Förändring väntar kontoret

De flesta tjänstemän har jobbat hemifrån under en stor del av coronapandemin. Många har trivts bra med det och vill fortsätta med distansarbete åtminstone på deltid även i framtiden. Som Publikt har rapporterat förbereder sig ett flertal myndigheter för en sådan hybridlösning, bland annat genom att skriva distansarbetesavtal.

Det nya sättet att arbeta kommer sannolikt att påverka hur kontorsmiljöerna utformas.

Bo de Besche, regionchef i Uppsala för det statligt ägda fastighetsbolaget Vasakronan, är just nu inne i många sådana diskussioner med både statliga och privata hyresgäster.

– En utveckling mot andra kontorslösningar, exempelvis aktivitetsbaserade arbetsplatser, har pågått en lång tid. Men pandemin har påskyndat processen och många av våra dialoger har en koppling till den, säger han.

Enligt en studie från forskningscentret K2 spår svenska HR-chefer att distansarbetet kommer att fortsätta efter pandemin och att kontorens utformning och funktion på sikt kommer att förändras. Många vill krympa ytorna med skrivbordsplatser och i stället satsa mer på mötesrum och platser för socialt umgänge.

– Kontorets roll blir mer en mötesplats, en plats för kreativitet och spridning av information, säger Lena Winslott Hiselius, forskningsledare på K2 och professor på institutionen för teknik och samhälle vid Lunds universitet.

Bo de Besche på Vasakronan berättar att en lösning som hyresgästerna efterfrågar akut är flyttbara telefonhytter och små mötesrum för videomöten.

– Det saknas på många ställen, och vi jobbar rätt mycket med att lösa den frågan i ett kort perspektiv. Marknaden för telefonhytter exploderar just nu.

Samtidigt är hans intryck att myndigheter och andra hyresgäster avvaktar med mer långsiktiga beslut om lokalerna.

– Förändringstrycket var större för tre–fyra månader sedan. Nu har tempot dragits ned lite och man vill inte stressa fram en lösning.

En förklaring till det tror Bo de Besche kan vara att större förändringar kräver en förändrad arbetsplatskultur. Och det kräver att personalen är tillbaka och deltar i samtal. Dessutom, påpekar han, har många rekryterats efter pandemins utbrott och kommer nu till kontoret för första gången.

En liknande bild ger Christian Wallenborg, strategisk fastighetsutvecklare på det statligt ägda bolaget Akademiska hus, Sveriges största fastighetsägare för universitets- och högskolelokaler.

– Vi ser att efterfrågan på andra lösningar finns, men det är lite osäkert än så länge och jag tror att det kommer att ta ett tag att landa, säger han.

De ansvariga myndighetschefer som Publikt talat med instämmer i fastighetsbolagens bedömningar.

På Kronofogden berättar verksamhetsstödsdirektör Arwid Dahlberg att en utvärdering inför eventuell ombyggnation av kontor ska göras under året, när den nya kontorslösningen i Sundbyberg varit i drift i ungefär ett halvår. Flertalet av myndighetens kontor är i dag traditionella landskap, men på huvudkontoret i Sundbyberg pågår en omgörning till vad han kallar verksamhetsanpassad arbetsplats, där medarbetarna inte har en egen fast plats. Där har kontorsytan minskat radikalt och det finns bara utrymme för 60 procent av de anställda.

– Det bygger på hur beläggningen såg ut före pandemin, och vi känner oss trygga i att det räcker. Vissa dagar är mer populära än andra, nu behöver vi kanske planera lite mer och ha möten på kontoret även på måndagar och fredagar när det annars är ganska tomt, säger Arwid Dahlberg.

Malin Almkvist Klaesson, avdelningsordförande för ST inom Kronofogden, arbetar på det ombyggda kontoret i Sundbyberg. Än så länge är det lugnt där, säger hon, och de som är på kontoret kan sätta sig vid sin arbetsgrupp och även breda ut sig med sitt arbetsmaterial.

