Resor i jobbet med gott om irrvägar
Marco Polo reste och reste. När han kom hem igen 1295 hade han som påvligt sändebud varit på resande fot i över 20 år. Men dagens reseregler skulle han knappast ha klarat med de krav som finns på verifikationer och ordentliga kvitton. Dagens tjänsteresor är av betydligt kortare slag och mer administrativt korrekta, men villkoren skiftar betydligt.
Det är huvudsakligen tre delar som styr villkoren i samband med tjänsteresor: 1) Kommunalskattelagen (KL), som anger vad som är skattefria ersättningar, 2) myndigheternas och bolagens policyprogram, som anger etiken kring resandet samt praktiska (administrativa) uppgifter av skilda slag och 3) lokala avtal som anger ersättningar utöver de skattefria, kompensation för restid m m.
Policyprogram
De flesta bolag och myndigheter, vars regler studerats för denna artikel, har som grund en resepolicy och oftast också en instruktion för tjänsteresor, t ex att resehandlingar ska beställas hos ett visst företag med vilket företaget/myndigheten har avtal. I endast en resepolicy hänvisas till lagen om offentlig upphandling när det gäller upphandling av reseleverantör.
En formulering som återkommer är att ”bonus som tjänas in på flygresor, hotell m m i tjänsten får ej användas privat utan endast vid andra tjänsteresor”. Här är det fråga om klartext! Detsamma gäller uppgifterna om hur betalkort får användas. Vanligast är att de som reser mycket kan få egna kort, som endast får användas för tjänsteutlägg, medan de som reser mindre uppmanas att använda sina egna kort och ta upp kostnader och kvitton på reseräkningen.
I policydokumenten brukar också anges vilka som är ansvariga för resan, ofta(st) är det berörd chef tillsammans med den som reser.
Skattebetalarna poängterades i (endast) ett av de lästa programmen: ”Vi har ett särskilt ansvar gentemot skattebetalarna att resandet är effektivt och kostnadsmedvetet.”
Detta är skattefritt
I kommunalskattelagen och i Riksskatteverkets anvisningar anges de skattefria ersättningarna vid tjänsteresor.
Ersättning för tjänsteresa med egen bil är 16 kronor milen. Ersättning däröver är skattepliktig.
De skattefria flerdygnstraktamentena är följande: Avresa före kl 12 00 avresedagen och hemkomst efter 19 00 hemresedagen ger vardera 180 kronor, i annat fall 90 kronor. Heldagar under tjänsteresan ersätts med 180 kronor.
Logikostnaden ersätts med den faktiska kostnaden, mot hotellfaktura. Om man övernattar hos någon bekant och därmed inte har faktura är man berättigad till 90 kronor i logiersättning.
Vid utrikes resor följs de traktamentsbelopp som Riksskatteverket anger för vistelse i respektive land.
Om man får maten betald under förrättningen ska avdrag göras med 36 kronor för frukost och 63 kronor för lunch respektive middag, räknat på heldagsförrättning. Det innebär sammanräknat att dagtraktamentet vid inrikes förrättningar reduceras med 90 procent. (Vid utrikes förrättningar slipper man undan med 85 procents reduktion, eftersom en svensk frukost anses vara värd fem procent mer avdrag.)
Detta är skattepliktigt
Utöver de skattefria traktamentena finns också andra ersättningar, oftast kallade förrättningstillägg eller lönetillägg. Dessa är skattepliktiga och ingår i underlaget för arbetsgivaravgift och semesterersättning, om man inte i avtalet anger att semestertillägget är inräknat i beloppet.
Ersättningarna, liksom tidsramarna för tilläggen, varierar i avtalen. Här är några exempel från de avtal som genomlästs vad avser inrikes resor (skattefria traktamenten tillkommer).
Endagsförrättningar: Varierar från 50 kronor till 400 kronor, och med olika krav på hur lång förrättningen ska vara samt avstånd från tjänsteställe (bostad).
Avresedagar före kl 12 00 eller hemresedagar med ankomst efter 19 00: Varierar från 90 kronor till 210 kronor. Halva beloppet om man reser efter 12.00 eller kommer hem före 19.00.
Hel förrättningsdag: Varierar från 100 kronor till 210 kronor.
Natt, när man ordnar egen logi, alltså utan faktura till arbetsgivaren: Varierar från 0 kronor till 450 kronor.
