Arbetskamrater på avstånd

”Distansarbete är en möjlighet och inte en rättighet.”

”Huvudregeln är att alla medarbetare arbetar på sin ordinarie arbetsplats.”

”Högst två dagar per vecka får användas till distansarbete.”

Citaten är hämtade ur Försäkringskassans, Tillväxtverkets och Arbetsförmedlingens riktlinjer för distansarbete. Tre policydokument med mycket liknande innehåll. De flesta svenska myndigheter verkar överens om att arbetet görs bäst på kontoret, även om de tillåter arbete från annan plats i viss mån.

Visionen om att arbeta hemifrån i stället för på kontoret härstammar från 1970-talets USA. Idén drevs bland annat av framtidsforskaren Alvin Toffler som menade att hemmakontor var lösningen på trafikstockningar, avgasförgiftade städer och en nära förestående oljekris.

– Men det fanns många nackdelar som gjorde att hemarbetet inte fick det genomslag som Toffler förutspådde, säger Torbjörn Lundqvist, docent i ekonomisk historia som tidigare studerat distansarbete från hemmet för Institutet för framtidsstudiers räkning.

Han nämner bland annat socialt isolerade anställda som antingen jobbade för mycket eller för lite, förlorade organisationskulturer och chefer utan kontroll.

– Det framtidsforskarna missade var väl att ett samhälle där alla sitter för sig själva inte är något samhälle, säger han.

Inom den samtida forskningen går det att hitta starka argument såväl för som emot distansarbete. Oavsett hållning är det få som förespråkar en total nedmontering av våra arbetsplatser till förmån för hemmakontor.

För drygt tio år sedan genomfördes en analys av 28 studier från olika länder som visade att distans­arbete är förknippat med ökad tillfredsställelse i arbetet. Det gäller dock bara upp till 15 timmar i veckan, därefter vänder det. En förklaring kan vara att större frånvaro från arbetsplatsen leder till social isolering från kolleger och sämre återkoppling.

Men det är inte bara konkreta effekter som måste vägas in i en diskussion om distansarbete. Även normer och värderingar kring arbete spelar stor roll.

Arbetsmiljöforskaren Calle Rosengren vid Lunds universitet menar att vi lever i ett övergångssamhälle. Ett samhälle som präglas av stora förändringar, men där gamla normer fortfarande lever kvar.

– Digitaliseringen har ändrat förutsättningarna på många områden – inte minst för arbete. Men synen på arbete och de normer som omger arbete har inte alls förändrats i samma takt, säger han.

Arbetets förutsättningar har växlat flera gånger under historien. Innan den industriella revolutionen var det uppgiften som styrde tiden. Arbetsdagen tog helt enkelt slut när arbetet var klart.

I och med industrialiseringen skedde ett skifte och tiden började styra arbetsdagen. Efter hand kom arbete att definieras som att vara på en viss plats under en viss tid. En definition som lever kvar än i dag, men som inte stämmer överens med hur vi kan, vill eller förväntas arbeta.

– Dagens problem ligger i gestaltningen av arbete. På kontoret har vi en scen: en fullgod arbetsinsats betyder att vi kommer tidigt, sitter på vår plats och knappar på datorn hela dagen. Det finns forskning som visar att chefer i hög grad tenderar att bara se dem som sitter på sina platser och tillskriver dem egenskaper som engagemang och lojalitet, säger Calle Rosengren.

Det skapar problem för oss när vi inte är på jobbet.

– Hur gestaltar vi en god arbetsinsats då? Hur gestaltar vi grupptillhörighet, laganda och teamwork när inte alla är på plats? frågar Calle Rosengren retoriskt.

Detta har även Camilla Kylin, lektor i arbets­psykologi vid Karlstads universitet, varit inne på i sin forskning. I sin avhandling från 2007 undersökte hon distansarbete hemifrån. I intervjuer med personer som delvis jobbade från hemmet framkom att de upplevde att de behövde bevisa att de verkligen jobbade när de satt hemma. Därför arbetade de ofta fler timmar och upplevde att de blev mer effektiva.