– Det är först när vi kommer tillbaka till vanliga förhållanden som vi ser hur det blir när vi bara har kapacitet för 60 procent av personalen. Då kommer det nog också att märkas att man vill sitta med sin grupp. Arbetsgivaren vill tro att det kommer att fungera. Och det kanske det gör, säger hon.

Hos Kronofogden får de anställda jobba på distans upp till 49 procent av arbetstiden. På Centrala studiestödsnämnden, CSN, kommer distansarbetsavtalen att medge hemarbete upp till två dagar i veckan. Och även där pågår diskussioner om många aspekter av den framtida kontorsmiljön. I ett pilotprojekt testas en form av aktivitetsbaserad miljö med olika zoner för telefonpass respektive handläggning i tystare miljö.

– Men vi måste vänta med att utvärdera det tills alla har varit på plats ett tag, någon gång under våren, säger Jan Söderholm, som är chef för ekonomiavdelningen.

CSN har sitt huvudkontor i Sundsvall och samarbetar där med andra myndigheter i ett lokalt nätverk.

– Vi har haft kontakt under hela perioden och delar med oss, berättar Jan Söderholm. Exempelvis har Bolagsverket provat små moduler där man kan ta emot telefonsamtal.

I en tidigare artikel i Publikt sade CSNs huvudskyddsombud Johan Skyttberg att aktivitetsbaserade arbetsplatser nog är ”ett rött skynke” för många medarbetare. Nu är diskussionerna i full gång, och Johan Skyttberg tror att beläggningen har betydelse för hur en omgörning skulle uppfattas.

– Om vi får möjlighet att jobba hemma mer än två dagar i veckan är det kanske lättare att införa en mer flexibel lösning, till exempel aktivitetsbaserade kontor. Men det vet vi inget om än, och utgångspunkten från skyddsorganisationen är just nu att alla som behöver en permanent arbetsplats ska ha en, säger han.

Johan Skyttberg understryker att han är nöjd med själva processen – att medarbetare, fack och skyddsorganisation inkluderas i arbetsgrupper och samtal om framtiden.

– Vi ska ha ett tillitsbaserat arbetssätt, och det känns som att processen genomsyras av det. Involvering är avgörande för att vi ska identifiera de viktigaste behoven, och det måste få ta tid.

Precis som hos Kronofogden består CSNs kontor enbart av kontorslandskap utan indelning i zoner efter arbetsuppgift, där var och en har sin plats. Helt annorlunda ser det ut på Länsstyrelsen i Östergötlands län. Fastigheten är byggd på ett traditionellt sätt, med långa korridorer och enskilda rum för de anställda, så kallade cellkontor. Men en stor ombyggnation ligger i pipelinen.

– Den planeringen startade före pandemin, men nu kan vi ta kliv i riktningar som vi inte såg förut. Kontoret som mötesplats har blivit viktigare, och vi kommer att ha fler mötesrum och platser för samarbete, säger länsrådet Ann Holmlid.

Länsstyrelsens upplägg för distansarbete är två dagar i veckan i snitt under en månad, och redan nu har de anställdas fasta kontorsplatser slopats – i stället kan medarbetarna boka en plats när de behöver det.

Ombyggnaden ska göras i etapper och vara klar först 2023. Hur lokalerna ska se ut är ännu inte klart.

– Detta att inte ha eget rum blir ett omfattande test på att inte alltid sitta på samma ställe. Det kommer vi att använda i underlaget för vårt kravställande i ombyggnationen, säger Ann Holmlid.

Hon bedömer att ett fåtal medarbetare kommer att ha behov av att arbeta i ett enskilt rum även i de omgjorda lokalerna. Dessutom kommer det att finnas behov av tysta arbetsplatser för ostört och koncentrerat arbete. Hur många kontorsarbetsplatser det ska finnas är ännu inte bestämt, men just nu testas en modell med 300 skrivbordsplatser för de cirka 400 medarbetarna.

