Retoriken som övertygar kollegorna
Får du inte gehör för smarta idéer trots att du är förvissad om att de skulle gagna hela arbetsgruppen? Om du slipar på din retorik ökar chansen att du får ett positivt gensvar.
Genom att dela med dig av din kunskap och dina idéer kan du bidra till att göra din arbetsplats bättre. Det är viktigt att vara delaktig och påverka jobbet, framhåller Ami Hemviken, som föreläser om kommunikation i yrkeslivet och har skrivit boken Nå in, nå fram, få igenom.
– Du kan börja med en liten sak som skulle öka trivseln eller kommentera en idé som någon annan framför, säger hon.
Men det finns inte någon fantastisk genväg som säkerställer att din idé slår rot. A och O för att kunna nå framgång är att inse skillnaden mellan att övertyga och att övertala, menar Ami Hemviken.
– Att övertyga handlar om att utgå från mottagarnas behov och lyfta fram vad de kan vinna på en förändring – exempelvis att det blir lättare eller roligare att göra saker på ett nytt vis. Att övertala är att utgå från dig själv och hamra på med argument som tenderar att bli allt svagare, säger hon.
Ofta är det under arbetsplatsens möten som medarbetare har möjlighet att presentera idéer om hur verksamheten kan utvecklas. Att ta till orda kan kännas nervöst, även om man själv är övertygad om sitt förslags värde. Men ju bättre förberedd du är desto tryggare kommer du att vara, försäkrar Anders Sigrell, som är professor i retorik vid Lunds universitet och har skrivit boken Att övertyga mellan raderna.
– Det gäller att skapa trovärdighet och anpassa form och innehåll efter mottagarna, säger han.
Han poängterar att retorik aldrig handlar om att ge information, utan att syftet är att få mottagarna att känna, tycka och vilja göra någonting.
– Målsättningen är att ni i arbetsgruppen tillsammans ska reflektera över det förslag du lägger fram. Att skapa ett ”gemensamt vi” är retorikens lasso.
För att fånga in kollegorna gäller det att lägga stor vikt vid både hur du formulerar dig och hur det du säger tas emot, framhåller Anders Sigrell.
– Var ödmjuk och visa att du lyssnar på andras synpunkter, annars vill de inte lyssna på dig.
Anders Sigrell delar upp den retoriska arbetsprocessen i sex steg: analysera, inventera, disponera, formulera, memorera och framföra.
– Börja med att analysera syftet med din idé. Inventera alla fakta som backar upp den och även berättigad kritik som strider mot din tankegång. Välj därefter noga ut de tre argument du ska använda dig av. Mer än tre argument minns folk inte, säger han.
Även Ami Hemviken förespråkar att fokusera på de tre bästa skälen för ett förslag – och menar att det bästa är att använda både logiska och känslomässiga argument.
– Formulera presentationen på ett objektivt vis så det framgår att det inte är din personliga åsikt. Framhåll gärna att din idé grundar sig på välvilja om alla. Snällhet är en underskattad kraft i arbetslivet, säger hon.
Det gäller också att vara strategisk. Ibland kan det finnas skäl att låta kollegorna vänja sig vid din tanke i mindre steg, menar Anders Sigrell.
– Har du ett mer genomgripande förslag kan det vara bra att först ”så ett frö” och ta upp det igen senare. Alternativt kan du introducera idén genom en kort text som du distribuerar till arbetsgruppen i förväg, säger han.
Nästa steg är att göra en disposition och att välja sina ord med mottagarnas kunskap i åtanke. Skriv gärna ned det du ska säga, men memorera det mesta så att det inte känns som att du läser innantill,
råder Anders Sigrell. En hjälp är att förpacka texten i bitar som är lätta att minnas.
Anders Sigrell uppmanar också till att fylla presentationen med språkglädje – exempelvis med hjälp av liknelser och metaforer.
– Även om ditt förslag är jätteseriöst ska det du säger kännas lustfyllt, säger han.
Både Anders Sigrell och Ami Hemviken ger rådet att inte ta för mycket utrymme på mötet, utan att vara lyhörd och lämna plats för åhörarnas reaktioner.
– Vid presentationen måste du vara helt närvarande i stunden och veta att du fångar uppmärksamheten. Se mottagarna rakt i ögonen tills de får chans att nicka medhåll. Var också beredd på att bemöta tvivel, säger Anders Sigrell.
Vanliga argument mot förslag till förändring kan vara ”Vi har inte tid med det här nu” eller ”Det är för kostsamt”. Ibland går det att bemöta dem genom att säga att det är lättare att göra på det här viset och att det spar tid, säger Ami Hemviken, och understryker vikten av att behålla fattningen.
– Gå aldrig till personangrepp eller bli arg. Då kan du tappa bort syftet med din idé och börja ta till osmarta grepp, varnar hon.
Anders Sigrells och Ami Hemvikens råd till den som vill bli bättre på att övertyga andra är att studera förebilder som är retoriskt skickliga och fundera över varför de är så bra. Och att öva.
– Alla kan träna upp sin retoriska förmåga, säger Anders Sigrell.
Så kan du få gehör för ditt förslag
- Analysera syftet med din idé.
- Välj ut de tre bästa argumenten för ditt förslag.
- Fundera över vilka motargument som kan finnas och hur du kan bemöta dem.
- Inse att du ska övertyga och inte övertala.
- Formulera en kort och lättförståelig presentation.
- Undvik att läsa innantill. Memorera det du ska säga.
- Håll ögonkontakt med mottagarna.
- Lyssna på synpunkter och bemöt dem respektfullt.