– Luthers arbetsmoral är djupt rotad i de flesta av oss, säger hon.

Mikael Ottosson, docent vid Centrum för arbetar­historia vid Lunds universitet, menar att det finns en spänning mellan flexibilitet och lojalitet.

Enligt honom bygger den kapitalistiska idén på att individen bara har sina egna intressen som drivkraft i jobbet. Där finns inga lojaliteter alls. Därför måste arbetsgivaren kontrollera de anställda och begränsa flexibiliteten.

Men det är en mycket själlös syn på människan och på arbete, menar han. Anställda känner själva behovet av samarbete och att vara i ett sammanhang – därför leder inte flexibilitet till att arbetsplatserna avfolkas.

– Arbetet är en central del av våra liv och de flesta vill att arbetet både ska utveckla oss som individer och tillföra en social dimension. Om alla glider runt på olika platser så funkar ju inte det.

Ett argument för att arbetsgivarna ändå bör begränsa flexibiliteten återfinns i en studie från 2015 av den amerikanska managementprofessorn Kevin W Rockmann. Han undersökte ett företag i Silicon Valley som erbjöd sina medarbetare att arbeta hem­ifrån i den utsträckning de själva ville. Till en början valde vissa att alltid jobba hemma, medan andra kom till kontoret varje dag. Den senare gruppens starkaste drivkraft var den sociala samvaron. Men när de spontana samtalen vid kaffeautomaten blev allt färre och korridorerna ekade tomma fann de ingen anledning att komma till kontoret. Det blev praktiskt taget tomt, trots att många gärna hade varit där. Och resultatet blev ett nästan obefintligt samarbete kolleger emellan.

Forskning indikerar att samarbete och nätverkande uppstår i mycket högre utsträckning om vi ses öga mot öga än om vi kommunicerar digitalt. Det finns dessutom forskning som tyder på att sannolikheten för digitalt interagerande också ökar om vi sitter tillsammans. En amerikansk studie visade för några år sedan att ingenjörer som satt på samma kontor mejlade varandra fyra gånger oftare i sam­arbetssyfte än de kolleger som jobbade på distans.

Just samarbete och kollegialt lärande är skäl som flera myndigheter lyfter fram när de i sina riktlinjer för distansarbete slår fast att ”huvudregeln är att alla medarbetare arbetar på sin ordinarie arbetsplats”.

Försäkringskassans rådande riktlinjer beslutades i september 2018. I dokumentets inledande stycke framhåller arbetsgivaren att det ”ger utrymme för lärande, kreativitet, erfarenhetsutbyte och stöd” att vara på sin arbetsplats och arbeta tillsammans med kolleger och chef.

Om en anställd inom Försäkringskassan vill distansarbeta så är det närmaste chef som beslutar. Chefen ska göra en individuell bedömning och bland annat väga önskemålet mot verksamhetens behov av att medarbetaren är på plats och arbetsuppgifternas art.

– Vår utgångspunkt är att det är verksamhetens behov som är styrande för var arbetet förläggs. Vi ser ett stort värde i att medarbetare och chefer är tillsammans på arbetsplatsen. Kraven på att handläggningen av socialförsäkringen ska ske effektivt och professionellt innebär att vi behöver jobba tillsammans i team. Då anser vi att det är mest gynnsamt att finnas tillsammans på samma plats, säger Anders Liif, HR-direktör på Försäkringskassan.

Han menar att hur bra den moderna tekniken än är, så är det en större tröskel till att kontakta en kollega via telefon eller dator än att vända sig direkt till en kollega på arbetsplatsen.

– Det är en stor fördel att ha enkel tillgång till kolleger och chefer för stöd. Vi anser att det sociala sammanhanget är viktigt och bidrar till en god arbetsmiljö, säger Anders Liif.

Samtidigt vill Försäkringskassan som arbets­givare vara öppen för medarbetarnas önskemål om och behov av att kunna arbeta på distans ibland, framhåller han.

Thomas Åding, vice ordförande för ST inom Försäkringskassan, berättar att det tog åtta månader av samverkan med arbetsgivaren innan riktlinjerna blev klara.