– I vår verksamhet är många ute på uppdrag i länet, eller distansarbetar, så vi kan inte dimensionera för att alla ska vara på plats samtidigt. Jag ser hellre att vi lägger våra resurser på verksamhet i stället för tomma ytor.

I likhet med flera andra som Publikt talat med använder Ann Holmlid begreppet hållbart kontor. Det kan betyda flera saker, men ofta avses att nyttja så få kvadratmeter som möjligt, av miljöskäl.

– Vår ambition är att hålla ned kvadratmetrarna och att lokalerna står tomma så lite som möjligt. Men vi kan inte vara så snåla att vi måste utöka ytan igen på en gång om vi får nya uppdrag och blir fler. Det skedde ju exempelvis nu under pandemin, då har vi till och med haft två ledningsstaber. Vi behöver en viss flexibilitet, säger Ann Holmlid.

Även Henrik Westerlund, chef för Skatteverkets arbetsplatsenhet, talar om hållbarhet och samverkan som skäl till att Skatteverket planerar att införa aktivitetsbaserade miljöer med mindre yta på flertalet kontor. I Göteborg och Uppsala har det redan genomförts, och i början av året var det dags för Stockholmskontoret att flytta till nya och mindre lokaler.

Det är inte säkert att kontorsytan minskas överallt, framhåller han, men det finns en beredskap.

– På särskilt stora hyreskontrakt har vi option på att släppa yta och snabbt justera kostymen.

Enligt Bo de Besche på Vasakronan är det vanligt att kontorshyresgäster efterfrågar flexibla kontrakt.

– Just nu är det många som vill ha flexibilitet både i tid och yta. Man funderar på hur man vill ha det, och vill inte bli inlåst för länge i stora ytor. Man vill ha gummibandet, säger han.

Andra centrala frågor efter pandemin gäller teknisk utrustning och mötesformer när personalen delvis utför sitt arbete på distans. CSN planerar exempelvis att köpa in extra stora skärmar till kontoren och överlåta de befintliga dubbelskärmarna till hemarbetsplatserna. På Skatteverket talar Henrik Westerlund om bättre teknik för mötesrum och för att enkelt kunna byta arbetsplats.

– Det ska inte vara tre fjärrkontroller och fyra sladdar, det ska vara lätt. Jag tror att det blir ett stort lyft för våra mötesformer.

På Kronofogden ser verksamhetsstödsdirektör Arwid Dahlberg ett behov av såväl fler mötesrum som bättre tekniska lösningar för digitala möten.

– En följd av att vi går in i flexibla arbetsformer är att vi kommer att ha hybridmöten där vissa deltagare sitter på kontoret och andra på distans. Då behöver vi utrustning som man inte behöver fixa en kvart med, och det har vi inte i dag, säger han.

Hybridmöten är dock inte en självklarhet för alla myndigheter som tillåter distansarbete. Länsstyrelsen i Östergötlands län väljer bort det.

– Det blir bara i undantagsfall vi använder det. Hybridmöten är besvärliga, även om man kan arbeta med pedagogiken, säger länsrådet Ann Holmlid.

På länsstyrelsen testas nu tekniska lösningar för de situationer där hybridmöten ändå blir nödvändiga. Exempelvis prövar man att använda två skärmar i mötesrum, en för presentationer och en för att visa mötesdeltagarna och ett chattfönster.

– Vi tror att det är extra viktigt att kunna se varandra i hybridmöten, så därför strävar vi efter att skapa den möjligheten i våra mötesrum, säger Ann Holmlid.

Alla de myndigheter som Publikt har talat med överväger, testar eller har beslutat att införa aktivitetsbaserade arbetsmiljöer. Skatteverket fattade ett sådant beslut redan före pandemin. Det är enhetschefen Henrik Westerlund nöjd med.

– Det känns som att den utformningen av våra kontor passar rätt väl med att arbetet nu och i framtiden delvis sköts på distans, säger han.

