Annons:
Myndighetssamarbete
Fördjupning
AVUlrika Fjällborg0 kommentarerTyck till!

Samverkan ger snabb väg in i Sverige

Från fyra veckor till fyra timmar. Myndigheternas samverkan har gett nyanlända en snabb och trygg väg in i det svenska samhället och de anställda en bättre arbetssituation. Nu ska projektet spridas till ytterligare 22 orter.

2013 gick Migrationsverkets gene­ral­direktör Anders Danielsson ut med ett upprop till andra svenska myndig­heter. För att kunna erbjuda flyktingar ett bra bemötande och ta till vara den resurs som de kan bli behövde myndigheterna arbeta tillsammans på ett nytt sätt, menade han.

Det hela ledde till att nio myndigheter skrev under en avsiktsförklaring för att utveckla samarbetet kring migration och integration.

Ofta händer inget efter att bläcket torkat på dylika dokument. Men den här gången blev det inte så.

Ur Migrationsverkets initiativ föddes succéprojektet Mötesplatser och information, vars grundtanke är att samla alla de myndigheter en ny­anländ behöver på ett ställe och erbjuda en guidad tur genom de myndighets­ärenden som krävs för att komma i gång med livet i Sverige.

Här samverkar Migrationsverket, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Skatteverket, Pensionsmyndig­heten och kommunerna i en kickstart av etableringen i Sverige – och hanterar under en förmiddag det som en flykting som beviljats uppehållstillstånd tidigare behövde runt fyra veckor för att harva sig igenom på egen hand.

Norrköping var en av de orter där de första pilotprojekten startade för ett och ett halvt år sedan. I februari 2015 flyttade Migrationsverket och Arbetsförmedlingen helt enkelt in i egna rum på det servicekontor där Försäkringskassan, Pensionsmyndigheten och Skatteverket redan fanns. Även Norrköpings kommun fick en hörna i den stora ljusa vänthallen där ett tjugotal diskar tar emot nummerlappstummande människor med ärenden till myndigheterna. Två dagar i veckan skrivs de som nyligen fått uppehållstillstånd in i den svenska byråkratin.

Projektet lovordas i utvärderingen, eftersom det snabbat på processen för flyktingarna och sparat pengar för staten. Även handläggarna på myndig­heterna tycker att deras arbetssitua­tion har blivit mycket bättre: mind­re dubbel­arbete, färre misstag, färre telefon­samtal som ska skickas vidare till någon annan, färre återbesök och färre ärenden som måste hand­läggas fler gånger för att det blev fel förra gången.

– Vi gör alla vårt eget jobb nu också, men vi har större insyn i och förstår varandras jobb bättre. Vi har fått större känsla för kundens resa genom myndigheterna, säger Hanna Karlsson, som är delprojektledare för Mötes­platser och information på service­kontoret i Norrköping, anställd på Försäkringskassan och ST-medlem.

– Vi har också en annan vi-känsla som gynnar hela processen. Vi har fått nya kolleger från andra myndigheter två dagar i veckan som vi kan äta lunch och fika ihop med, och det är lättare att bara gå in och fråga något i stället för att ringa eller mejla någon man måste leta upp, säger hon.

Projektet ger också de anställda auto­matisk kompetensutveckling och en större kunskap om andra myndig­heter.

– Man lär sig otroligt mycket hela tiden, får en större omvärldskunskap, säger Karin Fredriksson, även hon ST-medlem och servicehandläggare.

Kundens runda startar alltid på Migrationsverket. De tar emot sina första besökare 8.30 och brukar hinna med runt sex ärenden på en dag. När uppehållstillståndsmötet är slut lotsas kunden vidare genom de nödvändiga ärendena hos Skatteverket, Försäkrings­kassan, Arbetsförmedlingen och kommunen.

Den kund som får komma redan på morgonen kan fira sin inskrivning i den svenska byråkratin med lunch och sedan ta sig an uppgiften att skaffa bankkonto på eftermiddagen. Det som tidigare kunde ta fyra veckor för en person med begränsade kunskaper i svenska språket och om det svenska samhället att ta sig igenom har klarats av på fyra timmar.

