELSENyhetI veckan demonstrerade personal från SiS nedlagda ungdomshem Lövsta för andra gången. ”Det har varit katastrof hur ledningen har skött Lövsta”, säger ST-medlemmen Robert Michel, som var en av demonstranterna.
MIGRATIONSVERKETNyhetMigrationsverkets internrevision slår larm om att myndigheten inte klarar hanteringen av medborgarskapsärenden. Högen med ej avgjorda ärenden har vuxit med 70 procent det senaste året. ”Medarbetarna är stressade och frustrerade ”, säger skyddsombudet Markus Walker.
Svenska kraftnätNyhetI en hemlig rapport påtalar Säkerhetspolisen, Säpo, omfattande brister i säkerheten hos Svenska kraftnät, skriver Dagens Nyheter. Bristerna bekräftas av Svenska kraftnät.
StatsförvaltningNyhetTrots att många berörda myndigheter var negativa i remissomgången kommer nu femton statliga myndigheter ska åläggas att ansluta sig till Statens servicecenters, SSC, tjänster för elektronisk beställnings- och fakturahantering. Det framgår av en promemoria från finansdepartementet.
SJUKFRÅNVARONyhetKvinnliga statsanställda är borta från jobbet på grund av sjukdom dubbelt så ofta som sina manliga kolleger. Nu ska Statskontoret undersöka vad det beror på.
ARBETSFÖRMEDLINGENNyhetBeslutet om att lägga ned ett antal av Arbetsförmedlingens lokalkontor var förhastat och bör rivas upp, skriver ST i ett förslag som lämnats till regeringen. Det finns dessutom en risk för att hela tidsplanen för att göra om myndigheten försenas, säger STs avdelningsordförande Fredrik Andersson till Publikt.
Statlig värdegrundNyhetDet är viktigt att skilja mellan värderingar, beteenden och varumärke, skriver Tillitsdelegationens forskningsledare Louise Bringselius i en rapport. Värdegrundsarbetet ska i första hand fokusera på beteenden, menar hon.
STATSFÖRVALTNINGNyhetUnder en 20-årsperiod har antalet kontor där det erbjuds statlig service minskat med 37 procent, enligt en rapport från ST. Förbundet vill att regeringen ska utforma regleringsbrev så att statlig service garanteras i hela Sverige.
ArbetsförmedlingenNyhetArbetsförmedlingens kontakter med arbetsgivare faller kraftigt. Under juli i år var antalet kontakter bara en femtedel jämfört med samma månad i fjol, uppger SVT.
DigitaliseringNyhetÖkad digital spetskompetens, användning av artificiell intelligens, AI, i samband med stora datamängder och strategiskt användande av data i näringslivet ska utredas av flera statliga myndigheter. ”Sverige ska bli bäst på att använda digitaliseringens möjligheter”, kommenterar digitaliseringsminister Anders Ygeman.
HögskolanNyhetDen nedåtgående trenden för antalet sökande till högskoleutbildningar har brutits. Till höstterminen i år sökte nästan 400 000 personer, knappt två procent fler än förra året, enligt statistik från Universitets- och högskolerådet, UHR.
KollektivtrafikNyhetRegeringen vill ha ett nationellt biljettsystem för all kollektivtrafik i hela Sverige. En särskild utredare har fått uppdraget att ta fram underlag för hur ett sådant system kan utformas för att förenkla för resenärerna.
TRAFIKVERKETNyhetTrafikverket ska få utökat ansvar för underhållet av landets järnvägsspår. En utredare ska undersöka vilka delar av spårunderhållet som det är lämpligt att flytta över från entreprenören Infranord till Trafikverket.
HögskolanNyhetHög personalomsättning leder till sämre effektivitet på landets högskolor och universitet. Flera lärosäten skulle kunna öka sina prestationer inom undervisning och forskning utan ökade resurser, visar en granskning från Riksrevisionen. Linnéuniversitetet och Karlstads universitet hör till lärosätena med högst förbättringspotential.
StatsförvaltningNyhetDet finns allvarliga brister i svenska myndigheters förmåga att motverka att penningtvätt och finansiering av terrorism, skriver Polisen i en rapport. Enligt rapporten saknas resurser, verktyg och tillräckligt lagstöd.
rättsväsendetNyhetFör några år sedan beslutade regeringen att Kriminalvården skulle ta över vissa transporter av frihetsberövade från Polisen. När regeringen nu lagt ett förslag som skulle vrida tillbaka ansvarsfördelningen en smula är myndigheterna fortsatt oense. Polisen anser att det skulle leda till att myndigheten inte kan "fokusera på grunduppdraget".
SkatteverketNyhetNy lagstiftning ger utredare på Skatteverket möjlighet att punktbevaka personer som misstänks för brott. Sedan 1 juli kan Skatteverket självt utreda misstänkt penningtvätt och falska identiteter, skriver Dagens Nyheter.
DigitaliseringNyhetFöråldrade it-system leder till stora underhållskostnader och gör det svårt att utveckla nya digitala tjänster. Det är verkligheten för flera statliga myndigheter, rapporterar Ekot.
Hallå där!NyhetGunnar Holmgren, som tillträder posten som Arbetsgivarverkets generaldirektör 21 augusti, tycker att staten behöver bli bättre på att locka ungdomar.
STATSFÖRVALTNINGNyhetStaten har färre kontor lokaliserade i kommunerna nu jämfört med för fem år sedan. Och andelen kommuner med få myndighetskontor ökar förmodligen de närmaste åren, visar en sammanställning från Statskontoret där tio myndigheter ingår.
SocialförsäkringarNyhetRegeringen ger Försäkringskassan i uppdrag att förbättra stödet till unga som får avslag på ansökan om aktivitetsersättning. Samverkan med Arbetsförmedlingen, kommunerna och vården ska bli bättre.
RättsväsendetNyhetHandläggningstiderna i Svea hovrätt kommer att bli längre på grund av den ökande arbetsbelastningen. På två år har antalet mål vid domstolen ökat med en femtedel, samtidigt som resurserna minskar.
PensionNyhetDet är fortfarande vanligast att statsanställda går i pension mellan 65 och 67 års ålder, visar en sammanställning av pensionsavgångar under perioden 2013–2018 från Statens tjänstepensionsverk. Under perioden gick knappt var tredje i pension före 65 och var femte efter 67 års ålder.