– De första utkasten underkände vi helt och hållet, de var väldigt uppfostrande, som om vi vore dagisbarn. I dag är vi eniga med arbetsgivaren om riktlinjerna, men ett stort problem för många medlemmar är att en del chefer inte orkar göra de individuella bedömningar som riktlinjerna kräver av arbetsgivaren, säger Thomas Åding.

Enligt honom hör frågan om distansarbete hem­ifrån delvis ihop med att Försäkringskassan i stor utsträckning övergått till aktivitetsbaserade kontor. Många medarbetare har tappat lojaliteten till den fysiska arbetsplatsen och tycker att samarbetet med kolleger har försvårats eftersom man sitter utspridda utan egen arbetsplats.

Även på Energimyndigheten arbetar man aktivitetsbaserat. Men där bejakar man i större utsträckning distansarbete. 2013 tog myndigheten bort alla avtal och i stort sett alla regler kring distansarbete och införde ett mobilt arbetssätt, som innebär att medarbetarna kan arbeta var som helst, så länge chefen säger att det är ok. I dag erbjuds i princip alla anställda att arbeta mobilt – även om arbetsuppgifterna gör det svårare för vissa än för andra.

– Det mobila och det aktivitetsbaserade arbetssättet innebär samma utmaningar. Det gäller för varje chef att tillsammans med sina medarbetare komma överens om hur man skapar en social gemenskap och att se till att bygga en bra struktur för kunskapsöverföring och erfarenhetsutbyte. Och varje chef måste ha en ständigt pågående dialog om resultat, arbetsbelastning och arbetsmiljö med var och en av sina medarbetare. Det är inga konstigheter egentligen, men man måste tänka lite mer aktivt på det när man arbetar aktivitetsbaserat och mobilt, säger Elin Hansen, HR-chef på Energimyndigheten.

Trots att myndigheten inte har något tak för hur mycket man får arbeta mobilt jobbar de flesta inte hemifrån mer än ett par dagar i veckan.

– Det är vad som verkar funka bäst, säger Elin Hansen.

Något försämrat resultat har myndigheten inte märkt av, då skulle de aldrig ha fortsatt arbeta mobilt, menar Elin Hansen. Däremot ser hon många fördelar med det mobila arbetssättet. Medarbetarna får lättare att kombinera arbete, familj och fritid och myndigheten blir en attraktivare arbetsplats. Och möjligheten att sitta hemma i lugn och ro när arbetsuppgiften kräver hög koncentration är något som många uppskattar, säger hon.

På Skatteverket är inställningen till distansarbete mer restriktiv. Där har de anställda möjlighet att jobba hemifrån någon gång ibland efter överenskommelse med närmaste chef. Men myndighetens HR-chef, Daniela Eriksson, ser ingen större efterfrågan bland de anställda på att få jobba hemifrån på regelbunden basis.

– Det är jag glad för. Arbetsplatsen ska vara ett ställe man vill komma till, där man känner sam­hörighet och får energi. Det är i samtal och diskussioner med kolleger man hittar lösningar. Vi jobbar mycket i grupp och om en person sitter hemma blir det ett tapp för båda parter. Samtalet blir inte lika naturligt via Skype, säger Daniela Eriksson.

Det finns mycket begränsad statistik över omfattningen av distansarbete i Sverige i dag. Enligt SCB hade 52 procent av de svenska företagen 2018 anställda som distansarbetade minst en dag i veckan. En ökning med 12 procentenheter sedan 2009, men de senaste fem åren har siffran varit i stort sett konstant. Det finns ingen liknande statistik för offentlig sektor.

Försäkringskassans HR-chef Anders Liif tror att frågan om distansarbete kommer att fortsätta att diskuteras. Men han förutspår att kontorsbaserade arbetsplatser kommer att vara utgångspunkten även framöver.

– Jag tror att vi kommer att få se en fortsatt stark digital utveckling som kommer att gynna både arbets­livet och våra medborgare. Utvecklingen kommer sannolikt att möjliggöra bättre distanslösningar också, men jag tror att värdet och vikten av att vara tillsammans kommer att bestå för ett framgångsrikt arbetsliv.