Kunderna får också med sig en checklista med saker som de kan fortsätta bocka av på egen hand.

– När de fått personnummer och kommer för att göra id-kort kan vi hjälpa dem att kolla av den. Då kan man till exempel fylla i de ersättningar de sökt. Annars ligger den personliga handledningen på Arbetsförmedlingen när de väl är igenom den här processen. Det är just i starten vinsten av samarbetet är störst, säger Karin Fredriksson.

Både Hanna Karlsson och Karin Fred­riksson tycker att deras egen tillfredsställelse i arbetet har ökat när de kan hjälpa sina kunder bättre:

– Det är både kundvänligt och kundvärdigt. Vi ger dem redskap att förstå och klara sig själva bättre, säger Hanna Karlsson.

Även Gunilla Arvidsson Larsson, som är chef för servicekontoren i Norrköping och Motala och chefsmedlem i ST, är stolt över verksamheten:

– Detta rimmar väl med Försäkrings­kassans ledord – enkelhet, trygghet och respekt. Vi gör det lite enklare och lite tryggare för dem som kommer, när alla myndigheter är här och leder dem genom processen.

För det är inte lätt att ta sig igenom hela byråkratikedjan, det är de tre kvinnorna i servicekontorets soffa de förs­ta att erkänna när vi slår oss ned i ett mötes­rum för att prata om projektets för- och nackdelar.

– Även för oss som jobbar här är det superkrångligt, utbrister Hanna Karlsson.

De som jobbar på de olika myndigheterna som nu samverkar kan ju inte varandras verksamheter – vilket i sig kunde förlänga introduktionsprocessen. Det var inte ovanligt att hand­läggare på en myndighet skickade de nyanlända till fel avdelning eller fel person på nästa myndighet – eller i värsta fall gav felaktig information.

När pilotprojektet startade kartlade de vad varje myndighet gjorde i introduktionen av en person som nyss fått uppehållstillstånd. Resultatet blev ett färgglatt, mycket komplicerat kopplingsschema av olika flöden. Fullständigt obegripligt, även för dem som gjort det, berättar Hanna Karlsson.

Genom projektet har de förvandlat det till en rak autostrada genom fyra stationer.

Det är inte bara enklare och trevligare för anställda och kunder – det är dessutom betydligt billigare för skattebetalarna: Enligt utvärderingen tjänar samhället i snitt 27 000 kr per ärende när introduktionen sker genom projektet Mötesplatser och infor­ma­tion i stället för den vanliga vägen.

– Vi hade 1 000 ärenden under 2015. Det blir 27 miljoner kronor för samhället. Det är väldigt mycket pengar, säger Hanna Karlsson.

Gunilla Arvidsson Larsson tycker att samarbetet berikat även chefssamarbetet mellan myndigheterna.

– Det är utvecklande och stimulerande både för medarbetare och chefer. Vi i projektets chefsgrupp träffas en gång i månaden och det har också gett oss en ökad samsyn i våra verksamheter.

Ingela Birgersson, som är team­ledare på Migrationsverket i Norr­köping och leder arbetet i utredningsteamet, är också positiv:

– Det är en stor fördel att sitta i samma lokaler. Det ger medarbetarna större förståelse för helheten i arbetet. Vi kompetensutvecklar oss själva genom den kontakt vi får med de andra myndigheterna.

Att handläggarna har olika arbetsplatser och ibland är på servicekontoret och ibland på den egna myndig­heten upplevs inte som ett problem, säger hon. Däremot skulle det underlätta om det gick att synka även myndigheternas tekniska utrustning, att använda samma datormodeller så att de fungerar i alla dockningsstationer och med alla nätverk och skärmar.

– Det har inte varit ett så stort problem hittills, men nu när fler ska jobba mer tid på det här viset finns ett annat behov.