De aktivitetsbaserade kontoren på Skatteverket är indelade i aktiv zon, mellanzon och tyst zon. Det finns kontorsplatser för alla anställda, och tanken är förstås att de ska välja zon efter aktivitet. Alla har en ”hemvist”, men det handlar snarare om en plats för förvaringsskåp än närhet till kollegornas arbetsplats, förklarar Henrik Westerlund. Han tror att medarbetarna kommer att pröva sig fram till var de vill sitta.

– Det blir nog inte hela havet stormar, utan inledningsvis sitter man kanske med dem man brukar sitta med. Jag tror att det utvecklas över tid, att man vågar bredda lite. Våra kontor är mötesplatser där vi ska kunna ha utbyte med andra enheter och yrkeskategorier.

En bredare gemenskap och möten som bär frukt är visioner som ofta lyfts fram när aktivitetsbaserade kontor införs. Men precis som ST-ordföranden Malin Almkvist Klaesson på Kronofogden misstänker STs avdelningsordförande på Skatteverket, Anders Tell, att många kommer att söka sig till den egna arbetsgruppen.

– Digitaliseringen har visserligen fått en riktig knuff genom pandemin, men jag tror att när man väl är på kontoret vill man sitta med kollegorna, säger han.

Om de anställda har den inställningen är det svårt att få genomslag för det aktivitetsbaserade arbetssättet, där man väljer arbetsplats utifrån typen av arbetsuppgifter. Många forskningsstudier tyder också på – även om resultaten inte är entydiga – att exempelvis samarbete över enhetsgränser inte gynnas särskilt mycket av aktivitetsbaserade miljöer.

Däremot tycks kommunikation och kontaktskapande öka, även om de relationerna blir mer ytliga. De nära relationerna reserveras normalt för den egna arbetsgruppen, och där kan bekymret bli att de närmaste kollegorna är svåra att hitta i kontorslandskapen på en större arbetsplats. Enligt forskarna handlar det om ett behov av trygghet och kontinuitet samt en känsla av tillhörighet, så kallad territorialitet.

I ett examensarbete från Södertörns högskola redovisar Malin Carlsson och Victoria Österman Åkerlind erfarenheter från Swedbanks huvudkontor, som gjorts om till aktivitetsbaserad arbetsplats. Intervjupersonerna uppgav att de helst ville sitta vid människor de kände, och regler om att exempelvis lämna ett rent skrivbord vid längre möten följdes alltmer sällan.

Detta beteende uppmärksammade också forskaren Hanne Berthelsen vid Malmö universitet i samband med att det stora kontorshuset Niagara byggts på campus och inretts som aktivitetsbaserad miljö. I en enkätstudie hon gjorde tillsammans med andra forskare efter inflyttningen svarade 86 procent att de alltid valde samma plats om det var möjligt, och att de arbetade mer hemifrån för att kunna koncentrera sig.

I en uppföljande intervjustudie framgick att lärare och forskare ville ha sitt material framme och redo för kommande dag, och att de ofta lämnade sina bord så – trots påbudet att alltid städa av sin bordsyta vid arbetsdagens slut.

Studierna visade också att de anställda var rädda att störa varandra, vilket bland annat ledde till färre personliga samtal och andra informella kontakter. I stället ökade mejlandet.

– För att kunna föra ett ostört samtal måste man numera boka ett mötesrum, konstaterar Hanne Berthelsen. Och det gör man knappast för att fråga någon hur läget är.

Niagara har på grund av missnöjet med arbetsmiljön byggts om, men fortfarande sitter de flesta som har sin arbetsplats i byggnaden i öppna kontorsrum.

Hanne Berthelsen säger att hon har förståelse för att arbetsgivare vill minska kontorsytorna, både av miljöskäl och för att kontoren sällan är fullsatta. Men det finns en risk att argumentet att arbetsplatserna inte utnyttjas blir en självuppfyllande profetia, anser hon. Om chansen att träffa kollegor är ett viktigt skäl för att vara på plats, och brister i arbetsmiljön gör att allt fler stannar hemma, minskar motivationen att vara på kontoret. Det kan i sin tur bli ett argument för att krympa ytan ännu mer.

