"För att klara tidsmålen blir vi mer och mer inriktade på att göra en eller ett fåtal saker, säger Magnus Blomqvist, handläggare på Migrationsverket.
Bild: Jerker Andersson
"För att klara tidsmålen blir vi mer och mer inriktade på att göra en eller ett fåtal saker, säger Magnus Blomqvist, handläggare på Migrationsverket.

»Arbetet har blivit mer enahanda«

FÖRDJUPNING: MIGRATIONSVERKET2011-03-22
Migrationsverkets nya arbetssätt Kortare väntan har snabbat på asylprocessen, men får kritik från personalen: Arbetet har blivit mer inrutat och enformigt, tempot har ökat. På en del kontor redovisas enskilda handläggares arbetstakt på väggtavlor.
Av:  Sofia Brax

Medan företrädare för ledningen presenterar projektet på lean­konferenser, ifrågasätter de fackliga företrädarna starkt om Kortare väntan egentligen kan kallas för lean.

– Som jag har förstått lean ska de nya arbetssätten arbetas fram av dem som arbetar i verksamheten, inte av ledningen. De ska leda till att man jobbar smartare, inte ökar arbetstempot. Och man ska få mer inflytande över arbetet, inte mindre, säger STs avdelningsordförande Susanne Andersson.

Lång väntan på beslut

2008 var alla rörande eniga om att någonting behövde göras. Ett asylbeslut tog 200 till 250 dagar. Ofta dröjde det tre till fyra månader innan sökande ens fick berätta sin historia. Migrationsverket anlitade därför en lean­konsult, som gjorde över 200 intervjuer med personal runt om i landet. Utifrån detta underlag konstruerade en arbetsgrupp direkt under generaldirektören ett nytt, effektivare arbetssätt. I ett pilotprojekt i Göteborg 2009 fick man ned beslutstiden till 60 dagar. Under 2010 infördes metoden successivt på asylkontoren.

Processen har stramats upp, dubbelarbete och liggtider har tagits bort. Redan när en asylsökande registrerar sig, tar registreringspersonalen fram utredarnas schema och bokar in den första intervjun. Så ser det ut genom hela processen: Nästa led schemaläggs alltid av personalen i det förra. Det finns också tidsmål för alla led. Totalt får ett beslut ta max tre månader.

Men långt ifrån alla är nöjda med systemet.

– Vi har fått snarlika signaler från medlemmar runt om i landet, säger Susanne Andersson.

Omöjligt styra sitt arbete

Magnus Blomqvist, handläggare och arbetsplatsombud på ansökningsenheten i Göteborg, är en av dem som vittnar om en starkt försämrad arbetsmiljö.

– Arbetsuppgifterna har blivit mer enahanda. För att klara tidsmålen blir vi mer och mer inriktade på att göra en eller ett fåtal saker.

En annan kritik handlar om hur styrt och inrutat arbetet är.

– I och med att andra bokar upp dig måste du i princip redo­göra för varje minut du inte är i produktion, säger Susanne Andersson. Man har ingen som helst möjlighet att styra sin arbetssituation.

– Det är svårt att hinna med någon kompetensutveckling, läsa in sig på rapporter, säger Magnus Blomqvist. Vissa uppgifter blir inte gjorda, ibland tar man tveksamma genvägar.

Även det fackliga arbetet påverkas.

– Allt ifrån möten och utbildningar till att faktiskt agera gentemot arbetsgivaren.

Insatsen redovisas på tavlor

Ibland blir produktionspressen väldigt påtaglig. Enheterna redovisar sitt ärendeflöde på vita tavlor, som stäms av i arbetsgruppen varje dag. Oftast skrivs siffrorna teamvis, men på en del kontor redovisas varje medarbetares insats.

– Vi har fått signaler från flera håll om att folk mår dåligt av det här, säger Susanne Andersson. 

Generaldirektör Dan Eliasson känner till kritiken.

– Men jag är inte så orolig. Det är ju ett sätt att hålla koll så vi klarar vårt uppdrag. Om någon halkar efter kanske den personen behöver lite mer stöd.

Susanne Andersson har frågat honom hur många utredningar det är rimligt att göra på en dag, men inte fått besked.

– Att ständigt vara i produktion går bara till en viss gräns. Sjukfrånvaron har också ökat. 

Men Dan Eliasson vill inte kännas vid något höjt arbetstempo.

– De gör fortfarande lika många ärenden, men på snabbare tid, för man kortar ligg­tiderna.

Han säger sig inte uppfatta några utbredda arbetsmiljöproblem och han anser själv att personalen varit delaktig i förändringsprocessen.

– Det bygger ju på intervju­erfarenheter från personalen.

Men det är ju inte personalen som tagit fram det nya arbetssättet?

– Du måste ju börja någonstans och ta fram en gemensam modell. Vi är en statlig myndighet och ska ge samma service till alla oavsett var i landet du är.

Dan Eliasson hänvisar i stället till att personalen hela tiden ska utveckla och förbättra grundmodellen. Varje fredag ska de ägna en timme åt veckans problem och se om något går att förbättra.

– I det arbetet kommer allt från personalen. Det vi började med, det känns inte igen i dag, det har personalen ändrat.

»Ingen tid för reflektion«

Magnus Blomqvist berättar å sin sida om fredagsmöten som främst går åt till att lösa praktiska, överhängande frågor.

– Det finns ingen tid för reflektion när man ständigt är i produktion.

Asylprocessen utgör bara en liten del av Migrationsverkets verksamhet. Nu står resten på tur. Enligt Dan Eliasson ska alla verksamheter »jobba lean« vid utgången av 2011. Nya arbetssätt för de övriga verksamheterna ska tas fram på samma sätt som i asylprocessen, fast utan extern hjälp.

– Vi ser fram emot att få arbeta med lean, säger Susanne Andersson. Men Kortare väntan, det anser vi är något annat.

 

ÄMNEN:

Lean production
Innehållet i detta fält är privat och kommer inte att visas offentligt.
Genom att trycka på "Skicka" godkänner jag att mitt inlägg kan publiceras på webben och i papperstidningen. Redaktionen förbehåller sig rätten att granska och redigera kommentarer på samma sätt som insändare. Publicering sker först sedan inlägget granskats. Detta sker normalt under kontorstid. Publikt publicerar inte inlägg som innehåller personangrepp. Inte heller publiceras inlägg som handlar om något annat än ämnet för artikeln.