Även på servicekontoret ser de förbättringsmöjligheter. I dag beställer varje myndighet sina egna tolkuppdrag och det varierar mellan myndigheterna om det är en telefontolk eller en fysiskt närvarande person. På varje station i myndighetsstafetten ansluter en ny tolk. Det skulle gå smidigare om tolkbeställningarna kunde samordnas, så att en och samma tolk kan följa kunden genom systemet. Att det inte går till så beror bland annat på att projektet inte har en gemensam budget – varje myndighet står för kostnaderna för sin egen verksamhet. Inte heller finns ett gemensamt upphandlat avtal för tolkbeställning, varje myndighet måste beställa med sitt eget avtal.

Det här är ett problem som även utvärderingen av projektet tar upp som en stor förbättringsmöjlighet när det gemensamma arbetssättet nu ska spridas. Och projektets nationella styrgrupp jobbar med frågan:

– Vi håller på att se över möjligheten att ha en tolk som följer en kund genom alla aktörer. Det finns förslag, men det är för tidigt att säga vad det mynnar ut i, säger Jennie Magnusson, en av projektledarna i den nationella styrgruppen.

Att arbeta i ett stort projekt parallellt med ordinarie verksamhet innebär ofta en ökad arbetsbelastning eller åtminstone att man känner sig lite splittrad, men Hanna Karlsson och Karin Fredriksson skakar på huvudet när frågan kommer på tal.

– Nej, vi har mycket att göra men inte mer än tidigare. Alla gör det jobb de skulle göra ändå men under samma tak, säger Hanna Karlsson.

Kanske har den stora ökningen av ärenden inte kommit än, funderar hon vidare. Hittills har Migrationsverket varit den myndighet som varit hårdast belastad, men nu närmar sig den fas där det stora antalet flyktingar som kom förra hösten ska få beslut om uppehållstillstånd, och därmed det skede där Mötesplatser och information träder in. Och då är det tur att de nu har utarbetat ett gemensamt system för att ta hand om den verklighet de har att hantera.

– Vi är nog ganska bra rustade och har en bra plan, säger hon.

I dag drivs Mötesplatser och infor­mation på fem orter: Norrköping, Helsingborg, Ljusdal, Växjö och Gävle. Men under januari 2017 ska det ut­ökas till ytterligare tjugotvå orter. Och de två dagarna per vecka i Norrköping blir snart tre.

I juli omvandlades nämligen projektet till ett regeringsuppdrag till myndigheterna, där Försäkringskassan har fått huvudansvaret. Uppdraget är att få igenom 45 000 individer fram till nästa års utgång. Då gäller det att hjälpas åt. Under startåret 2015 fick fyra pilotkommuner igenom 1 000 personer.

Men redan det var en succé som gav hopp i en svår situation med akuta behov. Sommaren 2015 fick projektet utmärkelsen »Best practice certificate« av European Public Sector Award, som lyfter fram samarbeten inom offentlig sektor med ambitionen att göra samhället bättre.

– Vi är så klart nöjda med verksamheten så långt, säger Jennie Magnusson.

Hon räknar med att man också ska klara regeringsuppdraget att hantera 45 000 nyanlända.

– Det kommer att bli tufft, men genom att vi drar nytta av erfaren­heterna från pilotprojektet så kommer vi att lyckas.

Vad kan då de som har erfarenhet, som till och med prisats, bidra med för insikter när verksamheten ska byggas upp på nya orter?

Solen lyser in i det ljusa kontorsrummet på servicekontoret i Norrköping. De tre kvinnorna i soffan tittar på var­and­ra, tänker tyst en stund.

Servicekontorets chef Gunilla Ar-vidsson Larsson tar till orda:

– Att det gäller att få med sig alla handläggare på tåget. För att bygga den där vi-känslan på kontoret. Att de som kommer respekterar de spelregler som finns på arbetsplatsen och de som redan är där välkomnar de nya från andra myndigheter, säger hon.

Hanna Karlsson fyller i:

– Att alla förstår och respekterar varandras roller. De har ju ett väldigt roligt arbete framför sig. Det har varit fantastiskt roligt att få vara med från pilotprojekt till regeringsuppdrag.