Hon framhåller att det behövs ett helhetsperspektiv på hållbarhet.

– Även arbetsklimatet ska vara hållbart. Vi måste kanske tänka annorlunda nu om distansarbete permanentas, men vi ska vara medvetna om att krympande kontor kan få konsekvenser för gemenskapen.

Hanne Berthelsen ser också ett behov av ytterligare forskning i takt med att de aktivitetsbaserade kontoren blir fler.

– Jag tror att vi behöver mer tvärvetenskaplig forskning som integrerar många aspekter: distansarbetets effekter, arkitektoniska lösningar, arbetsmiljö, hälsa och hur vi organiserar arbetet. Allt måste vävas samman till en helhetsbild.

Pandemin förändrar högskolans miljöer

För den högre utbildningen har pandemin inneburit en stor omställning, med omfattande distansundervisning. Såväl forskare som lärosätena själva bedömer att de nya undervisningsformerna är här för att stanna. Det för med sig nya krav på den fysiska miljön.

I en ny rapport från fastighetsbolaget Akademiska hus om framtidens lärandemiljöer dras slutsatsen att de nya formerna för undervisning som pandemin har fört med sig lär bestå. Arbetet med rapporten initierades före pandemins utbrott, men tog en delvis ny riktning när pandemin fick stora effekter på undervisningen. Det gäller förstås inte bara Sverige. Runt om i världen har cirka 1,5 miljarder studerande tvingats till studier i hemmet, ett gigantiskt globalt experiment.

Den internationella forskningen kallar detta ”emergency remote education”, ungefär ”nöddistansundervisning”, för att markera skillnaden mot planerad distansundervisning. Men trots kraven på stor och snabb omställning har mycket fungerat över förväntan i den svenska högskolan, enligt rapportförfattarna, lektorerna Marie Leijon vid Malmö universitet och Åse Tieva vid Umeå universitet. De har samlat in erfarenheter från 30 lärosäten genom en enkät som gjordes relativt tidigt under pandemin, i oktober 2020.

I den summering lärosätena gjorde då fanns dock inte bara positiva överraskningar. Exempelvis hade lärarnas arbetsbelastning ökat, studenterna kände sig isolerade, och både lärare och studenter var oroliga över försämrad kvalitet i utbildningarna. Det fanns också varningssignaler gällande så kallad hybridundervisning, med studenter både på skärmen och i det fysiska rummet. Metoden innebär ett splittrat fokus och en stor mental belastning på läraren.

Men såväl svenska lärosäten som internationell forskning bedömer att den postpandemiska lärandemiljön blir mer digital eller hybrid jämfört med före pandemin. Å andra sidan förväntas campus ha en fortsatt stark – eller ännu starkare – ställning. De fysiska akademiska miljöerna är symboliskt viktiga platser i studenternas identitetsskapande, och de ger större närhet till forskningen och möjligheter till olika slags spontana möten.

En mer digital eller hybrid undervisning innebär andra behov i den fysiska miljön, konstateras i rapporten. För lärare som sitter i kontorslandskap behövs rum för digitala föreläsningar, och även kontorsrum kan behöva ny utrustning, såsom extra höga bord för läraren att stå vid.

Om det blir vanligare med hybrida undervisningsformer kan det även innebära behov av andra storlekar på föreläsningssalar, eller mer flexibla sådana. Enligt enkätsvaren finns också lärosäten som föreställer sig att det mesta kommer att ske på distans och att det därför inte behövs så många salar.

Christian Wallenborg, strategisk fastighetsutvecklare på det statliga fastighetsbolaget Akademiska hus, tror att diskussionen om den framtida fysiska planeringen av campus bara börjat.

– Redan före pandemin såg vi ett minskat behov av stora salar, och över lag talas det mer om hybrida undervisningsformer. Men mycket kommer att sätta sig efter pandemin. Våra kunder och vi funderar tillsammans och testar oss fram.