Milersättning vid resa med egen bil (utöver de skattefria 16 kronorna): Varierar från 10 kronor till 14:50 per mil. Ersättningen sjunker vanligen efter visst antal mil, 700 mil är en förekommande gräns. För bagage och medpassagerare förekommer också extra ersättning, från 1 krona till 6:50 per mil.
Tåg, flyg och bil
Tåget framhålls oftast som det bästa och mest miljövänliga vid resor inom landet. I vissa avtal markeras att man vid tågresor ska hålla sig till de billigare alternativen, t ex vid X2000-resor budgetklass eller affärsklass ekonomi, dvs utan mat, samt att man ska välja andra klass vid kortare resor.
Tjänsteresenärerna uppmanas också att använda lågprisbiljetter på inrikesflyget. Första klass vid utrikes flygresa får klart underkänt, ekonomiklass ska det vara. Eftersom de billigaste flygbiljetterna utrikes ofta kräver bortavaro vid veckosluten erbjuder sig flera arbetsgivare att betala hotellkostnaden för dessa extranätter (men inte traktamenten) om resan totalt sett blir billigare, vilket ger tjänsteförrättaren möjlighet till en ”lillsemester”.
I flera avtal framhålls tydligt att bil ska vara det lämpligaste färdmedlet för att få full ersättning. Är det inte det och man ändå använder bilen betalas vanligen endast den skattefria delen av bilersättningen ut. Ofta är det hyrbil som gäller, såvida man inte har särskilt medgivande för att använda egen bil. Tjänstebilar förekommer också på sina håll.
Kompensation för restid
Ersättning för restid förekommer. Ett exempel är att restid före 7.00 och efter 18.00 ersätts med 50 kronor per timma. Kravet är att restiden uppgår till minst 30 minuter. Ett annat exempel är kompensation i tid vid endagsförrättningar. Restid före 8.00 och efter 16.30 ger kompensation i tid med timma för timma, dock maximalt tre timmar och denna tid kan inte omvandlas till pengar.
Utrikes resor
Traktamenten vid förrättning utrikes kan man kolla hos Riksskatteverket. Normalbeloppen per dag, exklusive logikostnaderna, anges. Dyrast är Japan där man behöver 1 428 kronor om dagen medan ett av de billigaste länderna är Moldavien med 200 kronor per dag.
Miljökrav
Vägverkets resepolicy är avgjort den strängaste (och bästa) när det gäller trafiksäkerhet vid bilresor samt miljökrav. Kraven ska kopplas till verkets mål om färre döda i trafiken m m (nollvisionen).
”Vi ska i handling visa vår kunskap när vi planerar och genomför våra resor. Vår strävan ska vara att ständigt göra vårt resande säkrare och mer miljöanpassat.” Så står det i en av nyckelmeningarna i den resepolicy som nu gäller, men som i slutet av året kommer att ersättas med en mer uppstramad version.
På de bilar som används krävs bl a att det finns krockkudde på förarplats, att den är miljöklassad samt har låg bränsleförbrukning (www.vv.se/om_vv/policy/rese1.html). I Skogsvårdsorganisationens reseavtal stimulerar man också miljökraven genom att betala en krona mer i milersättning för bil i miljöklass 1.
Acceptabel standard
Den standard som allmänt accepteras uttrycks bra i Vägverkets resepolicy: Vid tågresa med nattåg egen sovkupé, första eller andra klass i övrigt. Vid flygresor är det normalt ekonomiklass som gäller. Vid båtresa kan man kräva egen hytt med dusch och toalett.
Egen bil eller hyrbil kan användas efter överenskommelse med chefen. Här är dock Vägverket avsevärt hårdare än övriga eftersom bilarna måste uppfylla de minimikrav som ställs, se ovan. Flera kräver att man i första hand använder hyrbil och i andra hand egen bil. Vid hotellvistelse är normalstandard enkelrum med dusch eller bad samt toalett.
Säkerhet
Ur företagets/myndighetens kompetenssynvinkel bör man undvika att låta t ex en hel ledningsgrupp åka tillsammans samtidigt. Detsamma gäller annan personal med nyckelbefattningar. Detta framhålls i Postens resepolicy, vilken är den enda i genomgången som tar upp just denna aspekt.
Alternativ
Ofta framhålls att tjänsteresor inte är något självändamål: ”Undersök om det går att ersätta en resa med något annat sätt att kommunicera, tex telefonmöte, telefonkonferens, videokonferens, telefax eller post.”
Avslutningsvis: På korta sträckor ska man överväga att promenera eller att åka cykel, står det i Vägverkets resepolicy. Ett (friskvårds)råd så gott som något!