Inskriven i Sverige på fyra timmar – Så här går det till
  1. Migrationsverket kallar kunderna som fått uppehållstillstånd till ett delgivningssamtal på servicekontoret. Handläggaren möter kunderna – enskilda personer eller hela familjer – i vänthallen och tar dem med till rummet där tolken väntar. När mötet är klart följer handläggaren kunderna till nästa anhalt.

  2. En servicekontors­handläggare ansöker om person­nummer och folkbokför kunderna i Skatte­verkets system. Sedan förbereds Försäkringskassans blanketter. Kunderna informeras också om andra saker de behöver veta om det svenska samhället, till exempel hur man skaffar bankkonto för att få etableringsersättning. Mötet telefontolkas.

  3. Arbetsförmedlaren hämtar kunderna till sitt rum, där de skrivs in i »etableringen«. Den innebär att de ska läsa svenska för invandrare, SFI. Det görs också en personlig plan för deras etablering på arbetsmarknaden. Under detta möte finns en tolk på plats.

  4. Introduktionsvandringens sista station är Norrköpings kommun. Här ordnas skola och förskola för barnen, boende och annat utifrån kundernas behov. Man ordnar också ekonomisk ersättning under det glapp som uppstår mellan ersättningen som Migrationsverket betalat ut och den etableringsersättning man får när man fått uppehållstillstånd.

  5. Klart! Nu är kunderna »inskrivna i Sverige« och Arbetsförmedlingen har huvudansvaret. De får en checklista med sig som hjälp för att hålla reda på allt som behöver göras.

Bli den första att tycka till!
EUNyhet ”EU påverkar oss och arbetsmarknaden i Sverige”, säger STs ordförande Britta Lejon. ST tar inte ställning för något parti, framhåller hon, men hon uppmanar medlemmar att använda sin röst i Europaparlamentsvalet.
KorruptionNyhetHögsta domstolen har gett prövningstillstånd till de fem kulturpersoner som förra året dömdes för mutbrott, sedan de deltagit i dyra bjudmiddagar, uppger Sveriges Radio.
ArbetsförmedlingenNyhetSkåne är det marknadsområde där flest anställda på Arbetsförmedlingen sägs upp – minst 251 personer. Näst hårdast drabbas marknadsområdena Västra Svealand och Stockholm.
LedarskapFördjupningMakt att påverka, en möjlighet till utveckling och bättre betalt. Men också stressigt och ensamt. Att bli chef kan te sig både läskigt och lockande. Publikt har träffat två ST-medlemmar som delar med sig av sina erfarenheter av att vara ny som chef.
StatsförvaltningNyhetPå tio år har samarbete mellan Försäkringskassan och Skatteverket lett till att Försäkringskassan kunnat spara 652 miljoner kronor åt statskassan, genom stoppade utbetalningar och återkrav.
FörbundsstämmanNyhetEvaLena Moser, ordförande för STs avdelning inom universitets- och högskoleområdet, blir ny ordinarie ledamot i förbundsstyrelsen. På STs stämma valdes också två nya ersättare till styrelsen.
FörbundsstämmanNyhet​Till slutet av nästa år är STs mål att öka antalet yrkesverksamma medlemmar från dagens runt 65 000 till 80 000. På årets förbundsstämma ställde sig flera avdelningar frågande till om det är realistiskt.
JämställdhetNyhetRiksrevisionen anser att Diskrimineringslagens krav på lönekartläggning bör ses över. Enligt en granskning har lönekartläggningar mycket liten effekt när det gäller att motverka osakliga löneskillnader.
KriminalvårdenNyhetTingsrätten i Örebro friar den kriminalvårdare som åtalats för tjänstefel, sedan en morddömd intagen rymt från en transport under en kisspaus.
FörbundsstämmanNyhetDet är ett tungt år, då det fackliga arbetet är viktigare än någonsin. Samtidigt oroar den sjunkande fackliga organisationsgraden i staten, sade ordförande Britta Lejon i sitt invigningstal på årets förbundsstämma.
FackligtNyhetAndelen löntagare som är medlemmar i ett fackförbund fortsatte att sjunka under 2018. Organisationsgraden är större för tjänstemän än för arbetare – vilket är unikt för Sverige – och klyftan förväntas växa, enligt professor Anders Kjellberg.
ArbetsförmedlingenNyhet1 600 anställda på Arbetsförmedlingen har fått besked om uppsägning. "Det är färre än man räknat med, men det beror på att det är en enorm personalflykt just nu", säger ST inom Arbetsförmedlingens andre vice ordförande Mikael Sandberg till Publikt.
SpårtrafikenNyhetEfter en upphandling står det klart att SJ får överta driften av Öresundståg från december 2020 och åtta år framåt. Öresundstågen trafikerar Köpenhamn och Helsingör från Göteborg, Kalmar och Karlskrona via Malmö.
SPÅRTRAFIKENNyhetArriva måste riskbedöma personalens övertid och sitt sätt att förlägga arbetstiden, slår Arbetsmiljöverket fast efter en inspektion på tågoperatörens arbetsplats i Ystad. ”Alla är sjukt trötta”, säger STs lokala skyddsombud Therese Nilsson.
FörsäkringskassanNyhetFörra chefstjänstemannen på Försäkringskassan Sture Hjalmarsson ställer sig bakom förra generaldirektören Ann-Marie Beglers version av vad som föregick att hon fick gå från Försäkringskassan. Det framkommer av ett brev till ledamöterna i riksdagens konstitutionsutskott, som Expressen tagit del av.
RättsväsendetNyhetRegeringens styrning av rättskedjan har inte tillräckligt fokus på helheten, enligt Riksrevisionen. Styrningen är alltför inriktad på de enskilda myndigheterna, visar Riksrevisionens granskning.
ArbetsförmedlingenNyhetNu satsar Arbetsförmedlingen stort på en reklamkampanj som ska få fler att använda myndighetens digitala tjänster. Kampanjen innehåller tv-reklam, affischer och annonser på webben och i rikstidningar.
ARBETSRÄTTNyhetST stämmer staten för omplaceringen av den kontroversielle debattören Peter Springare. Omplaceringen skedde för att ”bestraffa en anställd som av arbetsgivaren uppfattats som obekväm och frispråkig”, skriver förbundet i sin stämningsansökan till Arbetsdomstolen.
IntegritetNyhetTre av fyra svenskar är oroliga för hur deras personuppgifter används. Det visar en integritetsrapport från Datainspektionen, DI. Enligt rapporten är det bara hälften av de svenska företagen och myndigheterna som arbetar konsekvent med dataskydd.
PolisenNyhetNu går Polisförbundet till regeringen med ett krav att utreda möjligheten att anställa norska poliser i Sverige. I Norge finns enligt förbundet 264 utbildade poliser som inte fått jobb inom den norska Polisen.
HÖGSKOLANNyhetFlera universitet minskar antalet anställda. Umeå universitet har skurit bort 435 årsarbetskrafter sedan 2014, trots att verksamheten går med överskott.
NORGENyhetNorska YS Stat hotar med strejk från 24 maj. I ett första steg kommer 250 medlemmar vid departementen och universitetet OsloMet att tas ut i strejk, om inte medlingen mellan parterna ger resultat.
StatsförvaltningNyhetRegeringen utnämnde på torsdagen Sofia Wallström till ny generaldirektör för Inspektionen för vård och omsorg, IVO, och Karin Grönvall till riksbibliotekarie och chef för Kungliga biblioteket, KB.
Offentlig upphandlingNyhetRegeringen har presenterat ett förslag till en ny lag som ska ge bättre statistik om offentlig upphandling. Statistiken ska bland annat ge svar på hur vanligt det är att arbetsrättsliga krav ställs i upphandlingar.
REGERINGENNyhetModeraterna väcker misstroendevotum mot socialförsäkringsminister Annika Strandhäll, S. Motivet är ministerns agerande i samband med att Ann-Marie Begler fick lämna jobbet som generaldirektör för Försäkringskassan, uppger SVT.
DigitaliseringNyhetDen offentliga sektorn visar låg mognad i att hantera nya digitala investeringar samtidigt som den dras med konsekvenserna av tidigare digitala satsningar. Det visar en ny rapport från Göteborgs universitet.